Poradnik Przedsiębiorcy

Kradzież środków pieniężnych a koszty uzyskania przychodów

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z możliwością poniesienia pewnego ryzyka. Kradzież środków pieniężnych jest jednym z jego przejawów. Poniesienie ekonomicznej straty jest kwestią oczywistą. Pozostaje jednak pytanie o kwestie podatkowe. Czy taką kradzież można ująć w kosztach uzyskania przychodu? W niniejszym artykule postaramy się przeanalizować ten problem.

Kwalifikacja danego wydatku jako koszt uzyskania przychodu

Nie możemy poszukiwać odpowiedzi na zadane pytanie bez wyjaśnienia istoty kosztu podatkowego. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Na podstawie tej definicji w doktrynie przyjmuje się, że w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej kosztem uzyskania przychodów będzie taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
  • został właściwie udokumentowany;
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kluczowym elementem jest istnienie związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a możliwością osiągnięcia przychodu. Dany wydatek musi w sposób obiektywny przyczyniać się do uzyskania przychodu podatkowego. Przy czym należy podkreślić, że związek ten może mieć zarówno charakter bezpośredni, jak i pośredni.

W konsekwencji pojawia się pytanie, czy tego rodzaju związek występuje w przypadku poniesienia straty w środkach pieniężnych na skutek kradzieży oraz czy taka strata może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Kradzież środków pieniężnych jako koszt podatkowy

Przedstawiona okoliczność nie została wprost wymieniona w negatywnym katalogu kosztów. Powoduje to, że przy ocenie, czy może stanowić koszt, należy kierować się przesłankami ogólnymi. Choć w przypadku kradzieży trudno mówić, aby tego rodzaju „wydatek” przyczyniał się do osiągania przychodu z działalności gospodarczej, to jednak organy podatkowe stoją na stanowisku, że jest możliwe zaliczenie straty w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodu. Jednak nie może to odbywać się bezkrytycznie i konieczne jest spełnienie określonych warunków.

W przypadku strat w majątku obrotowym (kradzieży środków pieniężnych) trudno mówić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów. Mogą one jednak co do zasady stanowić element kosztowy w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Możliwość zaliczenia poniesionej straty w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowana jest jednak od spełnienia następujących warunków: 

  • strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności;
  • jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika;
  • musi być właściwie udokumentowana;
  • podatnik winien wykazać, że podjął właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem tejże straty.

Jak widać z przedstawionych warunków, skradzione środki pieniężne mogą stanowić koszt podatkowy, jednak wyłącznie w przypadku zdarzeń nieprzewidzianych i takich, które były nie do uniknięcia pomimo zachowania należytej staranności przez przedsiębiorcę oraz podjęcia przez niego racjonalnych działań mających na celu właściwe zabezpieczenie oraz ochronę firmowych wartości pieniężnych.

Podatnik może potraktować jako koszt wartość skradzionych środków pieniężnych, jeżeli doszło do kradzieży pomimo zachowania wszelkich racjonalnych i uzasadnionych środków ostrożności.
W przypadku natomiast, gdy do kradzieży doszło na skutek niedbalstwa czy lekkomyślności przedsiębiorcy, który dodatkowo nie przestrzegał zasad bezpieczeństwa w zakresie ochrony wartości pieniężnych, poniesiona strata nie może stanowić kosztu podatkowego. Ocena, czy konkretny podatnik dochował należytej staranności, ma zawsze charakter indywidualny, natomiast badaniu podlegają okoliczności danej sprawy. Ryzyko gospodarcze oraz finansowe zawsze spoczywa na podmiocie prowadzącym działalność gospodarczą.

Do kwestii zachowania należytej staranności w toku prowadzonej działalności gospodarczej odniósł się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 1 września 2017 r., nr 0113-KDIPT3.4011.209.2017.1.MH:

Określając należytą staranność, należy mieć na uwadze staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, chodzi tu o pewien wzorzec zachowania w zakresie zaangażowania i dbałości w wykonaniu pewnych czynności. Jest to zatem pewne obiektywne minimum, którego można, a wręcz należy oczekiwać od przeciętnego człowieka. Ocena należytej staranności w zakresie prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej musi tym bardziej uwzględniać zawodowy charakter tej działalności. W tym przypadku, zawodowy charakter działalności określa obiektywny wzorzec wymaganej staranności. Jak wskazano powyżej działalność w tak specyficznym zakresie wymaga dochowania szczególnej staranności, której nie dochowano w przedmiotowej sprawie, tym bardziej, że Wnioskodawca samodzielnie transportował znaczną sumę środków pieniężnych.

W przedstawionym stanie faktycznym, Wnioskodawca nie wykazał, że podjął wszelkie niezbędne działania zabezpieczające przed powstaniem tejże straty, tj. dochował należytej staranności w czasie transportu gotówki. Mając na uwadze przedstawiony opis stanu faktycznego oraz powołane przepisy prawa stwierdzić należy, że Wnioskodawca nie może zaliczyć straty w środkach obrotowych powstałej w wyniku kradzieży do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Na marginesie warto wskazać, że w zakresie norm bezpieczeństwa dotyczących środków obrotowych firmy warto sięgnąć do treści Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć stratę w środkach obrotowych, w przypadku gdy podatnikowi nie można przypisać żadnego stopnia zawinienia przy jej powstaniu. Jeżeli kradzież środków pieniężnych była niezależna od zachowanych środków ostrożności, to tego rodzaju uszczerbek ekonomiczny podatnik może zaliczyć w poczet kosztów podatkowych.
Nie można również zapominać, że warunkiem ujęcia straty jako kosztu podatkowego jest odpowiednie udokumentowanie tego faktu. W rezultacie zaistnienie szkody powinno zostać wykazane poprzez zgłoszenie do odpowiednich organów ścigania. Dopiero bowiem wykazanie poniesienia straty, zachowania należytej staranności, braku winy oraz podjęcia wszelkich racjonalnych działań mających na celu ochronę pieniędzy daje przedsiębiorcy prawo do ujęcia w kosztach wartości skradzionych środków pieniężnych.

Poszukując przykładu, warto odnieść się do interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 maja 2017 r., nr 2461-IBPB-1-1.4511.45.2017.2.BK:

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, iż jeżeli Wnioskodawca, jak twierdzi:

  • dopełnił należytej staranności w nadzorowaniu rozliczeń akwizytora z Wnioskodawcą,
  • podjął wszelkie możliwe w okolicznościach sprawy działania zmierzające do odzyskania utraconych środków pieniężnych, jak również
  • dysponował będzie stosownymi dokumentami potwierdzającymi podjęcie ww. działań i czynności

to w roku podatkowym, w którym uzyska ostateczną informację o niemożności odzyskania ww. środków, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wskazaną we wniosku stratę w środkach obrotowych”.

Podsumowując nasz dzisiejszych artykuł, zauważyć należy, że istnieje możliwość uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu kradzieży środków pieniężnych. Jednakże nie odbywa się to w sposób automatyczny. Przedsiębiorcy muszą bowiem pamiętać, że niezbędne jest wykazanie spełnienia kilku warunków dotyczących kwestii winy oraz podjętych działań ochronnych i zabezpieczających. Dopiero bowiem wykazanie, że podatnik nie miał żadnego wpływu na utratę środków pieniężnych, daje podstawę do ujęcia powstałej straty w kosztach uzyskania przychodu.