Poradnik Przedsiębiorcy

Odliczenie VAT krok po kroku

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług mają prawo do odliczenia VAT naliczonego w związku z dokonaniem zakupu towarów lub usług, a tym samym pomniejszenia podatku VAT należnego. Żeby podatnik mógł odliczyć VAT od tych zakupów, muszą zostać spełnione określone w ustawie o VAT warunki.

Dokumenty uprawniające do odliczenia VAT

Przedsiębiorca, który chce skorzystać z prawa odliczenia VAT naliczonego, musi posiadać fakturę w związku z dokonaniem zakupu, która zawiera kwotę podatku VAT. Może także  odliczyć podatek VAT z faktury zaliczkowej w związku z jej otrzymaniem i zapłaceniem.

Należy zwrócić uwagę na faktury jakie otrzymujemy, gdyż zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o podatku od towarów i usług nie uprawniają podatnika do odliczenia VAT naliczonego dokumenty celne, faktury i faktury korygujące w przypadku, gdy:

  • są wystawione przez podmiot nieistniejący,

  • dana transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku,

  • stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

  • podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

  • potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności,

  • wystawione są przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami (samofakturowanie), jeśli nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego,

  • została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Przepis z art. 88 ust 3a ustawy o VAT ma również zastosowanie do duplikatów faktur.

Odliczenie VAT w związku z rodzajem wykonywanych czynności

Co do zasady podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, mówi o tym art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.  

W przypadku zakupów związanych z czynnościami zwolnionymi, przedsiębiorca nie może odliczyć VAT. Jeśli jednak nabycie towarów i usług odnosi się zarówno do czynności opodatkowanych i zwolnionych (tzw. sprzedaż mieszana), wówczas odliczenie VAT przysługuje tylko w tej części, do której odnoszą się czynności opodatkowane.

Podatnik prowadzący działalność mieszaną, który nie ma możliwości rozdzielenia kosztów od dokonanych zakupów dla danego rodzaju czynności opodatkowanej VAT lub zwolnionej, wówczas musi odliczać VAT proporcjonalnie.

Ważne!

Art. 90 ust.3 mówi, że proporcję ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo.

Prawo do odliczenia VAT

Podatnik, aby mógł dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu towarów i usług, zgodnie z art. 88 ust 4 ustawy o VAT musi być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Należy wówczas dokonać rejestracji dla potrzeb VAT - złożyć formularz VAT-R, wtedy przedsiębiorca uzyskuje status podatnika VAT czynnego i przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur otrzymanych przed rejestracją w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą przysługuje osobom niezarejestrowanym do VAT. Jednak żeby można było z niego skorzystać, należy dokonać rejestracji (prawo do odliczenia VAT przysługuje bowiem w pierwotnym okresie - miesiącu/kwartale - lub w jednym z dwóch kolejnych).

Ważne!

Zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy o VAT obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

W związku ze zmianą przepisów dotyczących nabycia i eksploatacji pojazdów samochodowych należy pamiętać o ograniczeniu w prawie do odliczenia VAT od faktur z nimi związanych. Ograniczenia te są wykazane w art. 86a ustawy o VAT i zgodnie z zasadą ogólną w ust. 1 przysługuje 50% prawo odliczenia VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami.

Natomiast zgodnie z art. 86a ust. 3 ustawy o VAT odliczenie VAT w 100% przysługuje w przypadku, gdy pojazdy samochodowe:

  • wykorzystywane są wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika,

  • konstrukcyjnie są przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Pełne odliczenie VAT przysługuje również w odniesieniu do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Obowiązek podatkowy u sprzedawcy a możliwość odliczenia VAT

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, mówi o tym art. 86 ust. 10 ustawy o VAT. Jednakże nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt. 1 ustawy o VAT). Ma to również zastosowanie do zapłaconych zaliczek, zadatków i rat.

Warto tutaj zaznaczyć, że ustawodawca w odniesieniu do niektórych wykonywanych czynności w szczególny sposób określił moment powstania obowiązku podatkowego. W świetle przepisów zarówno sprzedawca, jak i nabywca powinien wiedzieć kiedy powstaje obowiązek podatkowy dla każdej transakcji, aby dokonać odliczenia VAT we właściwym terminie.  

Odliczenie VAT - termin

Jeżeli chodzi o termin odliczenia VAT, to co do zasady powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. W przypadku gdy podatnik nie dokonał odliczenia VAT w okresie, w którym po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy oraz otrzymał fakturę zakupu, może dokonać odliczenia VAT naliczonego w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Jeśli jednak podatnik nie skorzysta z prawa odliczenia VAT w okresie rozliczeniowym lub dwóch następnych okresach, może dokonać tego w terminie późniejszym. Można odliczyć VAT naliczony w takiej sytuacji poprzez korektę deklaracji podatkowej za okres, w którym przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego, ale nie później niż w ciągu 5 lat.

Uwaga!

Posiadanie faktury dokumentującej zakup towarów lub usług oraz powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy jest warunkiem odliczenia podatku VAT naliczonego.

W przypadku niektórych czynności lub podatników termin odliczenia VAT może być inny, należy zwrócić szczególną uwagę:

  • czy faktura jest fakturą korygującą - obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie jej odebrania przez nabywcę;

  • czy w stosunku do nabywanych towarów lub usług obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstał w sposób szczególny (np. media, najem, usługi budowlane);

  • czy nabywca towaru lub usługi ma status małego podatnika rozliczającego VAT metodą kasową  - prawo do odliczenia VAT powstaje w momencie dokonania zapłaty za towary lub usługi (art. 86 ust. 10e ustawy o VAT).

Podsumowując, aby skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego, należy być zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny i prowadzić działalność opodatkowaną. W przypadku działalności mieszanej można skorzystać tylko z częściowego odliczenia VAT, jeśli zakup związany jest z czynnościami opodatkowanymi i zwolnionymi. Oprócz tego podatnik musi wiedzieć, kiedy powstaje obowiązek podatkowy u sprzedawcy i posiadać fakturę zakupu, aby we właściwym terminie skorzystać z odliczenia VAT.