Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa najmu lokalu na działalność - na co zwrócić uwagę?

Najem lokalu pod działalność to zawsze dla przedsiębiorcy duży wydatek i nie lada wyzwanie organizacyjne. Z punktu widzenia biznesowego ważna jest przede wszystkim wysokość czynszu. Warto jednak wiedzieć, na jakie kwestie prawne zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy najmu lokalu na działalność, by zminimalizować ryzyko prawne i biznesowe związane z tym przedsięwzięciem. W artykule odpowiadamy jakie informacje powinna zawierać umowa najmu lokalu na działalność!

Siła wyższa i sytuacje nadzwyczajne - jak umowa najmu lokalu na działalność może nas zabezpieczyć?

Obecna sytuacja epidemii wyraźnie pokazała, że szczególnie w przypadku umów najmu lokali na cele działalności gospodarczej, warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie interesów najemcy na wypadek zajścia nadzwyczajnych, nieprzewidywalnych zdarzeń.

Pamiętaj o zabezpieczeniu się na wypadek zdarzeń wywołanych siłą wyższą. 

Bez odpowiedniej klauzuli umownej w razie braku możliwości korzystania z lokalu z uwagi np. na zakaz wynikający z przepisów prawa najemca skazany będzie na płacenie czynszu do końca przewidywanego okresu trwania umowy bądź na spór z najemcą, jeżeli ten nie będzie skory do zawarcia porozumienia.

Warto zatem zadbać, by w umowie najmu znalazła się tzw. klauzula siły wyższej. Siłę wyższą definiuje się najczęściej jako zjawisko zewnętrzne, nadzwyczajne, któremu nie można zapobiec i za które dana strona nie ponosi odpowiedzialności. W skład tej kategorii zdarzeń najczęściej wchodzą takie zdarzenia, jak klęski żywiołowe, zdarzenia atmosferyczne, akty władzy publicznej, działania zbrojne bądź o charakterze ruchów społecznych, jak np. strajki, blokady, zamieszki.

Wskazana wyżej definicja siły wyższej nie jest jednak w żaden sposób wiążąca. W tym zakresie w pełni obowiązuje zasada swobody umów. Według własnego uznania i w sposób dostosowany do potrzeb można również uregulować w umowie skutki zajścia takiego zdarzenia dla praw i obowiązków stron wynikających z umowy.

Można zastrzec, że w razie zajścia zdarzenia spowodowanego siłą wyższą, która uniemożliwia korzystanie z lokalu przez najemcę, umowa ulega zawieszeniu na czas trwania ww. zdarzenia, najemca nie jest zobowiązany do zapłaty czynszu w ogóle lub w pełnej wysokości bądź też przez ten czas ponosi wyłącznie koszty związane z lokalem.

Można uregulować także tę kwestię bardziej ogólnie i wskazać, że strony nie będą ponosić odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy najmu w razie zajścia zdarzenia spowodowanego siłą wyższą.

Innym wyjściem, bardziej kompromisowym dla obu stron, jest w końcu zastrzeżenie obowiązku obu stron porozumienia się co do sposobu dalszego wykonywania umowy najmu w razie zajścia zdarzenia spowodowanego siłą wyższą.

Zgoda właściciela na prowadzenie działalności - czy umowa najmu lokalu na działalność musi ją zawierać?

Warto również zadbać o to, by umowa najmu wyraźnie wskazywała, że lokal jest wynajmowany na cele prowadzenia działalności gospodarczej, a wynajmujący nie wnosi co do tej kwestii żadnych zastrzeżeń.

Umowa powinna zawierać oświadczenie wynajmującego, że wyraża zgodę na prowadzenie przez najemcę działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu.

Takie oświadczenie wynajmującego może mieć znaczenie między innymi dla celów rejestracji działalności gospodarczej pod adresem wynajmowanego lokalu. 

Brak takiego oświadczenia w umowie może mieć jednak również znaczenie pod kątem ewentualnych zarzutów wynajmującego co do nienależytego wykonywania umowy najmu. 

Zgodnie z Kodeksem cywilnym najemca powinien przez czas trwania najmu używać rzeczy najętej w sposób w umowie określony, a gdy umowa nie określa sposobu używania – w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy. Jeżeli najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem rzeczy i mimo upomnienia nie przestaje jej używać w taki sposób albo gdy rzecz zaniedbuje do tego stopnia, że zostaje ona narażona na utratę lub uszkodzenie, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Powyższe oznacza, że w przypadku niewskazania w umowie najmu wprost, że lokal ma służyć do prowadzenia działalności gospodarczej określonego rodzaju, najemca naraża się na ryzyko wypowiedzenia umowy najmu przez wynajmującego ze skutkiem natychmiastowym. Nawet jeżeli wynajmujący przy zawarciu umowy miał świadomość, w jakim celu wynajmuje lokal – bez klauzuli wyrażającej tę kwestię wprost nadal pozostaje ryzyko, że wynajmujący w razie ewentualnego sporu z najemcą skorzysta z możliwości wypowiedzenia umowy najmu na wyżej opisanej podstawie.

Adaptacja i stan lokalu - co powinna zawierać umowa najmu lokalu na działalność?

Warto uregulować w umowie wprost, za jakie naprawy odpowiada najemca, a za jakie wynajmujący. Ogólna reguła wynikająca z Kodeksu cywilnego przewiduje, że do drobnych nakładów, które obciążają najemcę lokalu, należą w szczególności: 

  • drobne naprawy podłóg, drzwi i okien;

  • malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych;

  • drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody.

Strony umowy najmu mogą jednak według własnego uznania zmienić powyższy podział i dostosować relację umowną do konkretnych okoliczności. Strony mogą również wskazać, kto i w jakim zakresie ponosi koszty napraw.

A co w przypadku, gdy lokal trzeba dostosować do planowanej działalności? Zgodnie z Kodeksem cywilnym bez zgody wynajmującego najemca nie może czynić w rzeczy najętej zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem rzeczy. Jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

Warto zatem zawczasu w umowie zadbać o uregulowanie kwestii adaptacji lokalu, zgody wynajmującego na jej przeprowadzenie, stron zobowiązanych do ponoszenia kosztów jej wykonania i ewentualnego zwrotu tych kosztów w razie wcześniejszego zakończenia trwania najmu. W umowie powinno się znaleźć postanowienie, w którym strony zdecydują o losie ulepszeń po zakończeniu umowy najmu.

Warto pamiętać o dostosowaniu w umowie zasad związanych z ponoszeniem nakładów na lokal oraz ewentualną możliwość adaptacji lokalu pod działalność – a także kwestię rozliczenia kosztów.

W tym kontekście wspomnieć należy również o zwrocie lokalu po zakończeniu jego wynajmowania. Zgodnie z Kodeksem cywilnym po zakończeniu najmu najemca obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania. Kodeks cywilny wprowadza ponadto domniemanie, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. To najemca zatem będzie musiał udowodnić, że w lokalu, w tym w jego wyposażeniu, w momencie jego wydania najemcy istniały określone wady lub zniszczenia. Dlatego też najlepszym rozwiązaniem jest protokolarne udokumentowanie stanu lokalu w chwili wydania go najemcy. Najlepszym rozwiązaniem jest wspólne spisanie protokołu, do którego zostanie dołączona dokumentacja fotograficzna.

Zabezpieczenie zmiany czynszu a umowa najmu lokalu na działalność

Z biznesowego punktu widzenia najważniejsze są jednak koszty stałe związane z wynajmowaniem. Warto zatem mieć na uwadze, że zgodnie z Kodeksem cywilnym wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową jego wysokość najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Kodeks umożliwia zatem wynajmującemu jednostronną podwyżkę czynszu.

Popularnym rozwiązaniem kompromisowym jest w tym wypadku wprowadzenie do umowy tzw. klauzuli indeksacyjnej, która wprowadzi zasadę cyklicznej waloryzacji czynszu o kwotę ustaloną według wybranego przez strony wskaźnika.

Wprowadź do umowy najmu klauzulę waloryzacyjną, by uniknąć niespodziewanych podwyżek czynszu.

Takie rozwiązanie ma jedną, sporą zaletę. W orzecznictwie odnaleźć można tezę, że nawet gdy strony wprost nie wyłączą kodeksowej regulacji umożliwiającej podwyżkę czynszu – to klauzulę indeksacyjną samą w sobie należy interpretować jako zastępującą regulację kodeksową. Takie stanowisko zatem prowadzi do stwierdzenia, że wprowadzenie do umowy klauzuli indeksacyjnej automatycznie wyłącza możliwość podwyższania czynszu przez wynajmującego w większym zakresie niż ustalony w tej klauzuli.

Na takim jak powyższe stanowisku stoi m.in. Sąd Apelacyjny w Warszawie, wskazując, że: „Poprzez wprowadzenie do umowy najmu klauzuli waloryzacyjnej, wynajmujący pośrednio zgadza się ograniczyć swoje generalne uprawnienie do jednostronnego podwyższania czynszu wynikające z art. 685[1] kc, do zakresu uzgodnionej waloryzacji. Gdyby bowiem wynajmujący miał uprawnienie to zachować w pełnym zakresie, wówczas określenie zasad waloryzacji czynszu byłoby zbędne. […] Nie jest zasadne stanowisko, iż uprawnienie wynajmującego do wypowiedzenia czynszu najmu ma umożliwiać podwyżkę czynszu, która może wykraczać poza waloryzację czynszu, gdyż ta ostatnia zakłada jedynie zapewnienie świadczeniu takiej samej wartości ekonomicznej, jaką świadczenie miało w chwili jego powstania, natomiast podwyżka czynszu może być umotywowana zupełnie innymi powodami. Taka bowiem interpretacja art. 685[1] kc godziłaby w fundamentalną zasadę polskiego systemu prawnego, jaką jest zasada pacta sunt servanda, która podlega ograniczeniu jedynie poprzez instytucje umożliwiające modyfikację (np. art. 3571, 629, 632 § 2, 907 § 2 kc) lub rozwiązanie zobowiązania (np. art. 632 § 2, 913 kc) mające nie tylko wyjątkowy, ale także nadzwyczajny charakter” – Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie – I Wydział Cywilny z 21 sierpnia 2014 roku, I ACa 654/14.