Popełnianie błędów jest naturalną cechą ludzkiej działalności. Z uwagi na to, że błędy mogą się pojawić także w rachunkowości, niezwykle istotne dla jednostek jest prawidłowe korygowanie błędnych zapisów w księgach. W tym celu stosuje się storno czarne i czerwone. Oba narzędzia pozwalają na zachowanie poprawności danych w księgach rachunkowych, ale różnią się sposobem ich zastosowania oraz wpływem na strukturę ksiąg rachunkowych.
W jaki sposób unikać błędów w księgach rachunkowych?
Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna dążyć do unikania błędów, a w razie ich popełnienia do ich możliwie szybkiego wykrycia i sprostowania. Aby zapobiegać błędom w rachunkowości, ważny jest dobór odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, mających umiejętność dokładnej pracy, ale także dbałość jednostki o zapewnienie im regularnych szkoleń z zakresu rachunkowości i zmian w przepisach i zapobieganiu częstej rotacji pracowników. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ksiąg będą mieli aktualną wiedzę na temat przepisów rachunkowych i podatkowych.
Niezwykle pomocne okazuje się także korzystanie z nowoczesnych systemów księgowych, które automatyzują część procesów i zmniejszają ryzyko błędów ludzkich. Unikanie błędów w księgach rachunkowych wymaga przede wszystkim staranności, systematyczności oraz właściwej organizacji pracy. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna wdrożyć stosowne procedury kontrolne i reguły postępowania dostosowane do rozmiaru i specyfiki prowadzonej rachunkowości, np. bieżąca weryfikacja dokumentów, bieżąca kontrola dokonanych zapisów za pomocą zestawienia obrotów i sald czy okresowe audyty. Dodatkowo jasne i precyzyjne zasady obiegu dokumentów w firmie pozwalają na uniknięcie nieścisłości oraz chaosu, co przekłada się na większą poprawność ewidencji.
Storno czarne i czerwone - Korekta zapisów w księgach rachunkowych dokonywana zapisami dodatnimi lub ujemnymi
Jak stanowi art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:
- przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, lub
- przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
Narzędziem służącym do poprawy błędów w księgach rachunkowych jest tzw. storno księgowe, polegające na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko zapisami ujemnymi.
Wyróżniamy 2 rodzaje storna. Storno czarne i czerwone:
- storno czarne – księgowane tylko liczbami dodatnimi,
- storno czerwone – księgowane tylko liczbami ujemnymi.
Należy mieć na uwadze, że dokonane zapisy stornujące wymagają odpowiedniego udokumentowania poprzez PK – polecenie księgowania i zaksięgowania zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Przy czym dokument PK – polecenie księgowania jako dokument księgowy powinien spełniać wymogi wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Ponadto w treści dowodu należy uwzględnić następujące dane:
- dane identyfikujące błędnie zaksięgowaną operację,
- dane księgowe zapisane błędnie,
- dane poprawne oraz inne dane uzasadniające korektę błędnie dokonanego zapisu.
Storno czarne
Storno czarne polega na likwidacji błędnego zapisu przez powtórne zaksięgowanie danej operacji, lecz po przeciwnych stronach w stosunku do pierwotnego błędnego zapisu. W wyniku tego działania pierwotny błędny zapis i zapis stornujący znoszą się wzajemnie. Po zlikwidowaniu skutków błędnego zapisu stornem czarnym należy dokonać zapisu prawidłowego. Trzeba mieć na uwadze, że storno czarne z uwagi na użycie liczb dodatnich po przeciwnych stronach kont zwiększa sumę obrotów na kontach.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmująca się dystrybucją artykułów biurowych dokonała wypłaty gotówki z rachunku bankowego na kwotę 10 000 zł. Operacja ta została błędnie zaksięgowana na kontach:
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (kwota 10 000 zł),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” (kwota 10 000 zł).
Po wykryciu błędu spółka anulowała błędny zapis przy wykorzystaniu storna czarnego, a więc dokonując zapisu na tych samych kontach, lecz po przeciwnych stronach:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący” (kwota 10 000 zł),
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (kwota 10 000 zł).
Następnie spółka dokonała poprawnego zapisu na kontach:
- Wn konto 100 „Kasa” (kwota 10 000 zł),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” (kwota 10 000 zł).
Storno czerwone
Storno czerwone polega na wpisaniu pozycji korygującej po tych samych stronach kont, na których zostały zaksięgowane pierwotne błędne kwoty, lecz liczbami ujemnymi. Pozycje oznaczone znakiem minus mają wartość ujemną, dzięki czemu likwidują błędny zapis. Z uwagi na to, że storno czerwone likwiduje w całości błędny zapis, po jego zastosowaniu należy dokonać zapisu prawidłowego. Główna różnica pomiędzy stornem czarnym a czerwonym polega na tym, że storno czarne zwiększa sumę obrotów na kontach, a storno czerwone nie wywołuje takich skutków.
Przykład 2.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmująca się produkcją okien dokonała zakupu materiałów o wartości netto 60 000 zł. Spółka błędnie zaksięgowała operację na kontach:
- Wn konto 330 „Towary” (kwota 60 000 zł),
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (kwota 60 000 zł).
Po wykryciu błędu spółka poprawiła go przy wykorzystaniu storna czerwonego, czyli dokonując zapisu po tych samych stronach kont, lecz liczbami ujemnymi w następujący sposób:
- Wn konto 330 „Towary” (kwota -60 000 zł),
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (kwota -60 000 zł).
Następnie spółka dokonała poprawnego zapisu na kontach:
- Wn konto 310 „Materiały” (kwota 60 000 zł),
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (kwota 60 000 zł).
