Wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z pomocy w prowadzeniu działalności gospodarczej. Osoba fizyczna, która ma jej udzielać, została formalnie zdefiniowana na potrzeby podlegania pod ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Nie może więc być nią każda osoba fizyczna. Co więcej, za osobę współpracującą należy opłacać co miesiąc składki ZUS. Powstaje w tym miejscu pytanie, czy składki ZUS za osobę współpracującą stanowią koszty uzyskania przychodu. Jeśli tak, to u kogo – przedsiębiorcy czy osoby współpracującej? Na to i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Kim jest osoba współpracująca?
Osoba współpracująca to osoba fizyczna spokrewniona z przedsiębiorcą będącym osobą fizyczną, która pomaga mu w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Warto odnieść się do definicji osoby współpracującej zawartej w art. 8 ust. 11 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa o SUS).
Przepis ten mówi, że za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami fizycznymi, uważa się:
- małżonka,
- dzieci własne,
- dzieci drugiego małżonka,
- dzieci przysposobione,
- rodziców,
- macochę,
- ojczyma,
- osoby przysposabiające
– jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej bądź umowy zlecenia (nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego).
Niemniej trzeba podkreślić, że ww. osoby spokrewnione ze wspólnikiem spółki osobowej nie będą uznawane za osoby współpracujące. Zawarcie jakiejkolwiek umowy z taką osobą będzie traktowane jak zawarcie umowy z tzw. obcą osobą.
Czy osoba współpracująca podlega składkom ZUS?
Na mocy art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o SUS osoby prowadzące pozarolniczą działalność, a także osoby z nimi współpracujące podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.
Osoba współpracująca – tak, jak osoba fizyczna prowadząca działalność – podlega także ubezpieczeniu wypadkowemu, może też zostać zgłoszona do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
Poza tym podlega obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Warto odnotować w tym miejscu, że podstawą składki zdrowotnej jest 75% z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, włącznie z wypłatami z zysku w IV kwartale 2023 roku ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Wyniosło ono 7 767,85 zł, a sama miesięczna składka zdrowotna jest stała przez cały 2024 rok i wynosi 524,33 zł.
Natomiast opłacanie Funduszu Pracy także jest obowiązkowe, niemniej w tym wypadku można skorzystać z takich samych zwolnień jak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (np. zwolnienie ze względu na wiek 55 lat – kobiety – lub 60 lat – mężczyźni).
- ulgi na start,
- ZUS-u preferencyjnego,
- ulgi Mały ZUS Plus.
To oznacza, że podlega ona pod tzw. minimalny ZUS w wysokości takiej samej jak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Wyjątkiem jest tutaj stała wysokość składki zdrowotnej niezależnej od formy opodatkowania przedsiębiorcy.
Zgodnie z art. 4 pkt 2 lit. r ustawy o SUS płatnikiem składek jest osoba prowadząca pozarolniczą działalność w stosunku do osób współpracujących przy prowadzeniu tej działalności. Co to oznacza w praktyce?
Składki ZUS za osobę współpracującą w całości opłaca przedsiębiorca, który korzysta z pomocy tej osoby. Składki ZUS za osobę współpracującą przedsiębiorca opłaca ze środków własnych.
Osoba współpracująca jest zobowiązana do opłacania tzw. pełnego ZUS-u i to niezależnie od tego, z jakich ulg korzysta przedsiębiorca. Osoba współpracująca opłaca zatem miesięcznie:
- składki ubezpieczenia społecznego – 1 485,31 zł z dobrowolnym chorobowym;
- składkę zdrowotną – 524,33 zł;
- Fundusz Pracy – 115,01 zł;
- niekiedy składkę na FGŚP.
Osoba współpracująca może podpisać umowę o pracę, zlecenie, agencyjną, inną o podobnym charakterze. Może jednak pomagać przy działalności gospodarczej bez umowy. W obu przypadkach przedsiębiorca opłaci za tę osobę pełny ZUS (w tym miesięczna składka zdrowotna 524,33 zł) i to niezależnie od wysokości wynagrodzenia z umowy o pracę.
Warto dodać, że gdy osoba współpracująca będzie pomagać przy działalności na podstawie jakiejkolwiek zawartej z przedsiębiorcą umowy, wówczas przedsiębiorca będzie dodatkowo opłacać za nią miesięczną składkę na FGŚP.
Co niezwykle ważne, gdy osoba współpracująca podejmie pomoc przy prowadzeniu działalności na podstawie umowy zlecania lub umowy o podobnym charakterze, wówczas przedsiębiorca będzie opłacał składki ZUS od kwoty brutto wynikającej z zawartej umowy zlecenie lub umowy o podobnym charakterze.
Składki ZUS za osobę współpracującą a koszty uzyskania przychodu
Niezależnie od tego, czy osoba współpracująca pomaga przy prowadzeniu działalności na podstawie umowy, czy bez umowy, to przedsiębiorca będzie musiał za nią opłacać składki ZUS.
Trzeba w tym miejscu wspomnieć, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 10 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki.
Kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki.
Wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika oraz składki ZUS od tego wynagrodzenia jako koszt uzyskania przychodu | |
Lp. | Wypłacone wynagrodzenie z poniższych tytułów |
1. | Ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy. |
2. | Z działalności wykonywanej osobiście, czyli działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, przychody z tytułu udziału w badaniach i eksperymentach prowadzonych przez podmioty tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych. |
3. | Z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej z wyłączeniem umów z punktu 4. |
4. | Z umów zleceń lub umów o dzieło uzyskiwanych wyłącznie od:
– z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów wymienionych w punkcie 3. |
Co więcej, według art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się nieopłaconych składek do ZUS-u w części finansowanej przez płatnika składek.
Wnioski z powyższego są następujące – jeżeli osoba współpracująca pomaga przy prowadzeniu działalności na podstawie jakiejkolwiek umowy, wówczas przedsiębiorca korzystający z pomocy tej osoby może zaliczyć wartość wynagrodzenie brutto w koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że zostało ono wypłacone. Należy pamiętać jednak, że przy umowie o pracę składki ZUS osoby współpracującej występują w wysokości pełnego ZUS-u.
Natomiast wszelkie składki ZUS osoby współpracującej finansowane przez przedsiębiorcę na mocy ww. przepisu będą kosztem uzyskania przychodów w dacie ich zapłaty.
Końcowo należy także odnotować, że gdy osoba współpracująca pomaga przedsiębiorcy w prowadzeniu działalności bez umowy lub na podstawie umowy o pracę, to przedsiębiorca może:
- zaliczyć składki ZUS społeczne i Fundusz Pracy do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich zapłaty;
- odliczyć od dochodu z prowadzonej przez siebie działalności składki ZUS społeczne, a Fundusz Pracy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich zapłaty.
Co ważne, składki ZUS osoby współpracującej, jeżeli są opłacone, wówczas zaliczone są do kosztów uzyskania przychodów (albo odliczone od dochodu z działalności) u przedsiębiorcy korzystającego z pomocy tej osoby. Osoba współpracująca nie może w ogóle po swojej stronie odliczyć tych składek ZUS ani zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodów (w zeznaniu rocznym).
Przypomnieć należy także, że zapłacona składka zdrowotna osoby współpracującej, z którą przedsiębiorca ma podpisaną jakąkolwiek umowę, nie może być w ogóle odliczana od podatku.
Niemniej opłacona przez przedsiębiorcę składka zdrowotna za osobę współpracującą może być:
- kosztem lub może być odliczona od dochodu u przedsiębiorcy stosującego formę opodatkowania podatkiem liniowym (do wysokości rocznego limitu 11 600 zł), który korzysta z pomocy osoby współpracującej;
- odliczona w wysokości 50% od przychodu u przedsiębiorcy stosującego formę opodatkowania ryczałt ewidencjonowany, który korzysta z pomocy osoby współpracującej.
