Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury otrzymanej w formie elektronicznej

interpretacja indywidualna IPTPP2/443-22/11-4/BM 2011.06.13 Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 30 marca 2011 r. (data wpływu do Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim 14 kwietnia 2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 30 maja 2011 r. (data wpływu 2 czerwca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej, przechowywania faktur przesyłanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej, prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 kwietnia 2011 r. do Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej, przechowywania faktur przesłanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z faktur otrzymanych w formie elektronicznej. W związku z § 5a ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, pismem z dnia 12 kwietnia 2011 r. przesłało ww. wniosek Dyrektorowi Izby Skarbowej w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim (data wpływu 14 kwietnia 2011 r.), celem załatwienia zgodnie z właściwością miejscową. Pismem z dnia 30 maja 2011 r. wniosek został uzupełniony o doprecyzowanie stanu faktycznego oraz opłatę.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest przedsiębiorstwem specjalizującym się w dystrybucji surowców chemicznych dla przemysłu. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka dokonuje dostaw towarów i świadczenia usług. Transakcje dokonywane w ramach tej działalności są przez Spółkę dokumentowane fakturami V A T.

Spółka wystawia faktury V A T oraz faktury korygujące (dalej łącznie: faktury) i przesyła je odbiorcom w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczane są osobiście przez przewoźnika dostarczającego towar tj. wraz z towarem przekazywana jest faktura). Mając na uwadze koszty z tym związane oraz chęć usprawnienia przepływu faktur, Spółka rozważa wprowadzenie dodatkowego sposobu przesyłania faktur tj. przesyłania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznika w formacie PDF do wiadomości e-mail).

Faktury przesyłane drogą elektroniczną nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz nie będą przesyłane za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI). Spółka zamierza wprowadzić własne rozwiązanie pozwalające zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanej faktury.

Zgodnie z założeniami Spółki, system fakturowania elektronicznego będzie funkcjonował w następujący sposób:

Faktura w postaci pliku PDF;
Faktura będzie zabezpieczona przed możliwością edycji za pomocą losowo generowanego hasła;
System komputerowy Spółki będzie weryfikował, czy kontrahent wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych oraz umieszczał w tabeli w bazie danych informacje o tym fakcie (ze wskazaniem numeru faktury, adresu wysyłki);
Następnie będzie dokonywana weryfikacja tabeli i faktyczna wysyłka faktury PDF z zaznaczeniem tego faktu w tabeli. Takie rozwiązanie pozwoli uzyskać dodatkowo rejestr wysłanych faktur elektronicznych; Faktury elektroniczne będą wysyłane do kontrahentów ze specjalnie utworzonego konta/kont poczty elektronicznej - kontrahenci Spółki zostaną poinformowani o danych identyfikacyjnych konta/kont pocztowych należących do Spółki.

Spółka zamierza także wprowadzić własne rozwiązania w zakresie przechowywania faktur wysłanych elektronicznie w formacie PDF oraz otrzymanych przez Spółkę w formie elektronicznej, pozwalające na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktur, bezzwłocznego dostępu do faktur oraz ich łatwego odszukania (przetwarzania).

Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach emailowych, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta emailowego, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp. Faktury otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej oraz wysłane przez Spółkę będą przechowywane w folderach Microsoft Office SharePoint. Osoby posiadające dostęp do folderów Microsoft Office SharePoint nie będą miały możliwości usunięcia lub modyfikacji faktur znajdujących się w takich folderach. Wnioskodawca zapewni również dostęp do faktur organom kontrolującym za pomocą przeglądarki pozwalającej na wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np. data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury). W przypadku otrzymania zapytania od kontrahenta będzie wyrażać zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Ponadto, Spółka zamierza codziennie archiwizować na nośnikach magnetycznych przechowywane dane.

Nośniki magnetyczne Wnioskodawca zamierza przechowywać w specjalnym sejfie.

W piśmie z dnia 30 maja 2011 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku, wskazano, iż Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy opisany w stanie faktycznym sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej spełnia wymogi określone w § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 dalej: rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych)...

2. Czy opisany w stanie faktycznym sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej spełnia wymogi określone w § 6 i 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych...

3. Czy w przypadku wyrażenia przez Spółkę zgody na przesyłanie Spółce faktur elektronicznych przez jej kontrahentów, Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT z takich faktur na zasadach ogólnych określonych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Pytanie 1 - przedstawiony przez Spółkę w stanie faktycznym sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej spełnia wymagania wskazane w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Pytanie 2 - przedstawiony przez Spółkę w stanie faktycznym sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej spełnia wymogi określone w § 6 i 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Pytanie 3 - biorąc pod uwagę opisany we wniosku sposób przechowywania faktur VAT, który będzie miał zastosowanie również do otrzymywanych przez Spółkę faktur VAT w formie elektronicznej, Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia na zasadach ogólnych wynikających z art. 86 ustawy o V A T.

Ad. 1 i ad. 2

W art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia (w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji), sposobów i warunków wystawienia oraz przesyłania faktur w drodze elektronicznej, jak również określenia zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Minister Finansów działając na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, wydał rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych, w którym określił zasady i warunki przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Ad. 1

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Minister Finansów w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych określił, że jako autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast jako integralność treści faktury rozumie się zapewnienie, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (brak możliwości modyfikacji faktury).

Jednocześnie, w § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur, Minister Finansów wskazał, iż autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury są zachowane ("w szczególności, w przypadku wykorzystania"):

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm. ), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych."

Z literalnego brzmienia § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wynika, zdaniem Spółki, iż Minister Finansów jedynie tytułem przykładu wskazał dwa możliwe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury. Użycie przez Ministra Finansów sformułowania ,,w szczególności” wskazuje, że katalog sposobów w których podatnicy mogą zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury jest katalogiem otwartym.

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, wymóg określony w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych zostanie zapewniony w przypadku, gdy przesyłane drogą elektroniczną faktury spełnią wymagania określone w § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia tj. będzie istnieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, jak również nie będzie istniała możliwość modyfikacji takiej faktury.

Przedstawiony przez Spółkę w stanie faktycznym sposób wystawiania i przesyłania faktur zakłada na pierwszym etapie weryfikację, czy dany kontrahent wyraził wymaganą zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Następnie faktura będzie wysyłana w formacie PDF z zastosowaniem dodatkowego zabezpieczenia przed kopiowaniem i edycją. W tym celu Spółka będzie stosować specjalną aplikację, która za pomocą losowo generowanego hasła w praktyce nie pozwoli na modyfikację treści faktury. W konsekwencji zostanie spełniony warunek polegający na zapewnieniu integralności treści faktury.

Ponadto, Spółka utworzy specjalne konto poczty elektronicznej, które zostanie zweryfikowane i uwiarygodnione wśród jej kontrahentów. Każdy kontrahent otrzyma informacje o tym, że tylko faktury przesłane z tego konta mogą być uznane bez żadnych wątpliwości za wystawione i przesłane przez Spółkę. To pozwoli na zapewnienie, że otrzymana przez kontrahenta Spółki faktura została w istocie wystawiona i przesłana przez Spółkę. Dzięki takiemu rozwiązaniu spełniony będzie warunek autentyczności pochodzenia faktury przesłanej elektronicznie.

Mając na uwadze powyższe, Spółka stoi na stanowisku, iż przedstawiony w stanie faktycznym sposób przesyłania faktur elektronicznych spełnia wymogi określone w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Ad. 2

W § 6 i 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych Minister Finansów wskazał warunki, których spełnienie jest niezbędne dla prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 6 ww. rozporządzenia, faktury przesyłane w formie elektronicznej są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, przy czym sposób przechowywania takich faktur powinien zapewnić:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

2. łatwe ich odszukanie, 3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Natomiast zgodnie z brzmieniem § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak więc wynika z powyższego, warunki przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów można podzielić na dwie kategorie:

dotyczące właściwości faktury,
dotyczące możliwości zapewnia kontroli nad fakturą.

Należy podkreślić, iż Minister Finansów wprowadził możliwość określenia przez podatnika dowolnego sposobu przechowywania faktur w formie elektronicznej z zastrzeżeniem spełnienia wymogów wskazanych w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur. W opinii Spółki, sposób przechowywania faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej przedstawiony w stanie faktycznym niniejszego wniosku, spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych.

Po pierwsze zarówno wystawione przez Spółkę, jak również otrzymane od kontrahentów Spółki faktury elektroniczne będą przechowywane w folderach Microsoft Office SharePoint, które uniemożliwią usuwanie lub modyfikację faktur znajdujących się w takich folderach.

Po drugie, dostęp do faktur elektronicznych przechowywanych przez Spółkę będzie możliwy za pomocą specjalnej przeglądarki plików, która będzie umożliwiała wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np. data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury). W opinii Spółki, taka funkcjonalność przeglądarki przechowywanych przez Spółkę faktur umożliwi organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej bezzwłoczny do nich dostęp (zastosowanie różnych kryteriów wyszukiwania faktur spowoduje, że dostęp do danej faktury za pomocą przeglądarki będzie bardzo szybki) oraz umożliwi ich bezzwłoczny pobór i możliwość ich łatwego odszukania (przetwarzania).

Jednocześnie Spółka podkreśla, iż dołoży wszelkiej staranności dla zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych danych - wprowadzi bowiem dodatkowe rozwiązanie (niewymagane przepisami prawa) polegające na codziennej archiwizacji przechowywanych danych na nośnikach magnetycznych, które następnie będą umieszczane przez Spółkę w przeznaczonym do tego specjalnym sejfie.

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, iż przedstawiony w niniejszym wniosku sposób przechowywania faktur spełnia wymogi określone w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Ad. 3

Spółka przewiduje, iż będzie otrzymywała zapytania od swoich kontrahentów o wyrażenie zgody na przesyłanie do niej faktur w formie elektronicznej. W związku z tym Spółka zastosuje rozwiązania, które zapewnią zgodność z rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych. Po pierwsze, Spółka będzie uzyskiwać informacje o koncie poczty elektronicznej należącym do każdego kontrahenta, z którego będą wysyłane faktury w formie elektronicznej. W konsekwencji, tylko faktury z uwiarygodnionego konta poczty elektronicznej będą traktowane przez Spółkę jako faktury wystawione przez tego właśnie kontrahenta. To pozwoli na spełnienie warunku o zapewnieniu autentyczności pochodzenia tj. pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

Faktury otrzymane przez Spółkę, w formie elektronicznej, których autentyczność pochodzenia nie budzi wątpliwości będą przechowywane w folderach Microsoft Office SharePoint. Osoby posiadające dostęp do folderów Microsoft Office SharePoint nie będą miały możliwości usunięcia lub modyfikacji faktur znajdujących się w takich folderach. Takie rozwiązanie pozwoli na spełnienie drugiego warunku tj. zapewnienie integralności treści faktury tj. pewność co do tego, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur).

Ponadto, Spółka zapewni również dostęp do faktur organom kontrolującym za pomocą przeglądarki pozwalającej na wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np. data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury).

Zostaną zatem spełnione wymogi określone w § 6 oraz § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Wobec powyższego oraz w oparciu o przedstawiony stan faktyczny, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przesłanych elektronicznie, na zasadach ogólnych wynikających z art. 86 i nast. ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy. Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust.16.

W art. 106 ust. 8 ustawy ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania oraz przechowywania faktur.

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT, od 1 kwietnia 2011 r., reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do ust. 2 tego paragrafu, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

2. łatwe ich odszukanie; 3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Kwestie przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż akceptacja lub jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W myśl § 4 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym, jak stanowi § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 powyższego rozporządzenia - oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie natomiast z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 ww. rozporządzenia. Zgodnie z § 6 tego rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

2. łatwe ich odszukanie; 3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Stosownie do § 8 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy zauważyć, iż powyższe zasady zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L Nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 2006/112/WE regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka dokonuje dostaw towarów i świadczenia usług. Transakcje dokonywane w ramach tej działalności są przez Spółkę dokumentowane fakturami V A T. Spółka wystawia faktury VAT oraz faktury korygujące i przesyła je odbiorcom w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczane są osobiście przez przewoźnika dostarczającego towar tj. wraz z towarem przekazywana jest faktura).

Mając na uwadze koszty z tym związane oraz chęć usprawnienia przepływu faktur, Spółka rozważa wprowadzenie dodatkowego sposobu przesyłania faktur tj. przesyłania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznika w formacie PDF do wiadomości e-mail).

Zgodnie z założeniami Spółki system fakturowania elektronicznego będzie funkcjonował w następujący sposób:

Faktura w postaci pliku PDF;
Faktura będzie zabezpieczona przed możliwością edycji za pomocą losowo generowanego hasła;
System komputerowy Spółki będzie weryfikował czy kontrahent wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych oraz umieszczał w tabeli w bazie danych informacje o tym fakcie (ze wskazaniem numeru faktury, adresu wysyłki);
Następnie będzie dokonywana weryfikacja tabeli i faktyczna wysyłka faktury PDF z zaznaczeniem tego faktu w tabeli. Takie rozwiązanie pozwoli uzyskać dodatkowo rejestr wysłanych faktur elektronicznych;
Faktury elektroniczne będą wysyłane do kontrahentów ze specjalnie utworzonego konta/kont poczty elektronicznej - kontrahenci Spółki zostaną poinformowani o danych identyfikacyjnych konta/kont pocztowych należących do Spółki.

Faktury otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej oraz wysłane przez Spółkę będą przechowywane w folderach Microsoft Office SharePoint.

Osoby posiadające dostęp do folderów Microsoft Office SharePoint nie będą miały możliwości usunięcia lub modyfikacji faktur znajdujących się w takich folderach. Wnioskodawca zapewni również dostęp do faktur organom kontrolującym za pomocą przeglądarki pozwalającej na wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np. data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury). W przypadku otrzymania zapytania od kontrahenta będzie wyrażać zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Ponadto, Spółka zamierza codziennie archiwizować na nośnikach magnetycznych przechowywane dane.

Nośniki magnetyczne Wnioskodawca zamierza przechowywać w specjalnym sejfie.

Odpowiadając zatem na pytanie pierwsze należy stwierdzić, iż wskazane wyżej przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. określają warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej i wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna. Co do zasady, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej będą zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Ponadto, stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiory faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzyma powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Jak stwierdziła Spółka – przewidywany sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej będzie zapewniał weryfikację, czy kontrahent wyraził zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Następnie faktura będzie wysyłana w formacie PDF z zastosowaniem elektronicznej. Następnie faktura będzie wysyłana w formacie PDF z zastosowaniem dodatkowego zabezpieczenia przed kopiowaniem i edycją. W tym celu Spółka będzie stosować specjalną aplikację, która za pomocą losowo generowanego hasła w praktyce nie pozwoli na modyfikację treści faktury. W konsekwencji zostanie spełniony warunek polegający na zapewnieniu integralności treści faktury. Ponadto, Spółka utworzy specjalne konto poczty elektronicznej, które zostanie zweryfikowane i uwiarygodnione wśród jej kontrahentów. Każdy kontrahent otrzyma informacje o tym, że tylko faktury przesłane z tego konta mogą być uznane bez żadnych wątpliwości za wystawione i przesłane przez Spółkę. To pozwoli na zapewnienie, że otrzymana przez kontrahenta Spółki faktura została w istocie wystawiona i przesłana przez Spółkę. Dzięki takiemu rozwiązaniu spełniony będzie warunek autentyczności pochodzenia faktury przesłanej elektronicznie.

W związku z powyższym, w przypadku gdy – jak wskazała Spółka - zostaną zachowane warunki: uzyskania akceptacji odbiorcy co do przyjętego sposobu przesyłu faktur, zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia faktur, to przedstawiony we wniosku sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej należy uznać za spełniający wymogi § 3 i § 4 ww. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r.

Odpowiadając na pytanie 2, wskazać należy, iż obowiązujące przepisy dopuszczają dowolność sposobu przechowywania faktur. To podatnik decyduje w jakiej formie będzie przechowywał faktury. Jednak przyjęty sposób przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej musi spełniać warunki określone w cytowanych wyżej § 6-8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Zatem dopuszczalne jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak stwierdziła Spółka, w zakresie przechowywania faktur, będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach emailowych, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta emailowego, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

Faktury otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej oraz wysłane przez Spółkę będą przechowywane w folderach Microsoft Office SharePoint, które uniemożliwią usuwanie lub modyfikację faktur znajdujących się w takich folderach.

Wnioskodawca zapewni również dostęp do faktur organom kontrolującym za pomocą przeglądarki pozwalającej na wyszukiwanie, kopiowanie, drukowanie lub przeglądanie faktur na podstawie kryteriów określonych przez kontrolujących (np. data faktury, kontrahent, przedział czasowy wystawienia faktury) oraz umożliwi ich bezzwłoczny pobór i możliwość ich łatwego odszukania (przetwarzania).

Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, że w przypadku, gdy faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, to opisany przez Spółkę sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej należy uznać za spełniający wymogi § 6-8 ww. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r.

Odpowiadając z kolei na pytanie 3 stwierdzić należy, że otrzymanie faktur (faktur korygujących) przesłanych drogą elektroniczną, nieopatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeśli zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego i taki sposób przesyłania faktur zostanie zaakceptowany przez odbiorcę, jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej.

Jak wynika z wniosku, Spółka będzie uzyskiwać informacje o koncie poczty elektronicznej należącym do każdego kontrahenta, z którego będą wysyłane faktury w formie elektronicznej. W konsekwencji, tylko faktury z uwiarygodnionego konta poczty elektronicznej będą traktowane przez Spółkę jako faktury wystawione prze tego właśnie elektronicznej będą traktowane przez Spółkę jako faktury wystawione prze tego właśnie kontrahenta. To pozwoli na spełnienie warunku o zapewnieniu autentyczności pochodzenia tj. pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Faktury otrzymane przez Spółkę, w formie elektronicznej, których autentyczność pochodzenia nie budzi wątpliwości, będą przechowywane w folderach Microsoft Office SharePoint. Osoby posiadające dostęp do folderów Microsoft Office SharePoint nie będą miały możliwości usunięcia lub modyfikacji faktur znajdujących się w takich folderach. Takie rozwiązanie pozwoli na spełnienie drugiego warunku tj. zapewnienie integralności treści faktury tj. pewność co do tego, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur).

Tak więc dokonanie przez Spółkę obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymanych drogą elektroniczną, spełniających ww. warunki, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, będzie prawidłowe.

Jednocześnie podkreślić należy, że to podatnik jest obowiązany zapewnić kontrolę pod kątem spełniania ww. kryteriów przez otrzymywane i przechowywane faktury.

Przy czym wskazuje się, iż faktycznej oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Podkreśla się także, iż tutejszy Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem.

Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu ul. Kośnego 70, 45-372 Opole, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300