Odmowa pracy zdalnej – wzór z omówieniem

Nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadziły od 7 kwietnia 2023 roku uregulowania dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z nimi pracownik może złożyć wiążący wniosek o pracę zdalną, jeśli należy do jednej z grup, które zostały w tym celu wyodrębnione. Pracodawca powinien uwzględnić taki wniosek, ale nie ma w tym zakresie bezwzględnego obowiązku. Czy odmowa pracy zdalnej jest możliwa, a jeśli tak, to w jakich przypadkach?

Odmowa pracy zdalnej – wzór z omówieniem

Praca zdalna

Nowelizacja kp z 1 grudnia 2022 roku wprowadziła do polskiego prawa nową formę wykonywania pracy – pracę zdalną. Nowe przepisy weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku i zastąpiły dotychczasowe regulacje dotyczące telepracy.

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Miejscem wskazanym przez pracownika może być zarówno jego miejsce zamieszkania, jak i inne miejsce, które odpowiada wymogom technicznym wykonywania pracy.

Przepisy kp przewidują 2 rodzaje pracy zdalnej:

• pełną, polegającą na wykonywaniu pracy wyłącznie poza zakładem pracy;

• hybrydową, polegającą na wykonywaniu pracy zarówno poza zakładem pracy, jak i w zakładzie pracy.

Pracownicy uprawnieni do złożenia wiążącego wniosku o wykonywanie pracy zdalnej

Zgodnie z art. 671(9) § 6 kp pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika:

• w ciąży;

• wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;

• sprawującego opiekę nad innym (niż dziecko do ukończenia 4. roku życia) członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;

• rodzica dziecka:

• posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”,

• dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

• dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy – Prawo oświatowe.

W art. 188(1) kp wskazano także że należy zaakceptować wniosek pracownika wychowującego dziecko do 8. roku życia, który złożył wniosek o wykonywanie pracy zdalnej w ramach elastycznej organizacji pracy.

Wniosek wymienionych grup pracowników powinien być uwzględniony przez pracodawcę, jednak nie jest to bezwzględną zasadą.

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Pracodawca w przypadku wymienionych grup pracowników może odmówić jej udzielenia tylko w 2 przypadkach:

• jeśli wykonywanie pracy nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy, np. pracownik musi obsługiwać maszyny lub urządzenia dostępne tylko w zakładzie pracy;

• gdy organizacja pracy nie pozwala na pracę zdalną, np. pracownik jest niezbędny w zakładzie pracy w celu zapewnienia ciągłości pracy.

Nowe przepisy są korzystne dla pracowników, dlatego pracodawcy podchodzą do nich ostrożnie. Chcą uniknąć zarzutów dyskryminacji i wypłaty odszkodowania. Aby odmówić pracy zdalnej rodzicowi dziecka do 4. roku życia, muszą mieć mocne argumenty.

Odmowa pracy zdalnej – uzasadnienie

Pracodawca, który odmawia pracy zdalnej rodzicowi dziecka do 4. roku życia, musi przedstawić pracownikowi pisemne uzasadnienie swojej decyzji. Uzasadnienie powinno być sporządzone w terminie 7 dni od złożenia wniosku o pracę zdalną.

Jak zostało wspomniane, pracy zdalnej można odmówić powołując się na konieczność zapewnienia prawidłowej organizacji pracy i tu pod uwagę bierze się sytuacje, w których:

• konieczny jest ciągły przepływ informacji. Praca zdalna może mieć wpływ na większy wymiar obowiązków pozostałych zatrudnionych i utrudniać przepływ informacji;

• pracownicy wykonują pracę np. w ruchu ciągłym (praca w ruchu ciągłym nie może być wstrzymana i tym samym nie może być wykonywana zdalnie).

Przykład 1.

Pani Anna pracuje jako doradca klienta w sklepie z elektroniką. Głównym z jej zadań jest kontakt z klientami i pokazywanie im produktów na terenie sklepu. Kobieta wychowuje dziecko w wieku 3 lat i złożyła wniosek o pracę zdalną. Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej? Z uzasadnioną odmową mamy do czynienia w sytuacji, w której pracownik wykonuje pracę, która wymaga bezpośredniego kontaktu z klientem lub kontrahentem. W takim przypadku praca zdalna byłaby utrudniona lub niemożliwa, a odmowa jest uzasadniona.

Jedną z najczęstszych przyczyn odmowy pracy zdalnej przez pracodawcę jest rodzaj wykonywanej pracy. Czyli należy tu wziąć pod uwagę czynności, których w sposób fizyczny nie da się wykonywać poza firmą. Najczęściej jest to sytuacja związana wykonywaniem pracy fizycznej związana z korzystaniem z maszyn znajdujących się w zakładzie pracy.

Przykład 2

Pan Jan jest inżynierem i do wykonywania swojej pracy potrzebuje mieć dostęp do nowoczesnych i specjalistycznych drukarek 3D, które znajdują się w siedzibie pracodawcy. Sprawuje on opiekę nad członkiem najbliższej rodziny pozostającym we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności. Złożył on wniosek o pracę zdalną. Czy pracodawca może odmówić? Z uzasadnioną odmową mamy do czynienia w sytuacji, w której pracownik wykonuje pracę, która wymaga dostępu do specjalistycznego sprzętu lub oprogramowania, które jest dostępne tylko w zakładzie pracy. W takim przypadku praca zdalna byłaby również utrudniona lub niemożliwa, a odmowa jest uzasadniona.

Odmowa pracy zdalnej – elementy

Przepisy nie określają odbiorników wzoru pisma informującego o odmowie pracy zdalnej. Przyjmuje się, że powinien on zawierać takie dane jak:

• data pisma;

• dane pracownika;

• dane pracodawcy;

• wskazanie, na jaki wniosek jest tu odpowiedź (może być to nazwa wniosku oraz data jego złożenia);

• jasno sprecyzowana decyzja – odmowa;

• przyczyny odmowy.

Kontrola rozpatrzenia wniosku

Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 25 kwietnia 2023 roku przedmiotem ewentualnej kontroli ze strony PIP będzie dopełnienie formalnych wymogów związanych z odmową uwzględnienia wniosku o pracę zdalną. Podczas kontroli inspektor zweryfikuje to, czy:

• zachowany został termin na poinformowanie pracownika o odmowie uwzględnienia wniosku,

• wskazano przyczyny odmowy.

Obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie odmowy pracy zdalnej w formie pisemnej, papierowej lub elektronicznej. Co istotne, szczególne znaczenie ma tu zachowanie terminu oraz podanie przyczyny.