Rozliczenie otrzymanej dotacji z urzędu pracy

Osoby posiadające status osoby bezrobotnej często decydują się na założenie własnej działalności gospodarczej w związku z atrakcyjnymi formami wsparcia oferowanymi przez urzędy. Większość z nich stara się więc uzyskać dotację z urzędu pracy dotyczącą przyznania jednorazowo środków z funduszu pracy na podjęcie działalności gospodarczej. W poniższym artykule wyjaśniamy, w jaki sposób odbywa się rozliczenie otrzymanej dotacji z urzędu pracy, opisując zagadnienie na przykładzie.

Dotacja z urzędu pracy – jak się przygotować?

Przyszły przedsiębiorca starający się otrzymać dotację z urzędu pracy musi przede wszystkim posiadać status osoby bezrobotnej i I lub II profil pomocy. II profil pomocy jest pozytywniej rozpatrywany. Dodatkowo zobowiązany będzie przygotować odpowiednie dokumenty, w szczególności wniosek o dofinansowanie ze środków Funduszu Pracy na podjęcie działalności gospodarczej dla osób bezrobotnych. Dużym atutem dla urzędu pracy będzie dołączenie do wniosku sporządzonego biznesplanu, posiadanie wkładu własnego czy wskazanie dokumentów potwierdzających wykształcenie kierunkowe związane z profilem zakładanej działalności. Mimo że wymienione dokumenty (oprócz samego wniosku) nie są wymagane, mogą przyczynić się do pozytywnego rozpatrzenia wniosku.

Umowa z urzędem pracy – jakie informacje zawiera?

W sytuacji gdy urząd pracy pozytywnie rozpatrzył wniosek o dofinansowanie ze środków Funduszu Pracy na podjęcie działalności gospodarczej dla osób bezrobotnych, następuje podpisanie z nimi umowy. Zostały w niej między innymi uregulowane takie kwestie jak:

• wysokość przyznanych środków – wartość dotacji;
• rachunek bankowy, na który mają zostać przelane środki z dotacji;
• wskazanie podstawy prawnej, na podstawie której przyznawane są środki;
• wskazanie terminu, do którego dokumentacja dotycząca dotacji ma być przez bezrobotnego przechowywana;
• zobowiązania bezrobotnego między innymi do:

1. dostarczenia wyciągu bankowego potwierdzającego dzień otrzymania środków z Funduszu Pracy przekazanych przez PUP,
2. prowadzenia działalności gospodarczej przez okres co najmniej 12 miesięcy liczony od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej,
3. wydatkowania otrzymanych środków, zgodnie z ich przeznaczeniem oraz zgodnie ze szczegółową specyfikacją wydatków,
4. złożenia rozliczenia otrzymanych środków zgodnie ze szczegółową specyfikacją wydatków wraz z oświadczeniem, czy bezrobotnemu przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT lub prawo do zwrotu podatku VAT naliczonego oraz innymi dokumentami potwierdzającymi założenie działalności gospodarczej,
5. okazania podczas wizyty monitorującej w sposób umożliwiający ich identyfikację zakupione w ramach ramach środków Funduszu Pracy na podjęcie działalności przedmioty i urządzenia,
6. wygospodarowania pod adresem głównym lub w dodatkowym miejscu wykonywania działalności wskazanym w umowie zakupionych w ramach ramach środków Funduszu Pracy na podjęcie działalności przedmiotów i urządzeń,
7. umożliwienia PUP przeprowadzenia wizyty monitorującej mającej na celu ocenę prawidłowości wykonywania umowy,
8. niepodejmowania zatrudnienia oraz nieskładania wniosku o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej przez okres wskazany w umowie
9. w określonym w umowie terminie dostarczenia zaświadczenia z ZUS-u oraz US-u o prowadzeniu działalności gospodarczej oraz podleganiu ubezpieczeniu społecznemu z tytułu prowadzenia tej działalności, pisemnego oświadczenia o wejściu w obrót finansowy, niepodjęciu zatrudnienia przez wskazany okres oraz oświadczenia dotyczącego zwrotu VAT-u (w sytuacji gdy w umowie wskazaliśmy jego odliczenie/zwrot);

• czynniki powodujące utratę prawa do dotacji i tym samym obowiązek jego zwrotu.

Zauważyć można, że umowa ta szczegółowo reguluje obowiązki bezrobotnego, który zdecydował się skorzystać z dotacji, jak również czynniki powodujące utratę prawa do dotacji. Dodatkowo warto zapoznać się z załącznikami do umowy i uważnie je przestudiować.

Rozliczenie otrzymanej dotacji z urzędu pracy

W ramach zawartej z urzędem pracy umowy o dotację przedsiębiorca zobowiązany jest do przedstawienia w urzędzie pracy rozliczenia otrzymanych środków, standardowo w terminie do upływu 2 miesięcy, licząc od dnia podjęcia działalności gospodarczej zgodnie ze specyfikacją wydatków, którą podatnik określił w załączniku umowy. Musi on również złożyć oświadczenie, w którym deklaruje prawo (lub jego brak) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, dokumenty potwierdzające wydatkowanie otrzymanego dofinansowanie (mogą być nimi faktury czy rachunki) wraz z potwierdzeniem dokonania zapłaty, dokumenty potwierdzające wpis do CEIDG, potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT (jeżeli zostało dokonane) oraz zgłoszenie do ZUS.

Dokumentacja potwierdzająca założenie działalności oraz rejestrację do VAT/ZUS

W umowie z urzędem pracy co do zasady wskazane są akceptowane dokumenty potwierdzające założenie działalności oraz rejestrację do VAT czy ZUS, które przedstawia poniższa tabela.

Większość dokumentów można wygenerować za pośrednictwem stron internetowych. Natomiast aby wygenerować druk ZUS ZUA lub ZUS ZZA, niezbędne jest posiadanie programu to umożliwiającego. Dokumenty zgłoszeniowe do ZUS można sporządzić i przesłać wraz z utworzeniem wniosku CEiDG-1 na stronie Ministerstwa Finansów.

Rozliczenie wydatków sfinansowanych dotacją – rozliczenie otrzymanych środków

Przedsiębiorca, który otrzymał na rachunek bankowy przyznaną kwotę dotacji, zobowiązany jest ją wydatkować zgodnie z przedstawioną w formie załącznika do umowy szczegółową specyfikacją wydatków, w której zadeklarował, jakie koszty poniesie w ramach dofinansowania (z reguły przysługuje 30 dni na wydanie środków). Co do zasady rozliczenia należy dokonać w terminie 2 miesięcy, licząc od dnia podjęcia działalności gospodarczej, czyli dokonać zakupu, zapłaty zobowiązania z tytułu dokonania zakupu oraz złożyć w urzędzie pracy wniosek o rozliczenie.

Przykład 1.

Przykładowo wypełniony wniosek o rozliczenie dokonanych zakupów na wartość dotacji 19 tys. złotych u przedsiębiorcy, który założył działalność gospodarczą 14.03.2023 r., przedstawia poniższa tabela:

*pozycja ta we wniosku może być rozszerzona o informacje niezbędne do zidentyfikowania zakupionego sprzętu np. marki, typu, modelu, nazwy producenta, symbolu, numeru fabrycznego.

W sytuacji gdy podatnik nie wydatkuje całej kwoty z otrzymanej w ramach dotacji, zobowiązany jest ją zwrócić w terminie wskazanym w umowie. Z reguły są to 2 miesiące od dnia rozpoczęcia działalności. Co do zasady dotację należy wydatkować zgodnie z pozycjami wskazanymi w specyfikacji.

Rozliczenie otrzymanej dotacji z urzędu pracy na gruncie VAT

Zgodnie z art. 8 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 14 lipca 2017 r. w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej, umowa zawarta z urzędem pracy powinna w swej treści zawierać wskazanie obowiązku bezrobotnego, którym jest zwrot równowartości odliczonego lub zwróconego, zgodnie z ustawą (...) o podatku od towarów i usług, podatku naliczonego dotyczącego zakupionych towarów i usług w ramach przyznanego dofinansowania, w terminie:

a) określonym w umowie o dofinansowanie, nie dłuższym jednak niż 90 dni od dnia złożenia deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu – w przypadku gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego lub kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,
b) 30 dni od dnia dokonania przez urząd skarbowy zwrotu podatku na rzecz bezrobotnego (...) – w przypadku gdy z deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu, za dany okres rozliczeniowy wynika kwota do zwrotu.

W związku z powyższym bezrobotny, podpisując umowę z urzędem pracy, zobowiązany jest w umowie bądź oświadczeniu wskazać, czy przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartego na wykazywanych wydatkach. Z reguły gdy umowę podpisuje przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, to odliczyć podatek VAT może na zasadach ogólnych, niezależnie od dokonanego przez niego zakupu. Przy czym odliczony podatek VAT zgodnie z powyższym zobowiązany będzie zwrócić w określonym terminie na wskazany w umowie rachunek bankowy PUP. W przypadku przedsiębiorcy, który skorzysta ze zwolnienia z podatku VAT (nie dokona rejestracji do VAT), na oświadczeniu wskazuje on, że nie przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku. Nie będzie więc on zobowiązany do zwrotu podatku VAT do PUP.

Przykład 2.

Przedsiębiorca, o którym mowa w przykładzie 1., dokonał rejestracji do VAT. Tym samym wskazał w oświadczeniu do PUP, że zobowiązuje się do zwrotu podatku VAT naliczonego w związku z dokonanym przez niego odliczeniem podatku. W ramach dotacji dostał 19 tys. złotych brutto, a zakupy dokonywane przez niego opodatkowane były stawką VAT – 23%. W jakiej wartości podatnik zobowiązany jest do zwrotu VAT?

Podatnik zobowiązany jest do zwrotu 3552,85 złotych – [(19 000 x 23)/123].

Rozliczenie otrzymanej dotacji z urzędu pracy z Funduszu Pracy w ewidencjach księgowych

Podatnik, który dokonał zakupu usług, przedmiotów, urządzeń czy programów na cele działalności gospodarczej i finansował go dotacją z urzędu pracy (pochodzącą ze środków Funduszu Pracy), w pierwszej kolejności musi zweryfikować, czy mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu.

Jak wskazują przepisy ustawy o PIT, a dokładnie art. 23. ust. 1 podpunkt 56: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 29b, 46, 47a, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137. Zauważyć można, że w ww. artykułach, które wskazują źródła finansowania, nie został wskazany pkt 121, który stanowi, że wolne od podatku dochodowego są: jednorazowe środki przyznane na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W związku tym, jeżeli dotacja została przyznana na podstawie art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, to wówczas może ona stanowić koszt uzyskania przychodu.

W świetle powołanych przepisów należy stwierdzić, iż otrzymane przez Wnioskodawcę przed rozpoczęciem działalności gospodarczej środki z Urzędu Pracy przeznaczone na zakup wyposażenia, narzędzi i materiałów – korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Otrzymane środki nie podlegają więc opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Reasumując w przypadku Wnioskodawcy wydatki na zakup składników majątku – niezaliczonych do środków trwałych, a więc stanowiących wyposażenie, narzędzia, akcesoria pomocnicze oraz materiały, poniesione ze środków z Urzędu Pracy – można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Przykład 3.

Nawiązując do poprzedniego przykładu dotyczącego rozliczenia wydatków (tabela ukazująca wypełnienie wniosku o rozliczenie dokonanych zakupów), należy wskazać, że przedsiębiorca, który skorzystał z dotacji, może ująć ją w kosztach, ponieważ została ona przyznana na warunkach opisanych w art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W związku z tym księgowanie zakupów wyglądać będzie następująco:

• Pakiet Księgowość online – 12 mc – bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu (kol. 13 KPiR „Pozostałe wydatki”)
• Urządzenie wielofunkcyjne – bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu (kol. 13 KPiR „Pozostałe wydatki”)
• Laptop (Notebook) – jako że przedsiębiorca zakwalifikował zakup do ewidencji środków trwałych, to odpisy amortyzacyjne nie zostaną ujęte w kosztach podatkowych
• Telefon – jako że przedsiębiorca zakwalifikował zakup do nisko cennych środków trwałych, to zakup co do zasady może zostać ujęty bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu (kol. 13 KPiR „Pozostałe wydatki”)
• Krzesła wraz ze stołem – bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu (kol. 13 KPiR „Pozostałe wydatki”)
• Witryna na książki – regał – bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu (kol. 13 KPiR „Pozostałe wydatki”)
• Program informacji prawnej na rok – bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu (kol. 13 KPiR „Pozostałe wydatki”), ponieważ wydatek dotyczy zakupu dostępu do programu na 1 rok.

Błędne rozliczenie dotacji z urzędu pracy – konsekwencje

Mimo że otrzymana dotacja z urzędu pracy po wygaśnięciu umowy staje się bezzwrotna, to przedsiębiorca, który naruszy warunki umowy, zobowiązany będzie do jej zwrotu wraz z odsetkami. W umowie z urzędem pracy powinny zostać wskazane okoliczności, które powodują konieczność zwrotu dotacji z odsetkami przez podatnika. Standardowymi czynnikami są między innymi:

• prowadzenie działalności gospodarczej przez okres krótszy niż 12 miesięcy,
• uzyskanie przez PUP informacji o okolicznościach wskazujących na niespełnienie warunków uprawniających do otrzymania przedmiotowego dofinansowania,
• udaremnienie lub utrudnienie przeprowadzenia wizyty monitorującej,
• naruszenie innych obowiązków opisanych w umowie,
• podatnik nie posiadał lub nie użytkował w miejscu prowadzenia działalności wskazanym w umowie zakupionych z dotacji urządzeń czy przedmiotów.

W standardowej umowie za termin zwrotu dotacji z odsetkami rozumie się 30 dni od dnia doręczenia wezwania wystawionego przez PUP.

Rozliczenie otrzymanej dotacji z urzędu pracy z Funduszu Pracy w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl zakupione przez czynnego podatnika VAT przedmioty czy usługi z dotacji z urzędu pracy, sfinansowane ze środków Funduszu Pracy, w sytuacji gdy mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu, księguje się schematem:
- w przypadku gdy zostało zadeklarowane odliczenie podatku VAT: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, gdzie jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ, a pozostałe dane uzupełnić zgodnie z fakturą i zapisać.
- w przypadku gdy nie zostało zadeklarowane odliczenie podatku VAT: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), gdzie jako rodzaj wydatku należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ i pozostałe dane uzupełnić zgodnie z fakturą zakupu.

Natomiast w przypadku zakupu urządzenia, które stanowić będzie środek trwały w działalności, obowiązuje inny schemat postępowania (w związku z tym, że odpisy amortyzacyjne od zakupionych z dotacji środków trwałych nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu). Wówczas w celu zaksięgowania zakupu takiego środka trwałego należy postępować zgodnie z następującą ścieżką: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie jako rodzaj wydatku należy wybrać ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH i uzupełnić dane zgodnie z fakturą. Ponadto, konieczne jest odznaczenie funkcji (opcja ma być pusta) AUTOMAT. KSIĘGOWANIE ODPISÓW. Dzięki temu zakupiony przedmiot będzie amortyzowany, lecz odpisy amortyzacyjne nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodu. W związku z tym, faktura zostanie ujęta tylko w rejestrze VAT, w sytuacji gdy dokonywane było księgowanie z prawem do odliczenia VAT.