Przekształcenie indywidualnej działalności gospodarczej (IDG) w spółkę jest krokiem, na który decyduje się coraz więcej przedsiębiorców w Polsce. Proces ten niesie za sobą nie tylko zmiany formalno-prawne, lecz także wpływa na kwestie związane z ubezpieczeniami społecznymi, czyli ZUS. W artykule przyjrzymy się temu, jakie obowiązki i zmiany czekają przedsiębiorcę w kontekście ZUS-u podczas i po przekształceniu.
Przekształcenie IDG w spółkę – podstawowe informacje
Przekształcenie indywidualnej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest regulowane przepisami Kodeksu spółek handlowych. Przedsiębiorca kontynuuje działalność pod nową formą prawną, a przekształcona spółka przejmuje wszelkie prawa i obowiązki dotychczasowego przedsiębiorcy.
Proces przekształcenia wymaga przygotowania planu przekształcenia, wyceny majątku oraz podjęcia uchwały o przekształceniu. Następnie przekształcenie jest zgłaszane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Zmiany w ubezpieczeniach społecznych przedsiębiorcy
Jednym z kluczowych aspektów, na który należy zwrócić uwagę podczas procesu przekształcania IDG w spółkę, jest kwestia ubezpieczeń społecznych. Przekształcenie firmy nie oznacza automatycznego zakończenia obowiązku opłacania składek ZUS. Przyjrzyjmy się zatem, w jakich etapach należy dopełnić formalności w ZUS-ie.
Zakończenie działalności a wyrejestrowanie z ZUS-u
Przedsiębiorca prowadzący IDG, przekształcając działalność w spółkę, musi zgłosić zakończenie działalności gospodarczej do CEIDG. Następnie zobowiązany jest wyrejestrować się z ZUS-u na formularzu ZWUA z kodem 600, co oznacza zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej. Wyrejestrowanie powinno nastąpić z dniem kolejnym po zakończeniu działalności gospodarczej.
Rejestracja nowej spółki w ZUS-ie
ZUS automatycznie otrzymuje dane z KRS oraz urzędu skarbowego i na tej podstawie sam sporządza dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek:
- zgłoszenie płatnika składek ZUS ZPA,
- informację o rachunkach bankowych ZUS ZBA,
- informację o adresach prowadzenia działalności ZUS ZAA.
Tym samym spółka nie musi już składać tych deklaracji do ZUS-u.
Zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczeń
W świetle przepisów ZUS-u, przekształcenie indywidualnej działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę z o.o. nadal jest działalnością indywidualną (jednoosobową), w związku z czym przedsiębiorca podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym. Dlatego też w kolejnym kroku przedsiębiorca powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych na deklaracji ZUS ZUA z dniem powstania spółki (wpisu do KRS) lub tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na deklaracji ZUS ZZA (jeśli jest zwolniony z opłacania składek społecznych – np. jest emerytem). Kod tytułu ubezpieczenia w tym wypadku to 05 43.
Aktualizacja danych płatnika składek
Często przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej polega na przekształceniu w jednoosobową spółkę z o.o. W takim wypadku przedsiębiorca (płatnik składek) ma obowiązek złożyć do ZUS-u także aktualizację danych na druku ZUS ZIPA, gdzie poda swój NIP i PESEL, ale w nazwie poda nazwę spółki.
Przekształcenie w przypadku zatrudnienia pracowników
Jeśli przekształcona zostaje jednoosobowa działalność gospodarcza, która zatrudnia pracowników, to w znakomitej większości przypadków dochodzi do ich przejęcia na podstawie art. 23(1) Kodeksu pracy. W świetle przepisów prawa pracy dochodzi do sytuacji przejęcia części lub całości zakładu pracy. Natomiast w świetle ZUS-u zmienia się płatnik składek dla tych pracowników. W związku z powyższym należy:
- wyrejestrować pracowników – wyrejestrowania należy dokonać na deklaracji ZUS ZWUA, z kodem przyczyny 600, z dniem następnym poprzedzającym powstanie spółki. Jeśli pracownicy zgłaszali do ubezpieczenia zdrowotnego członków swoich rodzin, to ich także należy wyrejestrować na deklaracji ZUS ZCNA;
- zgłosić do ubezpieczeń – w kolejnym kroku należy zgłosić pracowników do ubezpieczeń społecznych na deklaracji ZUS ZUA, z datą powstania spółki (czyli z datą przejęcia pracowników), i ponownie zgłosić także członków rodzin. Co ważne, zgłoszenia należy dokonać, wskazując spółkę jako płatnika składek.
Obowiązek ubezpieczeniowy wspólników spółki
Jeśli działalność gospodarcza zostanie przekształcona w jednoosobową spółkę z o.o., to właściciel podlega obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu na zasadach ogólnych, które dotyczą przedsiębiorców. Natomiast w kwestii ubezpieczenia zdrowotnego składka opłacana jest w formie zryczałtowanej jako 9% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ogłaszanego przez GUS za IV kwartał roku poprzedniego. W 2024 roku jest to kwota 699,11 zł (9% liczone od podstawy 7767,85 zł).
Wyjątkiem będzie powołanie
Jeśli wspólnicy spółki będą wykonywali pracę na jej rzecz odpłatnie, mogą to robić na przykład na podstawie powołania. Wypłacone wynagrodzenie na podstawie takiej umowy podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, a składkę stanowi 9% wynagrodzenia brutto. W takim przypadku należy zgłosić członka zarządu do ubezpieczenia zdrowotnego na deklaracji ZUS ZZA z kodem 22 50 z dniem umowy powołania.
Deklaracje rozliczeniowe ZUS
Bez względu na formę prowadzonej działalności, płatnik składek jest zobowiązany do comiesięcznego przekazywania deklaracji rozliczeniowej DRA do ZUS-u. Poprawne złożenie deklaracji rozliczeniowych zależy od tego, w jakim terminie nastąpiło przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę.
Przekształcenie na przełomie miesiąca
Jeśli przekształcenie spółki nastąpiło na przełomie miesiąca, tj. działalność do ostatniego dnia miesiąca, a spółka od 1. dnia miesiąca, to deklaracje rozliczeniowe należy przekazać adekwatnie do formy prowadzonej działalności. To znaczy, za okres działalności przekazać do ZUS-u deklarację rozliczeniową ZUS DRA z kodem przedsiębiorcy 05 10 (lub inny kod, z którym był zgłoszony jako przedsiębiorca) oraz ze wskazanymi osobami ubezpieczonymi (pracownikami) na raportach ZUS RCA. Natomiast deklarację rozliczeniową za pierwszy miesiąc po przekształceniu należy złożyć z nowego konta płatnika, czyli z wykazanymi danymi spółki.
Przekształcenie w trakcie miesiąca
Inaczej jednak będzie w sytuacji, kiedy przekształcenie nastąpiło w trakcie miesiąca i nowa spółka jest spółką jednoosobową.
W takiej sytuacji należy złożyć dwie deklaracje ZUS DRA, aby wykazać przedsiębiorcę z dwoma różnymi kodami ubezpieczeń:
- pierwszą deklarację z identyfikatorem 01 – z kodem 0510 (lub innym obowiązującym w trakcie prowadzenia działalności) z naliczonymi składkami społecznymi proporcjonalnie do dni prowadzenia działalności gospodarczej oraz ze składką zdrowotną naliczoną zgodnie z przepisami ogólnymi (zależnymi od formy opodatkowania);
- drugą deklarację z identyfikatorem 40 – z kodem 05 43 z wykazanymi składkami społecznymi naliczonymi proporcjonalnie do dni prowadzenia działalności po przekształceniu (czyli spółki) i składką zdrowotną naliczoną zgodnie z przepisami ogólnymi.
Składki za pracowników należy wykazać w raportach ZUS RCA dołączonych do tej deklaracji, w której ramach zostało wypłacone wynagrodzenie pracowników. Tym samym w drugiej deklaracji raporty RCA za pracowników będą z zerowymi składkami.
Proces rozliczenia miesiąca na deklaracjach DRA nie jest prosty, więc wymaga dużej uważności i skrupulatności, aby nie popełnić błędów.
Przekształcenie indywidualnej działalności gospodarczej - podsumowanie
Przekształcenie indywidualnej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. wiąże się z licznymi zmianami i obowiązkami, szczególnie w kontekście ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorca musi pamiętać o wyrejestrowaniu się z ZUS-u jako osoba prowadząca działalność gospodarczą oraz o rejestracji nowej spółki jako płatnika składek. Ponadto ważne jest przerejestrowanie wszystkich pracowników oraz spełnienie obowiązków informacyjnych. Przekształcenie może przynieść wiele korzyści, jednak wymaga dokładnego zrozumienia i przestrzegania przepisów dotyczących ZUS-u.
