Poradnik Przedsiębiorcy

Odpowiedzialność materialna pracowników a obowiązek podatkowy

W sytuacji gdy pracownik, podczas wykonywania swoich obowiązków wyrządził szkodę pracodawcy, odpowiada za jej naprawienie według zasad określonych w Kodeksie pracy. Odpowiedzialność materialna pracowników związana jest również z konsekwencjami na gruncie prawa podatkowego, z czego nie zawsze pracodawcy zdają sobie sprawę.

Odpowiedzialność materialna pracowników - rodzaje

Z chwilą podpisania umowy o pracę powstaje odpowiedzialność materialna pracownika na zasadach ogólnych. Dla powstania tej odpowiedzialności nie jest potrzebne żadne dodatkowe oświadczenie pracownika.

Wyróżniamy dwa rodzaje odpowiedzialności materialnej pracowników:

  • odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy
  • odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy

Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych wskazanych w powołanych przepisach.

Zasadniczą niezbędną przesłanką dla odpowiedzialności materialnej pracownika jest zaistnienie zawinienia po stronie pracownika. W przypadku tej odpowiedzialności mamy jednak do czynienia z zawinieniem nieumyślnym, ponieważ w razie umyślnego wyrządzenia szkody pracodawcy, pracownik ponosi odpowiedzialność materialną w pełnej wysokości.

Przesłankami wyłączającymi bezprawność są: stan wyższej konieczności, działanie w ramach dopuszczalnego ryzyka, a także fizyczna niemożność wykonania obowiązków, wynikająca z niedyspozycji pracownika, nadmiernego obciążenia pracą w godzinach nadliczbowych itp.

Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Jeżeli pracodawca powierzy pracownikowi:

  • pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności,

  • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

  • inne, wszystkie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się

- pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Można zwolnić się od takiej odpowiedzialności, ale tylko udowadniając, że szkoda powstała z przyczyn od pracownika niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Obciążenie pracownika za szkodę

Fakturami może być dokumentowana sprzedaż, a więc odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów. Aby zatem mogła być wystawiona faktura, musi wystąpić sprzedaż, którą faktura ma dokumentować. W innych przypadkach faktur nie należy wystawiać.

Obciążanie pracownika z tytułu stwierdzenia niedoborów czy wyrządzonej szkody, za które pracownicy ci są odpowiedzialni, co do zasady stanowi nakładanie na pracowników kar, a zapłata stanowi formę odszkodowania. Natomiast odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 28 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1232/15-3/AO, gdzie możemy przeczytać:

(…) Zagadnienie kar umownych regulują przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 z późn. zm.). Artykuł 483 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).