Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę nie oznacza, że dana osoba będzie wykonywała swoje obowiązki w ramach całego etatu. Niezależnie od tego, jak dokładnie wyglądał wymiar czasu pracy danej osoby, zawsze może ulec on zmniejszeniu. Czy zmniejszenie wymiaru etatu ma wpływ na ubezpieczenia i składki z innych tytułów?
Wymiar pracy
Określenie wymiaru czasu pracy nie jest koniecznym elementem żadnej umowy o pracę, choć dosyć często się w niej pojawia. Pracodawca powinien jednak wskazać nowemu pracownikowi na piśmie, w jakim przedziale czasowym musi wykonywać powierzone mu obowiązki. Co do zasady czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy – jeśli taki wymiar obowiązuje danego pracownika, to mówimy, że jest on wówczas zatrudniony na cały etat.
Pracodawca może podjąć decyzję o zmniejszeniu wymiaru etatu swojego pracownika w zasadzie w każdym momencie, bez względu na to, czy mamy do czynienia z umową o pracę zawartą na czas określony, czy też nieokreślony. W takim przypadku mamy do czynienia najczęściej z tzw. porozumieniem zmieniającym, na podstawie którego dochodzi do zmiany zawartej wcześniej umowy o pracę. Decyzja o zmniejszeniu etatu pojawia się najczęściej w przypadku kłopotów finansowych w firmie i potrzebie oszczędzania po stronie pracodawcy. Taki stan może być trwały, może też po pewnym czasie ulec zmianie i pracownik ponownie powróci do wykonywania swoich zadań w ramach całego etatu.
Zmniejszenie wymiaru pracy może nastąpić także z inicjatywy samego pracownika. Zgodnie z treścią art. 1867 Kodeksu pracy pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Pracownik powinien złożyć stosowny wniosek na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. Do wniosku dołącza się dokumenty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 1868a kp. Jeżeli wniosek został złożony bez zachowania terminu, pracodawca obniża wymiar czasu pracy nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku.
Zmniejszenie wymiaru etatu a składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Wykonywanie zadań w ramach stosunku pracy powoduje konieczność odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w imieniu i na rzecz zatrudnionego. Wyróżniamy w tym zakresie składki obowiązkowe – emerytalną, rentową, wypadkową, zdrowotną oraz składkę nieobowiązkową – chorobową. Zmniejszenie etatu ma wpływ przede wszystkim na obniżenie wynagrodzenia pracowniczego. Jeśli otrzymywana pensja będzie zaś niższa niż aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę, to wywoła to skutek również w zakresie stawek ubezpieczeń opłacanych do ZUS-u.
Przykład 1.
Czy pracownik, któremu zmniejszono wymiar czasu pracy z całego do 1/2 etatu, będzie otrzymywał niższe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne? Wszystko zależy od tego, jak wysokie wynagrodzenie będzie uzyskiwała taka osoba po zmniejszeniu jej wymiaru etatu. Jeśli pensja za pracę na 1/2 etatu nadal będzie wyższa, niż minimalne wynagrodzenie za pracę, to pracownik nie powinien odczuć zmian w zakresie odprowadzanych za niego składek. W przypadku gdy wynagrodzenie będzie niższe niż aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę, składki powinny zostać odpowiednio obniżone.
Przykład 2.
Czy pracownik, któremu obniżono wymiar etatu, musi wnioskować do pracodawcy o zmniejszenie wymiaru odprowadzanych za niego składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne? Nie, ponieważ obowiązek obliczania i odprowadzania składek do ZUS-u w poprawnej wysokości obciąża zawsze pracodawcę, a nie pracownika. Zatrudniony, któremu zmniejszono wymiar etatu, nie musi w tym zakresie podejmować żadnych działań.
Zmniejszenie wymiaru etatu a składki z innych tytułów
Czasami zdarza się, że pracownik wykonuje pracę także na rzecz innych podmiotów, czy to w ramach osobnej umowy o pracę, czy też oskładkowanej umowy zlecenia. Obniżenie etatu w jednej firmie w praktyce będzie oznaczało dla niego zwiększenie liczby godzin, które może przeznaczyć albo na potrzeby własne, albo dla drugiego pracodawcy. Czy redukcja etatu w jednej firmie ma wpływ na składki ubezpieczeniowe w drugiej firmie?
Okazuje się, że obniżenie etatu w ramach umowy o pracę, które będzie skutkowało zmniejszeniem pensji poniżej progu aktualnego wynagrodzenia minimalnego, wpływa na obowiązek odprowadzania składek z posiadanej przez pracownika umowy zlecenia w innej firmie (u innego pracodawcy). Wskutek obniżenia etatu do takiej wysokości zaniżone bowiem zostają składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a ustawodawca wymaga, aby istniejąca równolegle umowa zlecenia podlegała pełnemu oskładkowaniu bez względu na osiągane wynagrodzenie. Wysokość składek w przypadku takiej umowy zlecenia będzie oczywiście proporcjonalna do osiąganej pensji, jednak wszystkie obowiązkowe składki będą musiały być opłacane regularnie do ZUS-u.
Przykład 3.
Czy pracownik, który osiąga 1250 zł z tytułu umowy o pracę i który wykonuje umowę zlecenia w innym zakładzie pracy, musi mieć w pełni oskładkowaną umowę zlecenia? Tak, ponieważ taka osoba osiąga wynagrodzenie, które jest niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę.
Przykład 4.
Czy pracownik, któremu zmniejszono wymiar etatu i który osiąga wynagrodzenie w wysokości 5000 zł oraz wykonuje jednocześnie umowę zlecenia w innym zakładzie pracy, musi mieć w pełni oskładkowaną umowę zlecenia? Nie, ponieważ wynagrodzenie z umowy o pracę takiej osoby jest wyższe, niż wynagrodzenie minimalne. W praktyce oznacza to, że umowa zlecenia może być oskładkowana w pełni (na wyraźny wniosek zleceniobiorcy) albo może podlegać wyłącznie pod składkę na ubezpieczenie zdrowotne, która jest obowiązkowa przy każdym zleceniu.
Przykład 5.
Czy pracownik, któremu zmniejszono etat i który pracuje jednocześnie na podstawie umowy zlecenia dla tego samego pracodawcy, musi liczyć się z obniżeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w ramach każdej umowy? Nie, ponieważ w takiej sytuacji umowa zlecenia nie jest oskładkowana. W przypadku umowy o pracę wysokość składek będzie uzależniona od tego, czy uzyskiwane wynagrodzenie za pracę uległo zmniejszeniu poniżej wartości minimalnego wynagrodzenia za pracę.
W przypadku gdy pracownik osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę i jednocześnie prowadzi własną działalność gospodarczą, nie musi się obawiać opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za swoją działalność. Jednak co jeśli takiemu pracownikowi zmniejszymy wymiar etatu i jego pensja zostanie obniżona poniżej progu minimalnego wynagrodzenia za pracę? W takiej sytuacji pracownik musi opłacać składki do ZUS-u w pełnej wysokości za prowadzoną przez siebie działalność.
Zwiększenie wymiaru etatu a składki ubezpieczeniowe
Pracodawca może w każdej chwili podwyższyć uprzednio zmniejszony wymiar czasu pracy danej osoby. Oczywiście nie powinien jednak doprowadzić do sytuacji, w której pracownik pracowałby w wymiarze wyższym niż cały etat – uznajemy wówczas, że praca ponad ustawowe normy standardowego czasu pracy jest wykonywaniem zadań w ramach nadgodzin, które są dodatkowo płatne.
Powrót do poprzednio obowiązującego etatu może wiązać się ze zwiększeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeśli pracownik zacznie uzyskiwać pensję w wymiarze równym co najmniej aktualnemu minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. W tej sytuacji, jeśli dana osoba na skutek uprzedniego obniżenia etatu musiała oskładkować w pełni swoją umowę zlecenia w innej firmie, to powrót do całego etatu będzie oznaczał, że od umowy zlecenia nie trzeba będzie już dłużej opłacać składek do ZUS-u, oprócz obowiązkowej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Podobna sytuacja pojawi się, gdy pracownik prowadzący własną działalność gospodarczą zacznie uzyskiwać co najmniej minimalne wynagrodzenie z tytułu etatowej pracy – wtedy nie ma on obowiązku dalszego opłacania składek do ZUS-u za swoją działalność.
Podsumowanie
Zmniejszenie wymiaru etatu nie pozostaje bez wpływu na składki ubezpieczeniowe opłacane do ZUS-u. W przypadku gdy wskutek otrzymania niższego etatu wynagrodzenie za pracę będzie niższe, niż aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę, składki ubezpieczeniowe powinny również ulec proporcjonalnemu obniżeniu. W sytuacji, gdy dana osoba miała nieoskładkowaną do tej pory umowę zlecenia w innej firmie, składki od takiej umowy będą musiały być naliczane. Ustalenie wysokości nowych składek każdorazowo obciąża pracodawcę i zleceniodawcę, zatrudniony nie musi w tym zakresie podejmować żadnych czynności.
