Poradnik Przedsiębiorcy

Procedura złożenia wniosku o zwrot podatku u źródła - warto wiedzieć!

Nowelizacja z 23 października 2018 r. wprowadziła 1 stycznia 2019 r. w art. 26 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) m.in. nowy sposób rozliczania podatku u źródła. W sytuacji, w której kwoty wypłat w roku podatkowym płatnika na rzecz tego samego podatnika przekroczą wartość 2 000 000 zł, płatnicy będą pobierać zryczałtowany podatek dochodowy według stawki podatku określonej w art. 21 ust. 1 lub art. 22 ust. 1 CIT, z pominięciem możliwości zastosowania zwolnień wynikających z art. 21 ust. 3 i art. 22 ust. 4 CIT lub prawa obniżenia stawki podatku na mocy umowy międzynarodowej. Powyższa reguła odnosić się będzie do nadwyżki ponad kwotę 2 000 000 zł. Stąd też pobór podatku bez możliwości zastosowania ww. zwolnień lub obniżonej stawki wynikającej z właściwej umowy międzynarodowej dotyczyć będzie tylko nadwyżki ponad kwotę 2 mln zł. Nie oznacza to jednak, że poniesienie ciężaru podatku ma charakter definitywny, gdyż ustawa wprowadza możliwość ubiegania się o zwrot zapłaconego w ten sposób podatku.Zanim podatnicy (płatnicy) podejmą decyzję o wystąpienie z wnioskiem o zwrot podatku, muszą ustalić, na podstawie jakich przepisów to uczynią. Niewłaściwa kwalifikacja regulacji prawnych oznacza w praktyce odmowę zwrotu.W pierwszej kolejności wskazać należy, że zwrot podatku może nastąpić albo w trybie art. 28b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), albo na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.

Zdaniem organów podatkowych przepisy o zwrocie podatku z tytułu wypłaconych należności (podatku u źródła) zawarte w treści art. 28b CIT są przepisami szczególnymi względem postanowień Ordynacji podatkowej dotyczących nadpłaty i jej zwrotu. W konsekwencji w ramach procedury zwrotu podatku z tytułu wypłaconych należności (podatku u źródła) przepisy Ordynacji podatkowej znajdą zastosowanie jedynie w zakresie nieuregulowanym w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z tego względu organy podatkowe uznają, że we wszystkich przypadkach, w których podatek u źródła pobrany na rzecz tego samego podatnika w danym roku podatkowym nie przekracza kwoty 2 000 000 zł, gdy został pobrany na podstawie przepisu art. 26 ust. 1 CIT, podmioty są uprawnione do wystąpienia z wnioskiem o zwrot podatku u źródła na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.

Natomiast w przypadkach, gdy podatek u źródła został pobrany na podstawie przepisu art. 26 ust. 2e CIT, tj. gdy kwota pobranego podatku na rzecz tego samego podatnika w danym roku podatkowym przekracza kwotę 2 000 000 zł, podmioty są uprawnione do złożenia wniosku o zwrot na podstawie przepisów ustawy CIT, tj. zgodnie z dyspozycją przepisów zawartych w art. 28b niniejszej ustawy. Procedura złożenia wniosku o zwrot podatku u źródła może wydawać się skomplikowana, jednak warto się z nią zapoznać.

Kto może wystąpić z wnioskiem o zwrot podatku?

Wniosek o zwrot podatku może złożyć:

  • podatnik, w tym podatnik, o którym mowa w art. 3 ust. 2 CIT,
  • płatnik, który wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku.

W tej sytuacji płatnik może wystąpić o zwrot podatku wyłącznie w przypadku, gdy podatek nie został pobrany od podatnika, czyli został wpłacony przez płatnika z własnych środków. Wynika to wprost z art. 28b ust. 2 pkt 2 CIT oraz z art. 75 § 2 Ordynacji podatkowej. Warunkiem niezbędnym do ubiegania się o zwrot podatku u źródła przez płatnika jest poniesienie ciężaru ekonomicznego tego podatku przez płatnika, tj. zapłata podatku u źródła musi zostać rzeczywiście poniesiona ze środków płatnika.

Procedura złożenia wniosku o zwrot podatku u źródła - wniosek i dokumenty załączane do wniosku

Wniosek o zwrot podatku powinien zawierać oświadczenie o zgodności z prawdą faktów przedstawionych we wniosku oraz o zgodności z oryginałem dokumentacji załączonej do wniosku. Obowiązek złożenia oświadczenia, o którym mowa w zdaniu pierwszym, istnieje także na dalszym etapie postępowania w odniesieniu do przedstawianych kolejnych faktów oraz przekazywanej uzupełniającej dokumentacji. Ponadto do wniosku o zwrot podatku dołącza się dokumentację pozwalającą na ustalenie jego zasadności, a w szczególności:

  • certyfikat rezydencji podatnika,
  • dokumentację dotyczącą przelewów bankowych lub inne dokumenty wskazujące na sposób rozliczenia lub przekazania należności, z którymi wiązała się zapłata podatku,
  • dokumentację dotyczącą zobowiązania do wypłaty należności,
  • oświadczenie podatnika, że w stosunku do wypłacanych należności spełnione zostały warunki, o których mowa odpowiednio w art. 21 ust. 3 pkt 4 lit. b, ust. 3a i 3c lub art. 22 ust. 4 pkt 4 CIT,
  • oświadczenie podatnika, że w odniesieniu do czynności, w związku z którą składany jest wniosek o zwrot podatku, podatnik jest podmiotem, na którym ciąży obowiązek podatkowy, a także oświadczenie podatnika, że spółka lub zagraniczny zakład jest rzeczywistym właścicielem wypłacanych należności,
  • oświadczenie podatnika, że prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby podatnika dla celów podatkowych, z którą wiąże się uzyskany przychód, gdy należności są uzyskiwane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, przy czym przepis art. 24a ust. 18 stosuje się odpowiednio,
  • uzasadnienie wnioskodawcy, że spełnione są warunki będące przedmiotem oświadczeń.

Przy ocenie zagranicznej jednostki pod kątem prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej, bierze się pod uwagę w szczególności, czy:

  • zarejestrowanie zagranicznej jednostki wiąże się z istnieniem przedsiębiorstwa, w ramach którego jednostka ta wykonuje faktyczne czynności stanowiące działalność gospodarczą, w tym w szczególności czy jednostka ta posiada lokal, wykwalifikowany personel oraz wyposażenie wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej,
  • zagraniczna jednostka nie tworzy struktury funkcjonującej w oderwaniu od przyczyn ekonomicznych,
  • istnieje współmierność między zakresem działalności prowadzonej przez zagraniczną jednostkę a faktycznie posiadanym przez tę jednostkę lokalem, personelem lub wyposażeniem,
  • zawierane porozumienia są zgodne z rzeczywistością gospodarczą, mają uzasadnienie gospodarcze i nie są w sposób oczywisty sprzeczne z ogólnymi interesami gospodarczymi tej jednostki,
  • zagraniczna jednostka samodzielnie wykonuje swoje podstawowe funkcje gospodarcze przy wykorzystaniu zasobów własnych, w tym obecnych na miejscu osób zarządzających.

Procedura zwrotu

Z reguły organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa kwotę zwrotu. Jeśli jednak wniosek o zwrot podatku nie budzi wątpliwości, organ podatkowy niezwłocznie dokonuje zwrotu kwoty wskazanej we wniosku bez wydania decyzji. Zwrot podatku następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku o zwrot podatku. Wniosek o zwrot podatku składa się w postaci elektronicznej. Zwrot podatku dokonywany jest na rachunek bankowy wnioskodawcy. W przypadku, gdy zwrot podatku jest dokonywany na rachunek wnioskodawcy prowadzony poza terytorium kraju, zwracana kwota jest pomniejszana o koszty dokonania zwrotu. Organem podatkowym właściwym w sprawach zwrotu podatku w przypadku podatników wymienionych w art. 3 ust. 2 CIT jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Możliwość weryfikacji wniosku przez organ podatkowy

Organ podatkowy może przedłużyć wskazany termin zwrotu podatku do czasu zakończenia weryfikacji wniosku o zwrot podatku w ramach kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego, jeżeli:

  • posiadane informacje wskazują na wysokie prawdopodobieństwo niezasadności zwrotu,
  • wyczerpano możliwości uzyskania informacji przesądzających o zasadności zwrotu na podstawie przepisów prawa krajowego.

Weryfikacja zasadności wniosku o zwrot podatku może obejmować również przeprowadzenie kontroli podatkowej na terytorium państwa siedziby podatnika dla celów podatkowych.