Zasady dotyczące uczestnictwa w PPK przy ponownym zatrudnieniu pracownika często budzą wątpliwości wśród pracodawców. Ustawa z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych precyzuje, jak należy postępować, gdy pracownik wraca do firmy, w której był już wcześniej zatrudniony, oraz jakie obowiązki w tym zakresie spoczywają na podmiocie zatrudniającym.
„Zapisanie” pracownika do PPK
Pracodawca ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że pracownik zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej pracodawcy, albo przestanie być pracownikiem tego pracodawcy.
Do okresu zatrudnienia, o którym mowa wyżej, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce u danego pracodawcy, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał pracownika.
Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:
- strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;
- dane identyfikujące uczestnika PPK;
- sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
- nazwy funduszy zdefiniowanej daty (czyli funduszy inwestycyjnych lub emerytalnych) zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
- warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
- sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
- sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty;
- warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
- sposób składania dyspozycji;
- zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
- maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.
Jeżeli pracodawca nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy pracownikiem a instytucjami finansowymi, z którymi pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.
Dokonywanie wpłat do PPK
Pracodawca i pracownik będący uczestnikiem PPK finansują wpłaty podstawowe do PPK z własnych środków. Mogą też zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych. Wysokość wpłat określa się procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK.
Wpłata podstawowa finansowana przez pracodawcę wynosi 1,5% wynagrodzenia. Pracodawca może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia, przy czym może być ona różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązujących u pracodawcy. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK wynosi 2% wynagrodzenia, a jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5%. Uczestnik PPK może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia. Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.
Jak wygląda zapisanie pracownika do PPK przy ponownym zatrudnieniu?
Jeżeli podczas poprzedniego zatrudnienia u danego pracodawcy pracownik został już „zapisany” do PPK, to w przypadku ponownego zatrudnienia u tego pracodawcy nie dokonuje się „zapisania” pracownika po raz kolejny – chyba że w międzyczasie pracodawca zmienił instytucję finansową. Już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego ponownie zatrudnionemu uczestnikowi PPK pracodawca zobowiązany jest obliczyć i pobrać wpłaty do PPK. Jeżeli podczas poprzedniego zatrudnienia uczestnik PPK zadeklarował np. wpłatę dodatkową, należy obliczyć i pobrać z jego wynagrodzenia także tę wpłatę – zgodnie z ostatnią deklaracją uczestnika PPK. Jeżeli nie doszło do „zapisania” w okresie poprzedniego zatrudnienia, z powodu wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy, trzeba pracownika „zapisać” w czasie ponownego zatrudnienia.
Gdy w okresie przerwy w zatrudnieniu danej osoby pracodawca zmienił instytucję finansową, z którą ma zawartą umowę o zarządzanie PPK, powinien zawrzeć dla pracownika nową umowę o prowadzenie PPK, w terminie i na zasadach obowiązujących w stosunku do osób nowo zatrudnionych.
Przykład 1.
Pracownik i pracodawca nawiązali stosunek pracy 17 lutego 2025 roku. Pracodawca miał zatem obowiązek „zapisania” pracownika do PPK w terminie do 10 czerwca 2025 roku. Jednak nie doszło do „zapisania”, ponieważ umowę o pracę rozwiązano na mocy porozumienia stron 30 kwietnia 2025 roku. Pracodawca ponownie zatrudnił wspomnianego pracownika 1 lipca 2025 roku. W związku z tym, że w okresie poprzedniego zatrudnienia u tego pracodawcy pracownik nie został „zapisany” do PPK, pracodawca obowiązany był dokonać tego w okresie ponownego zatrudnienia pracownika. Z uwagi na to, że wcześniejsze zatrudnienie przypadało w okresie poprzednich 12 miesięcy, do okresu zatrudnienia, przed którego upływem pracownik powinien zostać zapisany do PPK, należało wliczyć również okres poprzedniego zatrudnienia, od 17 lutego do 30 kwietnia 2025 roku.
PPK przy ponownym zatrudnieniu - czy deklaracja o rezygnacji z wpłat do PPK pozostaje skuteczna?
W sytuacji, gdy osoba ponownie zatrudniona podczas poprzedniego zatrudnienia złożyła pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, należy sprawdzić, czy miało to miejsce przed dniem tzw. ponownego automatycznego zapisu do PPK, gdyż wszystkie deklaracje o rezygnacji złożone przed taką datą tracą ważność. Wówczas możliwe jest złożenie nowej deklaracji o rezygnacji, co powoduje, że osoba, która podczas poprzedniego zatrudnienia nie została „zapisana” do PPK, nie zostanie uczestnikiem tego programu, a za uczestnika PPK, który powrócił do pracy, nie będą obliczane, pobierane i dokonywane wpłaty do PPK.
Wspomniany ponowny automatyczny zapis dokonywany jest w cyklach co 4 lata i dotyczy osób, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca jest zobowiązany „zapisać” do programu osoby, dla których wcześniej – w związku z tym, że złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK – nie zawarł umowy o prowadzenie PPK, a więc zawrzeć w ich imieniu i na ich rzecz umowę o prowadzenie PPK, a następnie naliczać, pobierać i dokonywać wpłat do PPK. Za uczestników programu, którzy złożyli wcześniej deklarację o rezygnacji, pracodawcy muszą jedynie wznowić wpłaty do PPK.
Przykład 2.
Pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK dla zatrudnionych pracowników w 2021 roku. Wcześniej jeden z pracowników złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, w związku z czym nie został zapisany do PPK. Stosunek pracy z tym pracownikiem został rozwiązany w sierpniu 2022 roku. 1 marca 2023 roku nastąpił ponowny automatyczny zapis do PPK, w związku z czym wszystkie deklaracje o rezygnacji utraciły z tym dniem ważność. Wspomniany pracownik został ponownie zatrudniony przez tego samego pracodawcę 1 czerwca 2023 roku, nie złożył jednak kolejnej deklaracji o rezygnacji. Wobec tego pracodawca miał obowiązek „zapisania” tej osoby do PPK, w związku z jej ponownym zatrudnieniem.
Ustawa o PPK przewiduje kontynuowanie raz dokonanego „zapisu” do PPK w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Nie pozbawia to jednak pracownika możliwości rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK w każdym czasie, na podstawie złożonej przez niego deklaracji.
