W poniższym artykule przeanalizujemy, czy służbowa podróż samochodem elektrycznym pracownika podlega takim samym zasadom ustalania limitu kosztów w podatku dochodowym, jak ma to miejsce w przypadku pojazdów spalinowych, oraz czy obowiązuje tu ewidencja przebiegu pojazdu.
Brak limitu kosztów przy służbowej podróży samochodem elektrycznym
Przypomnijmy, że w myśl Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT), aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi:
- zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione przez inne osoby),
- być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona,
- pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- zostać właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Z powyższego wynika, że wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów nie mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.
W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodu osobowego. W myśl bowiem art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT: za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
- w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to koszty jego eksploatacji i bieżącego wykorzystywania. Oznacza to, że do kosztów używania samochodów osobowych (niestanowiących majątku podatnika) na potrzeby podróży służbowych pracowników zalicza się wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne, takie jak koszty zakupu paliwa, energii elektrycznej, oleju czy gazu. Do tej kategorii należą również inne opłaty wynikające z podróży, w tym za przejazdy autostradami, mostami i promami oraz opłaty parkingowe.
Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT są przepisy – wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 Ustawy z 6 września 2001 roku o transporcie drogowym – Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Jak wskazano w art. 16 ust. 4 ustawy o CIT, stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu odnosi się do stawki określonej dla samochodów osobowych, uwzględniającej odpowiednio pojemność silnika. Możliwość zastosowania powyższego przepisu zależy od tego, czy prowadzona jest właściwa ewidencja (ewidencja przebiegu pojazdu).
Z kolei sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.
Zgodnie z tym przepisem: przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Służbowa podróż samochodem elektrycznym a limit kosztów w CIT
Przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy stanowią, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości będącej iloczynem przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca i która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 Ustawy z 6 września 2001 roku o transporcie drogowym.
Natomiast zgodnie z § 2 pkt 1 ww. rozporządzenia stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego nie może być wyższa niż:
- 0,89 zł – w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 1,15 zł – w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy nie regulują w sposób odrębny określenia kwoty kosztów używania pojazdów do celów służbowych dla samochodów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem.
Jak wskazał Szef Krajowej Administracji Skarbowej w piśmie z 18 stycznia 2026 roku (nr DOP12.8221.45.2025), wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej dla pracowników spełniają warunki uznania za koszty uzyskania przychodów. Zostały one bowiem poniesione w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych, a obowiązek zwrotu kosztów przez pracodawcę wynika z Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy.
Należy jednak wskazać, że wydatki te nie podlegają limitowi, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT ze względu na fakt, że odrębne przepisy, do których odwołuje się ustawodawca, w obecnym stanie prawnym nie przewidują limitów dla samochodów innych niż spalinowe. Wydatki z tego tytułu mogą zatem zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Przykład 1.
Pan Tomasz jest właścicielem samochodu elektrycznego, który wykorzystuje do potrzeb służbowych. W lipcu przejechał 160 km. Całkowity koszt podróży służbowej wyniósł 400 zł i taką też kwotę zwrotu pan Tomasz otrzymał od swojego pracodawcy.
Jaką kwotę pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Biorąc pod uwagę treść art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT oraz przepisy rozporządzenia zwrot kosztu dla pojazdów spalinowych wynosi 184 zł (160 km × 1,15 zł). Należy jednak wskazać, że limit ten nie dotyczy pojazdów elektrycznych. W konsekwencji pracodawca do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć całą kwotę zwrotu tj. 400 zł.
Podsumowując, w przypadku podróży służbowych samochodem elektrycznym nie znajduje zastosowanie oraz ograniczenie w limicie kosztów określone w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT.
