Poradnik Przedsiębiorcy

Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych - o czym należy pamiętać?

Podatnicy decydujący się na prowadzenie pełnej księgowości powinni zapoznać się z obowiązującymi przepisami w celu dopełnienia formalności związanych z zawiadomieniem o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Sprawdź, z czym wiąże się dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Pełna księgowość – obowiązek czy dobrowolność?

Pełna księgowość (księgi handlowe, księgi rachunkowe) to szczegółowa i skrupulatna forma ewidencjonowania przychodów i rozchodów danej firmy oraz zachodzących w przedsiębiorstwie wszystkich zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadami zawartymi w odpowiednich ustawach. Księgi handlowe prowadzą obligatoryjnie:

  1. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku – w momencie osiągnięcia przez nie w poprzednim roku obrotowym przychodów netto w wysokości co najmniej równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro. Limit ten przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Firmy, które przekroczą w 2019 roku limit przychodów w kwocie 8 746 800 zł, zobligowane są do zmiany formy prowadzenia księgowości, a mianowicie do przejścia na księgi rachunkowe od 1 stycznia 2020 r. (średni kurs euro ogłoszony przez NBP na 1 października 2019 r. wynosił 4,3734 zł/euro, a zatem w celu ustalenia limitu przychodów za 2019 rok należy wykonać operację mnożenia 2 000 000 euro × 4,3734 zł/euro = 8 746 800 zł);

  2. pozostałe podmioty, takie jak m.in. spółki handlowe, spółki cywilne, oddziały przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, gminy, powiaty, województwa i ich związki – niezależnie od wysokości osiąganego obrotu.

Nie ma przeciwwskazań, aby zdecydować się dobrowolnie na prowadzenie pełnej księgowości.

Art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości
Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej mogą stosować zasady rachunkowości określone ustawą również od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. W tym przypadku osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych mogą złożyć zawiadomienie na podstawie ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. poz. 647, 1544, 1629 i 2244 oraz z 2019 r. poz. 60)”.

Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych

Powodów decyzji o prowadzeniu dobrowolnie ksiąg rachunkowych może być wiele, począwszy od większej kontroli ogólnego stanu finansów firmy i każdej pojedynczej transakcji, możliwości sporządzania i analizowania rachunków zysków i strat, aż po uzyskanie informacji przydatnych w podejmowaniu decyzji zmierzających do rozwoju przedsiębiorstwa.

Oczywiście zanim zdecydujemy się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych, powinniśmy szczegółowo przeanalizować zalety i wady takiego rozwiązania. Warto mieć bowiem na uwadze, że księgi rachunkowe oznaczają konieczność dokładnego i szczegółowego ewidencjonowania wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie mają miejsce w naszym przedsiębiorstwie i stosowania się do dyrektyw zawartych w ustawie o rachunkowości. Wiąże się to także ze skomplikowanym i czasochłonnym systemem księgowania, a co za tym idzie – wzrostem kosztów za księgowość. Jeżeli stwierdzimy, że zalety przewyższają wady i podejmiemy decyzję o dobrowolnym prowadzeniu pełnej księgowości, trzeba wówczas pamiętać o dopełnieniu niezbędnych formalności.

W jaki sposób złożyć zawiadomienie o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych?

Aktualnie podatnik informuje o zamiarze dobrowolnego prowadzenia ksiąg rachunkowych w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym dobrowolnie prowadzona była pełna księgowość. Oznacza to, że nie trzeba składać zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego przed rozpoczęciem następnego roku podatkowego, co miało miejsce przed 2019 rokiem. Skuteczne jest wyłącznie złożenie zawiadomienia o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg zawarte w zeznaniu rocznym składanym za dany rok podatkowy. W przypadku, gdy księgi handlowe w danym roku podatkowym prowadziła dobrowolnie spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, informację składają wszyscy wspólnicy.

Jeżeli zatem w 2019 roku dany podmiot prowadził dobrowolnie księgi rachunkowe, trzeba powiadomić o tym pisemnie (zawiadomienie składane w zeznaniu rocznym za rok 2019) naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.

Przykład 1.

Pan Grzegorz prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wraz z początkiem 2019 roku zdecydował o dobrowolnym przejściu na księgi rachunkowe, ponieważ informacje zawarte w księdze przychodów i rozchodów były dla niego niewystarczające. Zgodnie z przepisami przed rozpoczęciem roku podatkowego nie był on zobowiązany do złożenia zawiadomienia o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. W jaki sposób powinien poinformować naczelnika urzędu skarbowego o nowej formie prowadzenia księgowości?

Pan Grzegorz jest zobligowany do poinformowania naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu rocznym za 2019 rok składanym do 30 kwietnia 2020 r.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na prowadzenie ksiąg rachunkowych w 2019 roku, powinni zatem pamiętać o złożeniu stosownego zawiadomienia w zeznaniu rocznym składanym za ten rok.