Poradnik Przedsiębiorcy

Wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach dla banków a ochrona danych osobowych

Jednym z podstawowych obowiązków należących do pracodawcy jest udostępnianie pracownikom dokumentów i informacji związanych z ich zatrudnieniem. Jak jednak powinien zachować się pracodawca w przypadku, gdy to bank kieruje do niego prośbę o wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach pracownika? Czy pracodawca ma prawo w imieniu pracownika udostępnić takie informacje? Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Prawo do pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych pracowników

Zgodnie z artykułem 22 (1) kp, którego brzmienie zmieniło się wraz z wprowadzeniem zmian do ustawy w terminie 4 maja 2019, pracodawca ma prawo pozyskiwać od swoich pracowników tylko z góry określone dane osobowe. Na pozyskanie i przetwarzanie danych osobowych nieobjętych zapisami ustawy, pracodawca powinien uzyskać zgodę od swojego pracownika. Wniosek o wydanie tych danych powinien mieć również swoje uzasadnione podstawy.

Art. 221. Kodeksu pracy
§ 1. „Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
      1. imię (imiona) i nazwisko;
      2. datę urodzenia;
      3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
      4. wykształcenie;
      5. kwalifikacje zawodowe;
      6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
      1. adres zamieszkania;
      2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
      3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
      4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
      5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych”.

Zasada pozyskiwania zgody od pracownika na przetwarzanie danych osobowych niezawartych w ww. ustawie odnosi się do przypadku, w którym to pracodawca pozyskuje dane z inicjatywy pracownika, jak i na swój wniosek.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika musi być świadoma – nie domniemana. Oznacza to, że pracownik dobrowolnie wyraża swoją wolę, najlepiej w formie oświadczenia woli z zachowaniem formy pisemnej.

W przypadku, gdy przedsiębiorca pozyskał dane osobowe pracownika w sposób zgodny z przepisami prawa, to ma on prawo nadal je przechowywać. Natomiast jeśli pracodawca zechce przetworzyć zgromadzone dane, będzie on zobligowany do uzyskania na to osobnej zgody od danego pracownika. Czy jednak wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach na potrzeby bankowe również będzie wymagało pozyskania przez przedsiębiorcę dodatkowych zgód?

Wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach a przepisy o ochronie danych osobowych

Wątpliwości co do poprawnego procesu postępowania, w przypadku, gdy pracodawca jest proszony o wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach, może budzić fakt, że banki kierują takie prośby do przedsiębiorców na wniosek złożony u nich przez pracowników.

Wniosek wystawiony przez bank

Wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach jest potrzebne w przypadku, gdy pracownik danej firmy ubiega się o udzielenie mu kredytu lub pożyczki. Bank jako instytucja finansowa ma prawo żądać dostarczenia do jego siedziby podstawowych informacji o zatrudnieniu potencjalnego kredytobiorcy. Dane te są potrzebne bankom do określenia ryzyka kredytowego tzn. oszacowania, czy udzielenie kredytu danej osobie będzie potencjalnie skutkowało terminową spłatą zobowiązań, czy zakończy się brakiem dokonywanych płatności. Banki jako instytucje zaufania publicznego mają również prawo do przechowywania i przetwarzania danych wrażliwych.

Pomimo że prośba o wydanie zaświadczeń wypływa przez pośrednika, jakim jest bank, to podstawowym wnioskodawcą o udzielenie danych jest pracownik. Oznacza to, że wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach należy do obowiązków pracodawcy w związku z powinnością wydawania przez przedsiębiorcę danych oraz informacji związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym przypadku będzie art. 22(1) § 1 i 3 kp w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Wyżej omówiony fakt zwalnia pracodawcę z obowiązku uzyskiwania zgody od pracownika, na przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza wachlarz danych opisanych w ustawie.