Każda firma musi mieć nazwę, ponieważ bez niej nie jest możliwe zarejestrowanie działalności. Musi ona spełniać określone warunki, jednakże nie jest nadawana raz na zawsze. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych konieczne jest zawarcie w nazwie firmy imienia i nazwiska przedsiębiorcy. W sytuacji braku tej części Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) odmówi jej zarejestrowania. Sprawdź, jakie obowiązki formalne generuje zmiana nazwy firmy oraz czy podatnik może posługiwać się kilkoma nazwami?
Co powinna zawierać nazwa firmy?
Jednym z elementów nazwy jednoosobowej działalności gospodarczej jest imię i nazwisko właściciela, natomiast w przypadku spółki cywilnej będzie to imię i nazwisko każdego ze wspólników. Nie oznacza to jednak, że nazwa firmy nie może zawierać dodatkowych elementów, np. pseudonimu bądź hasła związanego z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej.
CEIDG dopuszcza, aby w nazwie firmy znajdowały się dodatkowo jeszcze inne dane, tj.:
- określenie wskazujące na profil firmy,
- pseudonim,
- dowolnie wybrane elementy.
Przykład 1.
Pan Jan zakładając jednoosobową działalność gospodarczą na wniosku CEIDG-1, zgłosił zarówno pełną nazwę firmy: Firma budowlana „Cegiełka” Jan Kowalski, jak i skróconą: „Cegiełka”. Czy podatnik wystawiając fakturę sprzedaży, może posługiwać się jedynie nazwą skróconą?
Nie, co do zasady podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest zobowiązany posługiwać się pełną nazwą firmy (imię i nazwisko). W związku z tym wystawiając fakturę, konieczne jest podanie całej nazwy działalności, czyli Firma Budowlana „Cegiełka” Jan Kowalski.
Przykład 2.
Pani Iwona prowadzi salon fryzjerski "Zdrowe cięcie". Pełna nazwa firmy brzmi Usługi Fryzjerskie "Zdrowe cięcie" Iwona Kowalska. Czy pani Iwona tworząc stronę internetową firmy może posłużyć się tylko nazwą "Zdrowe cięcie" zamiast pełną nazwą?
Co do zasady tak, ze względu na to, że przepisy podatkowe nie wymagają aby na stronach internetowych zawierać pełną nazwę firmy.
Należy tutaj pamiętać, że nazwa firmy nie powinna wprowadzać potencjalnych nabywców w błąd w odniesieniu do profilu prowadzonej działalności. Dodatkowo powinna ona odróżniać firmę od innych działających w tej samej branży.
Przed rozpoczęciem działalności lub zmianą nazwy w trakcie jej prowadzenia warto również zweryfikować, czy nazwa, którą wymyśliliśmy, nie jest już używana przez inny podmiot krajowy lub zagraniczny. W ramach tego należy dokonać badania dostępności znaku towarowego (nazwy firmy). Jeżeli okaże się, że nazwa jest już używana przez innego przedsiębiorcę, należałoby dla bezpieczeństwa wybrać jednak inną.
Zmiana nazwy firmy – kiedy konieczna?
Zmiana nazwy firmy może być konieczna w sytuacji zmiany profilu działalności, słabych wyników sprzedażowych, złych skojarzeń z nazwą itp. Przyczyn zmiany nazwy firmy może być wiele. Istotne jest jednak, aby nazwa spełniała określone wymogi. Nie ma możliwości usunięcia z niej imienia i nazwiska przedsiębiorcy, jednakże możliwe jest usunięcie czy też zamiana nieodpowiednich lub nieaktualnych dodatkowych fraz.
Zmiana nazwy firmy a CEIDG
Zmiana nazwy firmy musi zostać zgłoszona do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zgłoszenia tego dokonuje się na wniosku CEIDG-1 w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany w urzędzie gminy lub miasta. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy zgłoszenie na wniosku CEIDG-1 jest również zgłoszeniem do urzędu skarbowego, Urzędu Statystycznego, ZUS-u oraz KRUS-u, CEIDG przesyła bowiem dane do tych instytucji najpóźniej w dniu roboczym następującym po dniu dokonania wpisu.
Nowa nazwa firmy
Zgodnie z trendami marketingowymi nazwa firmy powinna być krótka i zwięzła. Nie daje to żadnych gwarancji, jednakże zwiększa szansę, że zostanie ona zapamiętana przez potencjalnych klientów. Największą popularnością cieszą się nazwy około pięcioznakowe. Stosunkowo łatwo przy nich zaprojektować znak czy też slogan. Kłopotliwe w takiej sytuacji może być jednak znalezienie wolnej domeny internetowej.
Nowa nazwa firmy a faktury wystawiane przed i po zmianie
Zmiana nazwy firmy w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej powoduje, że przedsiębiorcy zastanawiają się nad korektą wystawionych przed zmianą faktur. Otóż należy pamiętać, że nie należy korygować faktur sprzedaży, które zostały wystawione przed zmianą nazwy przedsiębiorstwa, co do zasady najważniejszym i wymaganym elementem nazwy jest bowiem imię i nazwisko przedsiębiorcy, które zostało zawarte na fakturach. Zmianie może ulec jedynie dodatkowa fraza w nazwie.
Jednak w przypadku dokonywania sprzedaży i wystawiania faktur po zmianie nazwy firmy przedsiębiorca zobowiązany jest do zamieszczania na fakturach zaktualizowanej nazwy.
Podatnicy powinni również pamiętać o zawiadomieniu swoich kontrahentów o zmianie nazwy firmy. Jest to istotne ze względu na poprawność otrzymywanych faktur zakupu. Powinny one zawierać informacje zgodne z obowiązującymi przepisami (art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług). Jeżeli jednak zdarzy się sytuacja, że podatnik otrzyma fakturę z poprzednią nazwą firmy, konieczne będzie wystawienie noty korygującej lub skontaktowanie się z kontrahentem i prośba o wystawienie faktury korygującej dane formalne.
Nazwy firmy a różne rodzaje działalności
Podatnicy zakładając działalność gospodarczą, często decydują się na różne profile jej prowadzenia. Jeśli posiadają kilka oddziałów działalności, możliwe jest zastosowanie dwóch różnych nazw, które będą odpowiednio przypisane do tych oddziałów oraz zamieszczanie ich zamiennie na wystawionych fakturach, przy założeniu, że jest to ta sama jednoosobowa działalność gospodarcza. Warunkiem jest jednak zamieszczenie zarówno w jednej, jak i w drugiej nazwie imienia i nazwiska właściciela. Potwierdzeniem powyższego jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 maja 2013 r. o sygn. IBPP3/443-194/13/EJ, w której czytamy:
(...) na fakturach VAT wystawianych w związku z prowadzoną działalnością należy umieścić przede wszystkim firmę przedsiębiorcy, którą w rozpatrywanym przypadku jest imię i nazwisko Wnioskodawcy będącego osobą fizyczną. Używanie natomiast zamiennie, tj. w zależności, z którym działem firmy wykonywana czynność jest związana, pozostałych określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy poprzez dodanie do nazwy pełnej również nazwy skróconej identyfikującej rodzaj działalności (według wykonywanych usług), zgodnej z dokonanym zgłoszeniem jest dozwolone i pozostaje bez wpływu na rozliczenie podatkowe.
Reasumując, zmiana nazwy firmy jest możliwa w dowolnym momencie prowadzenia działalności, należy jednak pamiętać, aby nazwa spełniała określone w przepisach wymogi oraz aby została zgłoszona do CEIDG w określonym terminie.
