Poradnik Przedsiębiorcy

Brak UPO – alternatywne sposoby na jego pozyskanie!

Urzędowe poświadczenie odbioru, tj. UPO, stanowi potwierdzenie dokonania elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego bądź deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych do ZUS-u. Można je wygenerować w formacie XML lub PDF. Niekiedy zdarza się, że podatnik zgubi UPO bądź zapomni go wygenerować. Co zrobić, gdy w dokumentacji brak UPO? Podpowiadamy!

Kiedy podatnik otrzyma UPO?

Urzędowe poświadczenie odbioru otrzymywane jest wyłącznie, gdy wysyłka elektroniczna deklaracji przebiegła pozytywnie i otrzymała ona status 200 „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO lub Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”.

Jeśli nie chcesz, aby zdarzył Ci się brak UPO, zapoznaj się z poniższymi artykułami:
UPO, czyli potwierdzenie złożenia PIT w urzędzie
Pobieranie UPO dla JPK.

UPO – kiedy go nie otrzymamy?

Podatnik nie otrzyma UPO w sytuacji, gdy w trakcie wysyłki deklaracji otrzymał on inny status wysyłki niż 200. W poniższej tabeli przedstawiamy najczęściej powtarzające się błędy wysyłki deklaracji.

Kod błędu

Co oznacza błąd?

Jak rozwiązać błąd?

Błąd 402 Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji

podatnik nie złożył pełnomocnictwa lub upoważnienia na osobę, która zleca wysyłkę deklaracji za pomocą swojego podpisu

aby przesyłka przeszła, konieczne jest złożenie na osobę zlecającą wysyłkę druku UPL-1

Błąd 404 Dokument z nieważnym certyfikatem

deklaracja została podpisana przy pomocy podpisu kwalifikowanego, którego okres ważności minął

należałoby przedłużyć ważność podpisu kwalifikowanego

Błąd 414 Weryfikacja negatywna – błąd danych identyfikacyjnych

deklaracja została podpisana za pomocą błędnych danych autoryzacyjnych, tj. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP-ie, numerze PESEL czy kwocie przychodu

należałoby zweryfikować w szczególności, czy podana jest właściwa kwota przychodu oraz czy pozostałe dane są właściwe

Błąd 411 Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim identyfikatorem podatkowym

deklaracja już została złożona z danym identyfikatorem podatkowym

zweryfikować, czy deklaracja została rzeczywiście już złożona (np. przy pomocy kontaktu z US)

Brak UPO – co zrobić, gdy zapomniało się go wygenerować?

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na to, że nie ma konieczności drukowania i przechowywania papierowo każdego wygenerowanego UPO. Dokument UPO może być przechowywany elektronicznie, np. w systemie księgowym lub na prywatnym dysku. W związku z tym, jeśli podatnik go nie wydrukował i tym samym brakuje UPO w dokumentacji firmowej, to jeśli jest on w dalszym ciągu do pobrania w programie, na którym sporządzaliśmy deklarację, podatnik z tego tytułu nie będzie miał negatywnych konsekwencji. 

Jeśli deklaracja została wysłana przez program komputerowy i status wysyłki określony został kodem „200”, to podatnik powinien mieć możliwość każdorazowego wygenerowania UPO, mimo że od wysyłki minął np. tydzień.

Brak UPO a numer referencyjny

W sytuacji gdy nie pobraliśmy UPO, ale znany jest numer referencyjny wysyłki deklaracji, możliwe jest jego pobranie na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem – https://mikro-jpk.mf.gov.pl/?action=SearchUpo. Po wprowadzeniu numeru referencyjnego deklaracji dokument UPO można pobrać za pomocą opcji:

  • WYŚWIETL – w formacie PDF,

  • POBIERZ – w formacie XML.

Wysłanie dokumentu nie jest równoznaczne z jego złożeniem. Numer referencyjny nadawany jest przy wysyłce deklaracji. Natomiast nie zawsze jego posiadanie świadczy o tym, że deklaracja dotarła do organu podatkowego i możliwe jest dla niej pobranie UPO.

W sytuacji gdy podatnik nie posiada numeru referencyjnego i ma wątpliwość, czy wysłał deklarację, a w dalszym ciągu brak UPO, to możliwe jest:

Gdy nie znamy numeru referencyjnego:

  1. skontaktowanie się z działem technicznym systemu e-deklaracje, na adres info.e-deklaracje@mf.gov.pl i poprosić o odtworzenie numeru referencyjnego poprzez wskazanie danych autoryzujących – PESEL/NIP, rodzaj wysłanej deklaracji oraz datę, w której deklaracja mogła być zlecona;

  2. skontaktowanie się z urzędem skarbowym z prośbą o ustalenie, czy deklaracja skutecznie została dostarczona. Urząd skarbowy może sporządzić na prośbę podatnika kopię deklaracji (na podstawie art. 178 § 3 Ordynacji podatkowej) przy czym jest to odpłatne – należy uiścić opłatę skarbową.

Brak UPO – informowanie o statusie wysyłki deklaracji w wFirma.pl

W systemie wFirma.pl stworzone zostały narzędzia, dzięki którym pilnowane jest, aby deklaracje zostały wysłane terminowo. W pierwszej kolejności system za pomocą wiadomości e-mail (jeśli użytkownik pozostawił włączone powiadomienia) informuje o zbliżającym się obowiązku złożenia deklaracji:

Brak UPO - wiadomość e-mail

To, ile dni wcześniej przyjdzie powiadomienie, można ustawić bezpośrednio w terminarzu w zakładce: START » TERMINARZ » POWIADOMIENIA.

Brak UPO - terminarz

Mimo ustawienia określonego terminu powiadomienia, zawsze dzień przed ostatecznym terminem złożenia deklaracji system wysyła maila powiadamiającego o tym, że jutro mija termin złożenia deklaracji.

Gdy użytkownik zleci wysyłkę deklaracji, to system komunikuje o statusach wysyłki w dwóch formach:

  1. kolorze koperty, która pojawi się przy deklaracji:

    1. zielona – przesyłka została poprawnie przyjęta i można pobrać UPO,

    2. czerwona – przesyłka nie została przyjęta, 

    3. szara – przesyłka została dopiero zlecona.

Brak UPO - komunikaty

  1. komunikatem systemowym – o przebiegu każdej wysyłki system informuje wewnętrznym komunikatem systemowym (po zalogowaniu do konta) oraz komunikatem o przebiegu wysyłce w mailu.

Brak UPO - komunikat systemowy

Tak więc, gdy po wysyłce deklaracji nastąpi brak UPO system odpowiednio o tym poinformuje i będzie można ponowić wysyłkę tak, aby przeszła ona prawidłowo.