Poradnik Przedsiębiorcy

Sprzęt o wartości powyżej 3 500 zł używany krócej niż rok w kosztach

Zdarza się, że przedsiębiorcy kupują sprzęt o wartości powyżej 3 500 zł, który będzie użytkowany w firmie krócej niż rok. Dlatego pojawiają się wątpliwości, czy wydatek taki powinien zostać zakwalifikowany jako środek trwały czy możliwe jest jednorazowe wrzucenie go w koszty? Co w przypadku, gdy przedmiot, który miał być używany krócej niż rok będzie używany dłużej?

Środek trwały

Istnieje wiele definicji środka trwałego. Artykuł 22a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa wprost definicji środka trwałego, ale wskazuje, kiedy środki trwałe podlegają amortyzacji. Zgodnie z tym artykułem amortyzacji podlegają środki trwałe, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. By móc zaliczyć składnik majątku do środków trwałych, należy spełnić 5 warunków. Środek trwały musi:

  • stanowić własność lub współwłasność podatnika,

  • być wytworzony lub nabyty we własnym zakresie,

  • być kompletny i zdatny do użytku,

  • jego przewidywany okres użytkowania w przedsiębiorstwie musi być dłuższy niż rok,

  • być wykorzystywany przez podatnika w związku z wykonywaną działalnością lub być oddany do użytku na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu.

Ustawa rozszerza definicję o ulepszenia środków trwałych oraz inwentarz żywy.

Sprzęt o wartości powyżej 3 500 zł używany krócej niż rok

Przedsiębiorca sam decyduje, jak długo dany składnik majątku będzie przez niego wykorzystywany w przedsiębiorstwie. Jeśli przewidywany okres użytkowania składnika majątku na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą jest równy lub krótszy niż rok wydatek może zostać jednorazowo zaliczony do kosztów firmowych. Taka sytuacja jest dopuszczalna nawet w sytuacji, gdy wartość składnika jest wyższa niż 3 500 zł. Warto tutaj zaznaczyć, że dla podatników zwolnionych z podatku VAT jest to wartość 3 500 zł brutto, a dla czynnika podatników VAT 3 500 zł netto.

Jeśli przewidywany okres użytkowania sprzętu w związku z wykonywaniem działań związanych z działalnością gospodarczą jest dłuższy niż rok, to koszty poniesione na jego nabycie zaliczone będą pośrednio do kosztów uzyskania przychodów poprzez comiesięczne odpisy amortyzacyjne. Odpisy naliczane są od prawidłowo ustalonej wartości początkowej składnika majątku.

Sprzęt o wartości powyżej 3 500 zł  - zmiana okresu użytkowania na powyżej roku

Zakładany okres użytkowania sprzętu może ulec zmianie. W przypadku, gdy sprzęt o wartości powyżej 3 500 zł został zakupiony i jednorazowo zaliczony do kosztów ze względu na okres użytkowania krótszy niż rok, a czas jego wykorzystywania w firmie przekroczył rok. Wówczas sprzęt ten należy zaliczyć do ewidencji środków trwałych w cenie ich nabycia oraz wyksięgować z kosztów z kolumny 13. Podatnik ma również obowiązek dokonania zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów w wysokości różnicy między ceną nabycia a wysokością odpisów amortyzacyjnych, które przypadają na dany rok zgodnie ze stawkami, które są zawarte w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych. Stanowisko takie jest zgodne z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 25 sierpnia 2015 r., sygn. IBPB-1-1/4511-272/15/AP.

Jeśli zmiana okresu użytkowania sprzętu wyniknie w ciągu roku podatkowego, a poprzedni okres rozliczeniowy został zamknięty, konieczne jest dokonanie korekty deklaracji rocznej za rok poprzedni. Do US należy dodatkowo wpłacić odsetki podatkowe, naliczone za okres od dnia przekroczenia roku użytkowania sprzętu do dnia dokonania korekty.

Amortyzacja środka trwałego

W przypadku gdy zaliczony bezpośrednio w koszty sprzęt o wartości powyżej 3 500 zł będzie użytkowany dłużej niż rok, jak już wspomniano, należy zaliczyć go do ewidencji środków trwałych i amortyzować. W zależności od rodzaju sprzętu można zastosować różne metody amortyzacji środków trwałych. Najczęściej stosowanymi są amortyzacja: liniowa oraz jednorazowa.

Amortyzacja liniowa środków trwałych

Najprostszą z metod amortyzacyjnych jest amortyzacja liniowa. Odpisy amortyzacyjne są dokonywane w równej wysokości. Amortyzację rozpoczyna się w miesiącu następnym po wprowadzeniu składnika do ewidencji środków trwałych. Zakończenie amortyzacji następuje w momencie zrównania wartości odpisów z wartością początkową środka lub jeśli składnik zostanie zlikwidowany. Stawka amortyzacji wynika z Klasyfikacji Środków Trwałych. W odniesieniu do środków trwałych używanych możliwe jest zastosowanie indywidualnych stawek amortyzacji.

Amortyzacja jednorazowa środków trwałych

Amortyzacja jednorazowa dotyczy wąskiej grupy składników, które mogą być nią objęte  zaliczanych do grup 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych, z wyłączeniem samochodów osobowych, a także wąskiej grupy podmiotów jakie mogą z niej skorzystać. Amortyzacja jednorazowa przeznaczona jest dla:

  • małych podatników, których przychody ze sprzedaży w ubiegłym roku nie przekroczyły 1 200 000 euro,

  • podatników którzy w danym roku podatkowym dopiero rozpoczynają działalność. Jednorazowy odpis nie może przekroczyć kwoty 50 000 euro.

Amortyzację jednorazową należy zgłosić do urzędu skarbowego. Do wniosku należy załączyć:

  • dokument zakupu,

  • dowód zapłaty,

  • ewidencję środków trwałych,

  • kopię Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów,

  • oświadczenie o metodzie amortyzacji, która byłaby przyjęta, gdyby nie amortyzacja jednorazowa,

  • zaświadczenia o pozyskanej pomocy de minimis w ostatnich dwóch latach lub o niekorzystaniu z takiej pomocy,

  • informacje o wnioskodawcy.

Stosując amortyzację jednorazową odpis amortyzacyjny w całości stanowi koszt uzyskania przychodu w miesiącu przyjęcia do użytkowania.