Strata podatkowa – jak długo należy przechowywać księgi?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Przedsiębiorcy, prowadząc działalność gospodarczą, często osiągają stratę. Strata podatkowa może być rozliczona przez nich w latach następnych. Jak długo winni przechowywać dokumenty księgowe?

Przechowywanie ksiąg – przedawnienie

Długość przechowywania dokumentacji podatkowej została określona szczegółowo w ustawie – Ordynacja podatkowa. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez księgi podatkowe zgodnie z Ordynacją podatkową rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zatem zgodnie z powyższym księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach należy przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przypomnijmy, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego oznacza, że po upływie określonego czasu – od momentu powstania zobowiązania podatkowego – zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy po upływie terminu przedawnienia nie może domagać się uregulowania (nie ma możliwości wyegzekwowania) należnego świadczenia.

Strata podatkowa – rozliczenie 

W pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy, z wyjątkiem zwolnionych od podatku, są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie według ustalonego wzoru o wysokości dochodu (straty) osiągniętego w roku podatkowym – do końca 3. miesiąca roku następnego. W  tym terminie powinno się także wpłacić podatek należny albo różnicę między podatkiem należnym od dochodu wykazanego w zeznaniu a sumą należnych zaliczek za okres od początku roku. 

W przypadku, gdy koszty uzyskania przychodów przekraczają wartość przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów. Tutaj należy przypomnieć, że od 2018 roku obowiązuje podział dochodów na te osiągane z zysków kapitałowych oraz pozostałe. Tym samym strata może wystąpić zarówno z zysków kapitałowych, jak i z pozostałych dochodów. 

Dochód z danego źródła możemy obniżyć o wysokość straty. Wysokość odliczenia nie może w żadnym z tych lat przekraczać 50% powstałej w danym roku straty. 

Ustawodawca od 2019 roku zmienił zasady rozliczenia straty podatkowej. Zgodnie z art. 7 ust. 5 ustawy o CIT o wysokość straty ze źródła przychodów, poniesionej w roku podatkowym, podatnik może:

  1. obniżyć dochód uzyskany z tego źródła w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych, z tym że kwota obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% wysokości tej straty, albo

  2. obniżyć jednorazowo dochód uzyskany z tego źródła w jednym z najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu lat podatkowych o kwotę nieprzekraczającą 5 000 000 zł; nieodliczona kwota podlega rozliczeniu w pozostałych latach tego 5-letniego okresu, z tym że kwota obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% wysokości tej straty.

Strata podatkowa - weryfikacja rozliczenia przez organ podatkowy

Uprawnienie organów podatkowych do ustalenia dochodu danego roku podatkowego może odbywać się z uwzględnieniem obliczeń z tytułu strat poniesionych przez podatnika w okresie poprzedzających 5 lat podatkowych. 

Składając zeznanie o wysokości dochodu osiągniętego w danym roku podatkowym, w którym pokryto straty poniesione w okresie wcześniejszym, podatnik musi się liczyć z tym, że kontrola i weryfikacja tego zeznania przez organ podatkowy rozciągać się będzie także na zdarzenia gospodarcze we wcześniejszych latach podatkowych, w których wystąpiła strata pokrywana dochodem danego roku podatkowego. 

Skoro strata może być pokryta z dochodu w kolejnych latach podatkowych, to jest równoznaczne z możliwością obniżenia podstawy opodatkowania, a w konsekwencji i wysokości podatku. 

Zgodnie z art. 3 pkt 6 Ordynacji podatkowej ulgi podatkowe to przewidziane w przepisach prawa podatkowego zwolnienia, odliczenia, obniżki albo zmniejszenia, których zastosowanie powoduje obniżenie podstawy opodatkowania lub wysokości podatku, z wyjątkiem obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług oraz innych odliczeń stanowiących element konstrukcji tego podatku.

Należy zwrócić uwagę, że w ewentualnym postępowaniu podatkowym czy kontrolnym, którego przedmiotem jest określenie wysokości zobowiązania podatkowego, zasadniczą kwestią wymagającą wyjaśnienia jest wysokość podstawy opodatkowania, którą kształtują nie tylko uzyskane w roku podatkowym przychody i koszty ich uzyskania, lecz także przysługujące podatnikowi ulgi podatkowe, o których mowa w powyższym przepisie.

Tym samym organ podatkowy w przypadku weryfikacji winien wydać decyzję określającą stratę podatnika w danym roku podatkowym na podstawie art. 24 ustawy – Ordynacja podatkowa.

Strata podatkowa a przechowywanie ksiąg 

Podatnicy w przypadku rozliczenia straty podatkowej zastanawiają się, jak długo winni przechowywać księgi podatkowe. W praktyce bowiem strata jest rozliczana przez kilka lat.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. W 2015 roku w wyniku zmiany profilu działalności poniósł on stratę. Spółka rozliczyła ją w następnych latach. Ostatecznie strata została rozliczona w 2019 roku. W związku z tym, jak długo spółka będzie obowiązana przechowywać księgi podatkowe?

W przeszłości organy podatkowe twierdziły, że okres przechowywania ksiąg jest dłuższy w sytuacji, gdy podatnicy odliczają stratę poniesioną w roku podatkowym w jednym z 5 kolejnych lat podatkowych.

Uważały one, że księgi podatkowe dotyczące roku, w którym poniesiona została strata, winny być przechowane aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok podatkowy, w którym strata była odliczana. 

Podatnicy zdaniem organów powinni więc przechowywać księgi podatkowe nawet 10 lat.

Obecnie jednak powyższa linia interpretacyjna już nie obowiązuje. Jak to już powyżej wykazaliśmy, w przypadku weryfikacji rozliczenia straty organ wydaje decyzję określającą. 

Biorąc to pod uwagę, organ podatkowy może wydać decyzję określającą wysokość straty do końca okresu przedawnienia. W naszym przypadku okres przedawnienia dla rozliczenia z 2015 roku kończy się w 2021 roku.

Tym samym spółka tylko do końca 2021 roku winna przechowywać księgi podatkowe.

Podsumowując, powyższe stanowisko jest korzystne dla podatników. Okres przechowywania ksiąg liczony jest bowiem od momentu poniesienia straty i wykazania jej w zeznaniu. 

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów