Poradnik Przedsiębiorcy

Skutki nierzetelnego prowadzenia ksiąg podatkowych

Jednym z obowiązków nałożonych na przedsiębiorców jest prowadzenie ksiąg podatkowych w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Pozwala to bowiem na poprawne określenie wszystkich elementów rozliczenia podatkowego i w ostateczności umożliwia ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego we właściwej wysokości. W poniższym artykule zastanowimy się natomiast, jakie są skutki nierzetelnego prowadzenia ksiąg podatkowych.

Obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych w sposób rzetelny i niewadliwy

Nasza analiza będzie opierać się na przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, co oznacza, że w zakresie ksiąg podatkowych należy sięgnąć do treści rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak stanowi § 10 rozporządzenia podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Natomiast księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:

  1. niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

  2. brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

  3. błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

  4. podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy o KAS;

  5. błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 11 ust. 3.

Podobne rozwiązania przewidziano w Ordynacji podatkowej, gdzie w art. 193 możemy przeczytać, że księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.

Księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Organ podatkowy nie uznaje za dowód ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy. Uznaje jednak za dowód księgi podatkowe, które prowadzone są w sposób wadliwy, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.

Jeżeli organ podatkowy stwierdzi, że księgi podatkowe są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy, to w protokole badania ksiąg określa, za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ksiąg za dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.

Wspomniane na wstępie nieodzwierciedlanie stanu rzeczywistego w księgach może przybrać kilka postaci. Z nierzetelnością ksiąg podatkowych będziemy mieli do czynienia, gdy w księgach ujęto zdarzenia fikcyjne, gdy nie ujęto rzeczywistych zdarzeń gospodarczych bądź gdy ujęto zdarzenia w innej wartości niż ich realna wielkość.

Nierzetelne są te księgi, które zawierają niezgodne z prawdą wpisy. Trzeba przy tym wskazać, że nierzetelność nie jest związana z błędnym stosowaniem prawa. Przykładowo ujęcia przez przedsiębiorcę wydatku jako koszt, który zgodnie z przepisami podatkowymi jest z kategorii kosztów wyłączony, nie stanowi przypadku nierzetelności. 

Poza kilkoma wyjątkami z nierzetelnymi księgami mamy do czynienia, gdy nie odzwierciedlają one przebiegu rzeczywistych zdarzeń, co przede wszystkim dotyczy zdarzeń gospodarczych. 

Podatkowe skutki nierzetelnego prowadzenia ksiąg

Pierwszy skutek związany z nierzetelnością ksiąg został już wskazany i dotyczy on postępowania dowodowego. Ordynacja podatkowa określa bowiem, że rzetelne księgi podatkowe stanowią dowód tego, co zostało w nich zawarte. W konsekwencji księgi podatkowe korzystają z domniemania rzetelności, które to jednak może zostać obalone przez organy podatkowe.

Organ podatkowy może przeprowadzić czynność badania ksiąg podatkowych pod kątem ich rzetelności i niewadliwości, co odbywa się w drodze protokołu z badania. Organ określa w nim, za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ksiąg za dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.

Odpis protokołu organ podatkowy doręcza stronie. Ta w terminie 14 dni od dnia doręczenia może wnieść zastrzeżenia do zawartych w nim ustaleń, przedstawiając jednocześnie dowody, które umożliwią organowi podatkowemu prawidłowe określenie podstawy opodatkowania.

Ustalenie przez organ podatkowy, że księgi podatkowe są nierzetelne, ma następcze skutki w zakresie ustalenia podstawy opodatkowania. Otóż organ podatkowy bada, czy i w jakim zakresie możliwe jest poprawne wyznaczenie podstawy opodatkowania.

W przypadku gdy dowody zgromadzone w toku postępowania dowodowego (zarówno przez podatnika, jak i przez organ podatkowy) nie wystarczą do ustalenia podstawy opodatkowania, następuje jej oszacowanie.

Organ podatkowy odstąpi od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli:

  1. pomimo braku ksiąg podatkowych dowody uzyskane w toku postępowania pozwalają na określenie podstawy opodatkowania;

  2. dane wynikające z ksiąg podatkowych uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

Zgodnie z art. 23 Ordynacji podatkowej organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, m.in. jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

Podstawę opodatkowania określa się w drodze oszacowania, stosując w szczególności następujące metody: porównawczą wewnętrzną, porównawczą zewnętrzną, remanentową, produkcyjną, kosztową, udziału dochodu w obrocie. Określenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania powinno zmierzać do określenia jej w wysokości zbliżonej do rzeczywistej podstawy opodatkowania. Organ podatkowy, określając podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, uzasadnia wybór metody oszacowania.

Prowadzenie nierzetelnych ksiąg podatkowych naraża podatnika na określenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania przez organ podatkowy.

Karno - skarbowe skutki nierzetelnego prowadzenia ksiąg podatkowych

Kolejne skutki wiążą się z odpowiedzialnością karno-skarbową. Otóż, jak podaje art. 61 kks, kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Warto także wskazać, że w rozumieniu KKS księgami są:

  1. księgi rachunkowe;

  2. podatkowa księga przychodów i rozchodów;

  3. ewidencja;

  4. rejestr;

  5. inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej.

Nierzetelne prowadzenie księgi podatkowej stanowi czyn zabroniony zagrożony karą grzywny przewidzianą w Kodeksie karnym skarbowym. Sprawca może uchronić się przed odpowiedzialnością z tego tytułu, korzystając z instytucji czynnego żalu.

Z przedstawionych wyjaśnień wynika, że zdarzenie nierzetelności ksiąg podatkowych wywołuje różnorakie skutki obejmujące zarówno podatki, jak i prawo karne skarbowe. Warto zatem zadbać, aby prowadzone przez przedsiębiorcę księgi odzwierciedlały stan rzeczywisty.