Poradnik Przedsiębiorcy

Nowa struktura JPK VAT - dodatkowe obowiązki

Z dniem 1 kwietnia 2020 roku, duże przedsiębiorstwa mają obowiązek wdrożenia nowej struktury JPK. Wprowadzenie nowej struktury JPK powoduje zmianę sposobu raportowania transakcji opodatkowanych podatkiem VAT, ponieważ po wprowadzonych zmianach dotychczasowe deklaracje VAT oraz JPK_VAT zostaną zastąpione jednym plikiem JPK o nazwie JPK-V7M lub JPK-V7K. Jakie dodatkowe obowiązki wprowadza nowa struktura JPK VAT? Odpowiedź w artykule

Nowa struktura JPK VAT ułatwienie dla przedsiębiorców a dodatkowe obowiązki

Jedną z kluczowych zmian jakie zostaną wprowadzone w nowym pliku JPK-V7, będą oznaczenia grup towarów i usług np.

Nowe oznaczenia, należy bowiem podawać w pliku JPK mimo, że nie będą one zawierane na fakturach. W obecnej strukturze JPK_VAT takie oznaczenia grup towarów i usług nie są wymagane, w związku z czym wprowadzone zmiany wywołują dodatkowy obowiązek dokonania istotnych zmian systemów informatycznych oraz, procesów zewnętrznych.

Wprowadzone zmiany na celu mają uproszczenie raportowania prowadzonych ewidencji dotyczących podatku VAT. Powodują jednak więcej nakładu pracy, związanych z wprowadzeniem nowej struktury JPK, ponieważ systemy informatyczne muszą być dostosowane do nowej struktury w celu poprawnego wygenerowania nowego pliku JPK. W firmach może nastąpić dodatkowy podział obowiązków oraz konieczność zatrudniania nowych osób w celu wprowadzania dodatkowych danych, które w chwili obecnej przedsiębiorcy nie mają obowiązku kompletować.

Nowa struktura JPK VAT - nowe zasady ewidencjonowania danych

W bieżącej ewidencji, wystarczyło że księgowy rozpoznał typ dokumentu czy jest to faktura, paragon oraz czy dany dokument dotyczy zakupu czy też sprzedaży. Obecnie ważne również jest prawidłowe wykazanie danych kontrahenta czy dokument związany jest z transakcją krajową czy zagraniczną.

Zakres danych jaki powinien znaleźć się w nowej ewidencji i deklaracji VAT został opisany w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 lipca 2019 w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Natomiast nowa struktura JPK VAT zobowiązuje pracowników działu księgowości do zwiększenia zakresu wiedzy na temat danej transakcji w szczególności dotyczącej podporządkowania transakcji do konkretnych grup towarów lub usług, a także odpowiednie opisanie oznaczeniami realizowanych towarów i usług.

Nowo wprowadzona struktura, powoduje nie tylko zmiany w ewidencji i systemach księgowych, ale również w systemach magazynowych, systemach które służą do fakturowania, ponieważ dobrym rozwiązaniem byłoby, zastosowanie oznaczeń już w momencie dokonania sprzedaży lub zakupu towarów w celu prowadzenia prawidłowej ewidencji.

Dlatego też, dużą rolą w poprawnym wypełnieniu nowej struktury JPK-V7 będzie współpraca działów, które odpowiedzialne będą za prowadzenie księgowości, za procesy handlowe i logistyczne. Ważne jest, aby właściciele przedsiębiorstw byli pewni, że pracownicy są przeszkoleni ponieważ uchybienie na każdym etapie może skutkować odpowiedzialnością kary administracyjnej 500 zł, za niepoprawiony błąd w ciągu 14 dni.