Zwrot dotacji unijnych - jak wygląda rozliczenie zwrotu środków?

Przedsiębiorcy chętnie korzystają z dotacji unijnych, ponieważ dotacje z funduszu unijnego co do zasady stanowią formę bezzwrotnej pomocy finansowej dla osób prowadzących działalności gospodarcze. Jest to zatem bardzo korzystny rodzaj wsparcia inwestycji w porównaniu do tradycyjnych form pozyskiwania dodatkowych środków takich jak kredyty czy pożyczki, które podlegają zwrotowi wraz z odsetkami i prowizjami. W artykule omówiono kiedy konieczny jest zwrot dotacji unijnych. 

Zwrot dotacji unijnych

Środki pozyskane przez przedsiębiorcę w ramach dotacji z funduszu unijnego nie podlegają zwrotowi, o ile zostały wykorzystane przez beneficjenta zgodnie z postanowieniami umowy zawartej z instytucją, która przyznała dotację oraz innych dokumentów, do których ta umowa się odwołuje. W zawartej przez przedsiębiorcę umowie wyszczególnione są warunki, których dotrzymanie umożliwia pozyskanie darmowej pomocy finansowej. Jeżeli natomiast określone w umowie warunki nie zostaną spełnione, beneficjent zobligowany jest do zwrotu dotacji w całości lub w części wraz z odsetkami.

Przyczyny zwrotu dotacji z funduszu unijnego mogą być różne, do najczęściej występujących należą wykorzystanie przyznanych środków niezgodnie z przeznaczeniem określonym w umowie, polegające w szczególności na zakupie innych towarów niż te określone w umowie lub wykorzystanie dotacji po upływie terminu, na jaki została przyznana. Innym częstym przypadkiem niedotrzymania przez przedsiębiorcę postanowień umowy o przyznanie dotacji jest nierozliczenie dotacji w terminie określonym w umowie.

Wydatki sfinansowane z dotacji a koszty uzyskania przychodów

Na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem z działalności gospodarczej są dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13 i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem, gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a-22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Dotacje z funduszu unijnego korzystają jednak ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 137 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przedsiębiorca otrzymujący dotację z funduszu unijnego musi mieć także na uwadze zapisy zawarte w art. 23 pkt. 56 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na tej podstawie nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 137. Oznacza to, że przychód z dotacji z funduszu unijnego jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale równocześnie wydatki sfinansowane z tej dotacji nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Rozliczenie zwrotu dotacji z funduszu unijnego

Dotacja z funduszu unijnego otrzymana przez przedsiębiorcę korzysta zatem ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym, ale równocześnie wydatki sfinansowane z tej dotacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Z uwagi na to, że otrzymana przez przedsiębiorcę dotacja unijna korzystała ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 137 ustawy o PIT, zwrot tej dotacji nie wymaga korygowania uzyskanych przez przedsiębiorcę przychodów.

W razie, gdy przedsiębiorca, który otrzymał dotację unijną, zostanie zobligowany do zwrotu tej dotacji, wydatki sfinansowane pierwotnie z tej dotacji, nie pochodzą już ze środków korzystających ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Nie ma już bowiem przesłanki sprawiającej, że wydatki podlegały wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów, rozliczenie zwrotu dotacji sprawiło, że wydatki sfinansowane pierwotnie ze środków pochodzących z dotacji nie są już sfinansowane z tych środków, gdyż dotacja została zwrócona. W konsekwencji, wydatki te nie podlegają już wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej i powinny ulec korekcie. Oznacza to, że w wyniku rozliczenia zwrotu dotacji przedsiębiorca ma prawo do dokonania korekty kosztów podatkowych poprzez zwiększenie kosztów uzyskania przychodów w okresie rozliczeniowym, w którym nastąpiło rozliczenie zwrotu dotacji, oczywiście pod warunkiem, że wspomniane wydatki spełniają ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przypadku gdy przyczyną korekty kosztów podatkowych jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka, to korekty należy dokonać „wstecz”. Oznacza to, że podatnik w celu dokonania korekty ma wówczas obowiązek cofnąć się do okresu, w którym doszło do wskazanego błędu lub omyłki. Jeżeli natomiast przyczyna korekty kosztów jest inna niż błąd rachunkowy lub oczywista omyłka, to wówczas podatnik powinien dokonać korekty kosztów „na bieżąco”, czyli poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

W wydawanych interpretacjach podatkowych organy podatkowe podkreślają, że wyłącznie w razie jednoznacznego stwierdzenia, że nieprawidłowe ujęcie przychodu lub kosztu było bezpośrednim wynikiem błędu rachunkowego bądź oczywistej omyłki, korekta kosztu winna być uwzględniana „wstecznie”.

Fragment interpretacji podatkowej (sygn. KDIB1-1.4010.58.2021.2.ŚS) z 14 maja 2021 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: „[…] w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do charakteru przyczyn korekty, korekta dokonywana winna być w okresie otrzymania dokumentu potwierdzającego przyczynę korekty (w przypadku korekty kosztów uzyskania przychodów) lub w okresie wystawienia tego dokumentu (w przypadku korekty przychodów). Tylko w przypadku jednoznacznego stwierdzenia, że nieprawidłowe ujęcie przychodu bądź kosztu było bezpośrednim wynikiem błędu rachunkowego lub oczywistej omyłki, korekta kosztu winna być uwzględniana »wstecznie«”.

W interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.463.2018.1.JG) z 9 listopada 2018 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do korekty przychodów podatkowych i korekty kosztów uzyskania przychodów w wyniku zwrotu dotacji.

Fragment uzasadnienia interpretacji: „[…] kwot dotacji, które w roku ich otrzymania stanowiły przychody wolne od podatku dochodowego od osób prawnych na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stwierdzić należy, że przepisy nie zawierają regulacji do sytuacji związanej z korektą przychodu zwolnionego z opodatkowania. Nie można więc dokonać korekty/zmniejszenia na bieżąco przychodów opodatkowanych o przychody, które wcześniej zostały wykazane jako zwolnione, zatem art. 12 ust. 3j nie znajdzie zastosowania w niniejszej sprawie. Natomiast w odniesieniu do dotowanych kosztów, Spółka powinna dokonać bieżącej korekty kosztów i wykazać korektę kosztów w zeznaniu podatkowym CIT-8 składanym za rok, w którym dokonano zwrotu kwoty dotacji. Z uwagi na to, że korekta dotyczy właśnie dochodu zwolnionego (dotacji), należy przyjąć, że korekta przychodów nie będzie dokonywana, natomiast korekta kosztów uzyskania przychodów będzie dokonywana na bieżąco – należy jedynie zwiększyć na bieżąco koszty w wysokości wyłączonej pierwotnie z kosztów uzyskania przychodów”.

Przykład 1.

Pan Marian prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w styczniu 2022 roku otrzymał dotację z funduszu unijnego. Przedsiębiorca prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, a jako formę opodatkowania stosuje skalę podatkową. W związku z wykorzystaniem przyznanych środków niezgodnie z przeznaczeniem określonym w umowie, polegającym na zakupie innych towarów, niż te w niej określone, pan Marian został zobligowany do zwrotu dotacji w całości. W maju 2022 roku mężczyzna dokonał zwrotu środków. Otrzymana przez pana Mariana dotacja korzystała ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 137 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przez co wydatki na towary sfinansowane z dotacji nie stanowiły kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Pan Marian nie zaliczał zatem wydatków sfinansowanych ze środków pozyskanych w ramach dotacji do kosztów podatkowych, czyli nie ujmował ich w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Czy rozliczenie zwrotu dotacji wymaga korygowania uzyskanych przez przedsiębiorcę przychodów, skoro dotacja korzystała ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Czy rozliczenie zwrotu dotacji uprawnia pana Mariana do zaliczenia wydatków pierwotnie sfinansowanych ze środków pozyskanych w ramach dotacji, a następnie w całości zwróconych do kosztów uzyskania przychodów? Jeżeli tak, to w jakim okresie pan Marian powinien ująć wskazane koszty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów? Rozliczenie zwrotu dotacji nie wymaga korygowania przez mężczyznę uzyskanych przez niego przychodów, ponieważ otrzymana dotacja, która została później zwrócona, korzystała ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Rozliczenie zwrotu dotacji pozwoli natomiast panu Marianowi na zaliczenie wydatków pierwotnie sfinansowanych ze środków pozyskanych w ramach dotacji, a następnie w całości zwróconych do kosztów uzyskania przychodów. W związku ze zwrotem dotacji, wydatki poniesione przez pana Mariana, które miały być sfinansowane z dotacji, ostatecznie w wyniku wykorzystania przyznanych środków niezgodnie z przeznaczeniem określonym w umowie zostały sfinansowane ze środków przedsiębiorcy, a więc wydatki te nie pochodzą już ze środków korzystających ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 137 ustawy o PIT. W związku z tym wydatki nie podlegają już wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Mężczyzna ma zatem prawo dokonać korekty kosztów podatkowych poprzez zwiększenie kosztów uzyskania przychodów w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał dokument, z którego wynika przyczyna korekty.