Poradnik Przedsiębiorcy

Przekwalifikowanie środka trwałego - jak ująć w ewidencjach

Składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania krótszym niż rok, ale spełniające wszystkie pozostałe warunki z definicji środka trwałego możemy uznać za wyposażenie i ująć jako koszty uzyskania przychodów pod datą ich poniesienia. W razie, gdy dany składnik majątku używany jest w działalności dłużej niż rok, przedsiębiorca ma obowiązek podjąć odpowiednie kroki. Sprawdź, w jaki sposób następuje przekwalifikowanie środka trwałego!

Środek trwały – definicja

Środkami trwałymi są budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty spełniające łącznie następujące warunki:

  • stanowią własność lub współwłasność podatnika;
  • zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;
  • są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania;
  • przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok;
  • są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Wprowadzenie składnika majątku do ewidencji środków trwałych po roku użytkowania

Składnik majątku spełniający wszystkie kryteria środka trwałego, zewidencjonowany jako wyposażenie ze względu na przewidywany okres użytkowania nieprzekraczający 12 miesięcy, jeżeli jest użytkowany dalej w działalności po upływie ponad roku od przyjęcia go do używania, powinien zostać „ujawniony”. „Ujawnienie” środka trwałego implikuje konieczność skorygowania kosztów.

Przykład 1.

Pan Kacper prowadzący zakład produkcyjny kupił sprzęt o wartości 15 000 zł. Z uwagi na specyfikę jego działalności sprzęty bardzo szybko się zużywają i zazwyczaj wymieniane są co kilka miesięcy. Przedsiębiorca ujął składnik majątku bezpośrednio w kosztach podatkowych ponieważ przewidywany okres użytkowania był bowiem krótszy niż 12 miesięcy (pozostałe kryteria środka trwałego były spełnione). Jak powinien postąpić pan Kacper po upływie roku?

Z uwagi na to, że składnik majątku jest użytkowany w firmie przez okres przekraczający 12 miesięcy, pan Kacper zobowiązany jest do wprowadzenia sprzętu do ewidencji środków trwałych i dokonania odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przyjętą metodą amortyzacji. Wprowadzony koszt w dacie zakupu powinien natomiast zostać skorygowany.

Przekwalifikowanie środka trwałego - w jaki sposób ująć w ewidencji środków trwałych?

Składnik majątku wprowadzony do ewidencji środków trwałych spełniający wszystkie kryteria środka trwałego i używany w działalności przez okres przekraczający 12 miesięcy (uznany za wyposażenie ze względu na przewidywany okres użytkowania w firmie krótszy niż rok), powinien zostać przekwalifikowany na środek trwały w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym został przekroczony roczny okres używania. Podatnik ma obowiązek wprowadzić składnik majątku do ewidencji środków trwałych według wartości historycznej, czyli w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia.

Sposób postępowania w razie konieczności przekwalifikowania wyposażenia na środek trwały został opisany w art. 22e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Korekta kosztów i amortyzacja przeklasyfikowanego środka trwałego

Przeklasyfikowanie wyposażenia na środek trwały wiąże się z koniecznością skorygowania, czyli zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów. Nie trzeba jednak cofać się do poprzedniego roku i korygować okresu rozliczeniowego, w którym dany wydatek został wykazany, wystarczające jest zmniejszenie kosztów w rozliczeniu za pierwszy miesiąc następujący po miesiącu, w którym upłynęło 12 miesięcy użytkowania przekwalifikowanego składnika majątku. Brak obowiązku korygowania „wstecz” wynika z tego, że przedsiębiorca, który uznał składnik majątku za element wyposażenia, nie popełnił błędu, nie sprawdziły się jedynie jego przewidywania.Art. 22e ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT
„Jeżeli podatnicy nabędą lub wytworzą we własnym zakresie składniki majątku wymienione w art. 22a ust. 1 i art. 22b ust. 1, o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł, i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczą ich do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok – podatnicy są obowiązani, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy, zwanym »Wykazem stawek amortyzacyjnych«, a dla wartości niematerialnych i prawnych przy zastosowaniu zasad określonych w art. 22m”.

Kolejny krok, jaki należy podjąć, przekwalifikowując element wyposażenia na środek trwały, to wybór metody amortyzacji i dopasowanie odpowiedniej stawki amortyzacyjnej.

Koszty podatkowe zmniejszamy o różnicę między ceną nabycia danego składnika majątku a sumą odpisów amortyzacyjnych przypadającą na okres jego dotychczasowego użytkowania. W razie, gdy ta różnica jest wyższa niż koszty uzyskania przychodów w danym miesiącu, nierozliczona nadwyżka pomniejsza koszty podatkowe w kolejnych miesiącach.

Odsetki do zapłaty

Niestety, przeklasyfikowanie wyposażenia na środek trwały implikuje konieczność zapłaty odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie danego składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok. Podstawą wyliczenia odsetek jest różnica między ceną nabycia danego składnika majątku a sumą odpisów amortyzacyjnych przypadającą na okres jego dotychczasowego użytkowania, a same odsetki naliczane są według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.