Poradnik Przedsiębiorcy

Odliczenie VAT krok po kroku

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług mają prawo do odliczenia VAT naliczonego w związku z dokonaniem zakupu towarów lub usług, a tym samym pomniejszenia podatku VAT należnego. Żeby podatnik mógł odliczyć VAT od tych zakupów, muszą zostać spełnione określone w ustawie o VAT warunki.

Dokumenty uprawniające do odliczenia VAT

Przedsiębiorca, który chce skorzystać z prawa odliczenia VAT naliczonego, musi posiadać fakturę w związku z dokonaniem zakupu, która zawiera kwotę podatku VAT. Może także  odliczyć podatek VAT z faktury zaliczkowej w związku z jej otrzymaniem i zapłaceniem.

Należy zwrócić uwagę na faktury jakie otrzymujemy, gdyż zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o podatku od towarów i usług nie uprawniają podatnika do odliczenia VAT naliczonego dokumenty celne, faktury i faktury korygujące w przypadku, gdy:

  • są wystawione przez podmiot nieistniejący,

  • dana transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku,

  • stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

  • podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

  • potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności,

  • wystawione są przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami (samofakturowanie), jeśli nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego,

  • została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Przepis z art. 88 ust 3a ustawy o VAT ma również zastosowanie do duplikatów faktur.

Odliczenie VAT w związku z rodzajem wykonywanych czynności

Co do zasady podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, mówi o tym art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.  

W przypadku zakupów związanych z czynnościami zwolnionymi, przedsiębiorca nie może odliczyć VAT. Jeśli jednak nabycie towarów i usług odnosi się zarówno do czynności opodatkowanych i zwolnionych (tzw. sprzedaż mieszana), wówczas odliczenie VAT przysługuje tylko w tej części, do której odnoszą się czynności opodatkowane.

Podatnik prowadzący działalność mieszaną, który nie ma możliwości rozdzielenia kosztów od dokonanych zakupów dla danego rodzaju czynności opodatkowanej VAT lub zwolnionej, wówczas musi odliczać VAT proporcjonalnie.

Ważne!

Art. 90 ust.3 mówi, że proporcję ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo.

Prawo do odliczenia VAT

Podatnik, aby mógł dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu towarów i usług, zgodnie z art. 88 ust 4 ustawy o VAT musi być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Należy wówczas dokonać rejestracji dla potrzeb VAT - złożyć formularz VAT-R, wtedy przedsiębiorca uzyskuje status podatnika VAT czynnego i przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur otrzymanych przed rejestracją w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą przysługuje osobom niezarejestrowanym do VAT. Jednak żeby można było z niego skorzystać, należy dokonać rejestracji (prawo do odliczenia VAT przysługuje bowiem w pierwotnym okresie - miesiącu/kwartale - lub w jednym z dwóch kolejnych).

Ważne!

Zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy o VAT obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

W związku ze zmianą przepisów dotyczących nabycia i eksploatacji pojazdów samochodowych należy pamiętać o ograniczeniu w prawie do odliczenia VAT od faktur z nimi związanych. Ograniczenia te są wykazane w art. 86a ustawy o VAT i zgodnie z zasadą ogólną w ust. 1 przysługuje 50% prawo odliczenia VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami.