Jeżeli najemca prowadzi działalność gospodarczą i wynajmuje lokal na cele tej działalności, to wydatki poniesione na remont może rozliczyć jako koszty uzyskania przychodów, oczywiście pod warunkiem, że jako formę opodatkowania stosuje skalę podatkową lub podatek liniowy. Przypomnijmy, że w razie wyboru jako formy opodatkowania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub skali podatkowej, podatnik nie uwzględnia poniesionych kosztów przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wyjaśniamy, czy wydatki poniesione przez najemcę na remont wynajmowanego lokalu mieszkalnego podlegają zaliczeniu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, czy są traktowane i rozliczane jako inwestycja w obcym środku trwałym.
Kto ponosi koszty za remont wynajmowanego lokalu mieszkalnego?
Co do zasady koszty związane z remontem w wynajmowanym lokalu mieszkalnym powinien ponosić właściciel (wynajmujący) – tak wynika z art. 662 i 663 Kodeksu cywilnego.
Wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu, z wyjątkiem, gdy rzecz najęta uległa zniszczeniu z powodu okoliczności, za które wynajmujący odpowiedzialności nie ponosi, wówczas nie ma on obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego. Jeżeli w czasie trwania najmu rzecz wymaga napraw, które obciążają wynajmującego, a bez których rzecz nie jest przydatna do umówionego użytku, najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego. Najemcę obciążają jedynie drobne nakłady połączone ze zwykłym użytkowaniem.
W praktyce jednak spotykamy się z sytuacjami, że na podstawie zawartej umowy koszty remontu wynajmowanego lokalu pokrywa najemca, który nie otrzymuje zwrotu środków pieniężnych od wynajmującego. Jak w takiej sytuacji rozliczyć remont mieszkania a koszty uzyskania przychodu?
Remont czy ulepszenie?
Sposób rozliczenia wydatków poniesionych przez najemcę prowadzącego działalność gospodarczą związanych z wynajmowanym lokalem mieszkalnym wykorzystywanym na cele prowadzonej działalności gospodarczej uzależniony jest od tego, czy mamy do czynienia z nakładami ponoszonymi na remont, czy z nakładami ponoszonymi na ulepszenie. Kluczowe znaczenie przy odpowiednim sklasyfikowaniu wydatków ma zatem ich charakter, czy są to wydatki remontowe, czy wydatki ulepszeniowe.
Zgodnie z art. 22g ust. 17 ustawy o PIT środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na ulepszenie obcych środków trwałych są traktowane jako inwestycja w obcym środku trwałym. Inwestycja w obcym środku trwałym podlega amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu używania (art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Fragment interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.562.2022.1.EC) z 30 sierpnia 2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: „[…] inwestycje w obcych środkach trwałych to ogół działań (nakładów) podatnika odnoszących się do niestanowiącego jego własności środka trwałego, które zmierzają do jego ulepszenia, tzn. polegają na jego przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, albo polegają na stworzeniu składnika majątku mającego cechy środka trwałego”.
Natomiast na podstawie art. 3 pkt 8 ustawy Prawo budowlane poprzez remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym.
Fragment interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.562.2022.1.EC) z 30 sierpnia 2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: „Istotą remontu są zatem wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego w tym również polegające na wymianie zużytych składników technicznych następujące w toku eksploatacji środka trwałego i będące wynikiem tej eksploatacji, niezwiększające jego wartości początkowej. Podkreślenia wymaga fakt, że przy remoncie mogą być stosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Remont następuje w toku eksploatacji środka trwałego przez podatnika i jest wynikiem tej eksploatacji (zużycia). Wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego charakteru”.
W jaki sposób najemca powinien rozliczyć wydatki na remont wynajmowanego lokalu?
W przypadku gdy najemca będący przedsiębiorcą ponosi związane z wynajmowanym lokalem mieszkalnym wykorzystywanym na cele prowadzonej działalności wydatki o charakterze remontowym polegające na odtworzeniu stanu pierwotnego lokalu, to wydatki te bez względu na ich wartość mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu ich poniesienia.
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.
Wartość wydatków o charakterze remontowym może stanowić koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile koszty poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przedsiębiorca ponoszący wydatki na remont wynajmowanego lokalu mieszkalnego powinien być zatem w stanie wykazać związek tych wydatków z osiągnięciem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodów w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Przykład 1.
Pan Maciej prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym i rozlicza się w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Przedsiębiorca wynajmuje lokal mieszkalny, który wykorzystywany jest przez niego w celach firmowych. Pan Maciej zamierza przeprowadzić remont w wynajmowanym lokalu. W jaki sposób powinien rozliczyć wydatki na remont?
Wydatki o charakterze remontowym podlegają bezpośrednio zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez pana Macieja działalności gospodarczej, pod warunkiem wykazania związku tych wydatków z osiągnięciem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodów.
Wydatki na remont poniesione przed rozpoczęciem użytkowania wynajmowanego lokalu
Zwróćmy uwagę, że w odmienny sposób rozliczane są wydatki o charakterze remontowym poniesione przez przedsiębiorcę wynajmującego lokal, który ma być wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, jeżeli wydatki te są ponoszone przed rozpoczęciem używania wynajmowanego lokalu w celu przystosowania lokalu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy. Jak w takim przypadku rozliczać remont lokalu a koszty uzyskania przychodu? Takie wydatki przekraczające wartość 10 000 zł stanowią inwestycję w obcym środku trwałym i rozliczane są w kosztach uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne. Zasadą jest bowiem, że w sytuacji, gdy w określonym składniku majątku przeprowadzono prace jeszcze przed oddaniem go do używania, to wszelkie wydatki związane z tymi pracami – zarówno na ulepszenie, jak i na remont – uwzględnia się w wartości początkowej środka trwałego, w tym przypadku w wartości początkowej ulepszenia w obcym środku trwałym. Takie stanowisko potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.513.2017.1.MAP) z 15 stycznia 2018 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
