Urzędowe poświadczenie odbioru, tj. UPO, stanowi potwierdzenie dokonania elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego bądź deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych do ZUS-u. Można je wygenerować w formacie XML lub PDF. Niekiedy zdarza się, że podatnik zgubi UPO bądź zapomni go wygenerować. Co zrobić, gdy w dokumentacji brak UPO? Podpowiadamy!
Kiedy podatnik otrzyma UPO?
Urzędowe poświadczenie odbioru otrzymywane jest wyłącznie, gdy wysyłka elektroniczna deklaracji przebiegła pozytywnie i otrzymała ona status 200 „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO lub Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”.
UPO – kiedy go nie otrzymamy?
Podatnik nie otrzyma UPO w sytuacji, gdy w trakcie wysyłki deklaracji otrzymał on inny status wysyłki niż 200. W poniższej tabeli przedstawiamy najczęściej powtarzające się błędy wysyłki deklaracji.
Kod błędu | Co oznacza błąd? | Jak rozwiązać błąd? |
Błąd 402 Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji | podatnik nie złożył pełnomocnictwa lub upoważnienia na osobę, która zleca wysyłkę deklaracji za pomocą swojego podpisu | aby przesyłka przeszła, konieczne jest złożenie na osobę zlecającą wysyłkę druku UPL-1 |
Błąd 404 Dokument z nieważnym certyfikatem | deklaracja została podpisana przy pomocy podpisu kwalifikowanego, którego okres ważności minął | należałoby przedłużyć ważność podpisu kwalifikowanego |
Błąd 414 Weryfikacja negatywna – błąd danych identyfikacyjnych | deklaracja została podpisana za pomocą błędnych danych autoryzacyjnych, tj. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP-ie, numerze PESEL czy kwocie przychodu | należałoby zweryfikować w szczególności, czy podana jest właściwa kwota przychodu oraz czy pozostałe dane są właściwe |
Błąd 411 Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim identyfikatorem podatkowym | deklaracja już została złożona z danym identyfikatorem podatkowym | zweryfikować, czy deklaracja została rzeczywiście już złożona (np. przy pomocy kontaktu z US) |
Brak UPO – co zrobić, gdy zapomniało się go wygenerować?
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na to, że nie ma konieczności drukowania i przechowywania papierowo każdego wygenerowanego UPO. Dokument UPO może być przechowywany elektronicznie, np. w systemie księgowym lub na prywatnym dysku. W związku z tym, jeśli podatnik go nie wydrukował i tym samym brakuje UPO w dokumentacji firmowej, to jeśli jest on w dalszym ciągu do pobrania w programie, na którym sporządzaliśmy deklarację, podatnik z tego tytułu nie będzie miał negatywnych konsekwencji.
Brak UPO a numer referencyjny
W sytuacji gdy nie pobraliśmy UPO, ale znany jest numer referencyjny wysyłki deklaracji, możliwe jest jego pobranie na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem – https://mikro-jpk.mf.gov.pl/?action=SearchUpo. Po wprowadzeniu numeru referencyjnego deklaracji dokument UPO można pobrać za pomocą opcji:
- WYŚWIETL – w formacie PDF,
- POBIERZ – w formacie XML.
Gdy nie znamy numeru referencyjnego:
- skontaktowanie się z działem technicznym systemu e-deklaracje, na adres info.e-deklaracje@mf.gov.pl i poprosić o odtworzenie numeru referencyjnego poprzez wskazanie danych autoryzujących – PESEL/NIP, rodzaj wysłanej deklaracji oraz datę, w której deklaracja mogła być zlecona;
- skontaktowanie się z urzędem skarbowym z prośbą o ustalenie, czy deklaracja skutecznie została dostarczona. Urząd skarbowy może sporządzić na prośbę podatnika kopię deklaracji (na podstawie art. 178 § 3 Ordynacji podatkowej) przy czym jest to odpłatne – należy uiścić opłatę skarbową.
Brak UPO – informowanie o statusie wysyłki deklaracji w wFirma.pl
W systemie wFirma.pl stworzone zostały narzędzia, dzięki którym pilnowane jest, aby deklaracje zostały wysłane terminowo. W pierwszej kolejności system za pomocą wiadomości e-mail (jeśli użytkownik pozostawił włączone powiadomienia) informuje o zbliżającym się obowiązku złożenia deklaracji:
To, ile dni wcześniej przyjdzie powiadomienie, można ustawić bezpośrednio w terminarzu w zakładce: START » TERMINARZ » POWIADOMIENIA.
Gdy użytkownik zleci wysyłkę deklaracji, to system komunikuje o statusach wysyłki w dwóch formach:
kolorze koperty, która pojawi się przy deklaracji:
- zielona – przesyłka została poprawnie przyjęta i można pobrać UPO,
- czerwona – przesyłka nie została przyjęta,
- szara – przesyłka została dopiero zlecona.
komunikatem systemowym – o przebiegu każdej wysyłki system informuje wewnętrznym komunikatem systemowym (po zalogowaniu do konta) oraz komunikatem o przebiegu wysyłce w mailu.
Tak więc, gdy po wysyłce deklaracji nastąpi brak UPO system odpowiednio o tym poinformuje i będzie można ponowić wysyłkę tak, aby przeszła ona prawidłowo.
