Poradnik Przedsiębiorcy

Odpowiedzialność materialna pracowników a obowiązek podatkowy

W sytuacji gdy pracownik, podczas wykonywania swoich obowiązków wyrządził szkodę pracodawcy, odpowiada za jej naprawienie według zasad określonych w Kodeksie pracy. Odpowiedzialność materialna pracowników związana jest również z konsekwencjami na gruncie prawa podatkowego, z czego nie zawsze pracodawcy zdają sobie sprawę.

Odpowiedzialność materialna pracowników - rodzaje

Z chwilą podpisania umowy o pracę powstaje odpowiedzialność materialna pracownika na zasadach ogólnych. Dla powstania tej odpowiedzialności nie jest potrzebne żadne dodatkowe oświadczenie pracownika.

Wyróżniamy dwa rodzaje odpowiedzialności materialnej pracowników:

  • odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy
  • odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy

Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych wskazanych w powołanych przepisach.

Zasadniczą niezbędną przesłanką dla odpowiedzialności materialnej pracownika jest zaistnienie zawinienia po stronie pracownika. W przypadku tej odpowiedzialności mamy jednak do czynienia z zawinieniem nieumyślnym, ponieważ w razie umyślnego wyrządzenia szkody pracodawcy, pracownik ponosi odpowiedzialność materialną w pełnej wysokości.

Przesłankami wyłączającymi bezprawność są: stan wyższej konieczności, działanie w ramach dopuszczalnego ryzyka, a także fizyczna niemożność wykonania obowiązków, wynikająca z niedyspozycji pracownika, nadmiernego obciążenia pracą w godzinach nadliczbowych itp.

Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Jeżeli pracodawca powierzy pracownikowi:

  • pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności,

  • narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

  • inne, wszystkie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się

- pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Można zwolnić się od takiej odpowiedzialności, ale tylko udowadniając, że szkoda powstała z przyczyn od pracownika niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Obciążenie pracownika za szkodę

Fakturami może być dokumentowana sprzedaż, a więc odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów. Aby zatem mogła być wystawiona faktura, musi wystąpić sprzedaż, którą faktura ma dokumentować. W innych przypadkach faktur nie należy wystawiać.

Obciążanie pracownika z tytułu stwierdzenia niedoborów czy wyrządzonej szkody, za które pracownicy ci są odpowiedzialni, co do zasady stanowi nakładanie na pracowników kar, a zapłata stanowi formę odszkodowania. Natomiast odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 28 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1232/15-3/AO, gdzie możemy przeczytać:

(…) Zagadnienie kar umownych regulują przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 z późn. zm.). Artykuł 483 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

(…) jeżeli płatności o charakterze odszkodowawczym nie będą miały bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony podmiotu zobowiązanego, wówczas kwota otrzymanych odszkodowań nie będzie mieściła się w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług i jako taka nie będzie podlegała opodatkowaniu tym podatkiem (…).

Dlatego też należy uznać, iż obciążenie pracowników za niedobory w związku z ponoszoną odpowiedzialnością materialną powinno wystąpić na podstawie noty obciążeniowej, gdyż czynność ta nie podlega opodatkowaniu VAT.

Zwolnienie z obowiązku zapłaty za niedobór towarów

Niejednokrotnie zdarza się, że pracodawcy zwalniają pracowników z obowiązku zapłaty za niedobór towarów. Natomiast zgodnie z art. 12 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczoną w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zasadniczo więc wszelkie świadczenia na rzecz pracownika podlegają opodatkowaniu.

Przepisy nie wykluczają możliwości umorzenia pracownikowi spłaty należności w całości lub w części. Wiąże się to jednak z powstaniem po stronie pracownika przychodu z tytułu tego umorzenia, który trzeba opodatkować podatkiem dochodowym.

Również takie stanowisko zajmują organy podatkowe. Jako przykład można wskazać pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu Ośrodek Zamiejscowy w Kaliszu z 24 stycznia 2006 r., nr A1-D-415-403/2005, w którym czytamy:

(…) zgodnie z zawartą umową obciążony jest zapłatą za niedobór i jest zobowiązany do zapłaty. Jak sam podatnik pisze w zażaleniu, pracownik zobowiązany jest do świadczenia na rzecz pracodawcy, w oparciu o zapisy umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Skoro zatem pracodawca zwolni pracownika z obowiązku zapłaty za niedobór, wówczas niedobór obciąża pracodawcę, pracodawca ponosi zatem świadczenie pieniężne za pracownika. Powyższe świadczenie z tytułu umorzenia zobowiązania, zdaniem organu II instancji stanowi przysporzenie po stronie pracownika. Stanowi to przychód pracownika, od którego płatnik zobowiązany jest obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od łącznego przychodu (wynagrodzenia za pracę i umorzonego zobowiązania) (…).