Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) stanowią dobrowolny dla osób zatrudnionych system długoterminowego oszczędzania do wykorzystania po ukończeniu 60. roku życia, z możliwością wcześniejszego wycofania środków z PPK. Jeżeli pracownik w wieku 18–55 lat nie złoży deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, zostanie zapisany do pracowniczego planu kapitałowego, co oznacza, że pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika w celu zapisania go do PPK. Wpłaty stanowią określony procent wynagrodzenia pracownika. Wyjaśniamy, czym jest PPK, jakie są zasady zapisu pracowników, w jaki sposób należy dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą zawarta zostanie umowa o zarządzanie PPK, oraz jak PPK księgowanie na pełnych księgach powinno się odbyć.
Pracownicze Plany Kapitałowe – czym są?
PPK to system oszczędzania dla osób zatrudnionych realizowany przy współpracy z podmiotami zatrudniającymi. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych jest on tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestników z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez nich 60. roku życia oraz na inne cele określone w ustawie. Środki gromadzone w PPK stanowią prywatną własność uczestnika, z zastrzeżeniem art. 105.
Zasady zapisu pracowników do PPK
Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady tworzenia i działania PPK w Polsce jest ustawa o pracowniczych planach kapitałowych, która weszła w życie z 1 stycznia 2019 roku. Począwszy od tej daty, firmy zatrudniające minimum 250 pracowników mają obowiązek stosować przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. W kolejnych latach do tej grupy przedsiębiorstw dołączyły kolejne, które zatrudniają mniejszą liczbę pracowników. Aktualnie osoba zatrudniona, niezależnie od wielkości zatrudnienia w firmie, jest automatycznie zapisywana do PPK.
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną, w imieniu której, zgodnie z przepisami rozdziału 3, jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.
Pracodawca automatycznie zapisuje do programu wszystkich swoich pracowników w wieku 18–55 lat, podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK jest możliwa na podstawie pisemnej deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu.
Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych
Podmioty zatrudniające są zobowiązane do zawierania umów o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych z instytucją finansową, z którą wcześniej podpisano umowę o zarządzenie PPK, pod warunkiem że osoby te nie złożyły deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat. Osoby zatrudnione, po podpisaniu w ich imieniu umowy PPK stają się uczestnikami PPK.
Wpłaty dokonywane do PPK należy naliczać, począwszy od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, niezależnie od tego, za jaki okres jest wypłacane wynagrodzenie. Wpłaty do PPK finansowane są przez podmiot zatrudniający i uczestnika PPK z własnych środków. Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, natomiast wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK wynosi co do zasady 2% wynagrodzenia. Podmiot zatrudniający może finansować także wpłatę dodatkową w wysokości do 2,5%, a uczestnik PPK – wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia.
Wybór instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzaniu PPK
Umowę o zarządzanie PPK podmiot zatrudniający zawiera z wybraną instytucją finansową. Ma to miejsce w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.
Decyzja o wyborze instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, powinna zostać podjęta przez podmiot zatrudniający:
- w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym lub
- w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym (jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa).
Wyboru odnośnie do instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzenie PPK, dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się, mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
PPK księgowanie na pełnych księgach
Księgowanie wpłat na rachunki PPK co do zasady przebiega analogicznie jak księgowanie składek na ubezpieczenia społeczne.
Podmioty zatrudniające, które zawarły umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych z instytucją finansową, i dokonujące w związku z tymi umowami wpłat do PPK, mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość wpłat do PPK w części finansowanej przez te podmioty. Wydatki poniesione przez podmiot zatrudniający w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, stanowią koszty podatkowe w działalności gospodarczej prowadzonej przez podmiot zatrudniający. Wpłaty do PPK podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostały odprowadzone we właściwym terminie, a więc do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Wpłaty do PPK stanowią koszty pracownicze, które w księgach rachunkowych ewidencjonowane są na koncie 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.
Drugostronnie wpłaty na PPK należy ująć na koncie rozrachunkowym z określoną instytucją finansową, np. na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” w analityce: Instytucja finansowa zarządzająca PPK.
