Faktury kosztowe na przełomie roku mogą okazać się problematyczne do ujęcia w księgach rachunkowych. Wyjaśniamy, w jaki sposób należy ewidencjonować faktury kosztowe wystawione na przełomie lat obrotowych i jak przyporządkować je do właściwych okresów sprawozdawczych.
Ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych
Ewidencjonując przychody jednostki gospodarcze zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości oraz nadrzędnych zasad rachunkowości. Stosowanie zasad rachunkowości ma wpływ na prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych osiąganych przez jednostkę przychodów i ponoszonych kosztów.
Na mocy art. 6 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zasada współmierności stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Zgodnie z zasadą memoriału w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Dodatkowo ewidencjonując faktury na przełomie roku, jednostka zobligowana jest także do stosowania przepisów podatkowych, a więc w szczególności ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawy o podatku od towarów i usług.
Faktury kosztowe na przełomie roku
Prawidłowe ujęcie faktur na przełomie roku jest szczególnie istotne w kontekście obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrachunkowy. Wszystkie osiągnięte przychody i koszty z nimi związane dotyczące danego roku obrotowego powinny zostać ujęte koszty w księgach rachunkowych w tym roku. Oznacza to, że koszty odnoszące się do grudnia poprzedniego roku powinny zostać zewidencjonowane w księgach rachunkowych za poprzedni rok, niezależnie od daty wystawienia faktury. Jeżeli zatem na fakturze kosztowej jako datę sprzedaży wskazano datę z 2022 roku, a jako datę wystawienia datę z 2023 roku, to fakturę należy ująć w księgach rachunkowych w okresie, którego dotyczy.
Faktury kosztowe na przełomie roku mogą być ewidencjonowane w dwojaki sposób. Wyjaśnimy to na przykładzie.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będąca czynnym podatnikiem VAT 4 stycznia 2025 roku otrzymała fakturę kosztową dokumentującą nabycie usług handlowych wykonanych w grudniu 2024 roku z naliczonym podatkiem VAT podlegającym odliczeniu.
Sposób 1.
Koszt ewidencjonowany jest w księgach rachunkowych, które nie zostały jeszcze zamknięte do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego w grudniu 2024 roku na podstawie PK (polecenie księgowania) sporządzonego na podstawie danych z faktury kosztowej.
Księgowanie w grudniu 2024 roku (kwoty netto z faktury) przebiega wówczas w następujący sposób:
- Wn konto 402 Usługi obce
- Ma konto 302 Rozliczenie zakupu
Księgowanie w styczniu 2025 roku na podstawie otrzymanej od kontrahenta faktury kosztowej wygląda następująco:
1) kwota brutto z faktury:
- Wn konto 302 Rozliczenie zakupu
- Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami
(w analityce: Konto imienne kontrahenta)
2) kwota podatku VAT z faktury:
- Wn konto 222 VAT naliczony i jego rozliczenie
- Ma konto 302 Rozliczenie zakupu
Następuje wówczas rozliczenie salda konta 302 „Rozliczenie zakupu”.
Stosując ten sposób ujęcia faktur kosztowych na przełomie roku w księgach rachunkowych, na koncie 302 „Rozliczenie zakupu” na dzień bilansowy pozostaje saldo Ma, które na dzień bilansowy oznacza dostawy bądź usługi niefakturowane, czyli zrealizowane dostawy bądź wykonane usługi, do których nie otrzymano jeszcze faktur dokumentujących przebieg transakcji.
W bilansie sporządzanym za dany rok obrotowy dostawa niefakturowana prezentowana jest w pasywach w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. a), ewentualnie B.III.3 lit. d) zobowiązania krótkoterminowe wobec jednostek powiązanych, jednostek, w których jednostka ma zaangażowanie w kapitale albo pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług.
Sposób 2.
Koszt ewidencjonowany jest w księgach rachunkowych, otwartych do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego w grudniu 2024 roku na podstawie otrzymanej od kontrahenta faktury.
- Wn konto 302 Rozliczenie zakupu usług (kwota netto z faktury)
- Wn konto 223 VAT naliczony i jego rozliczenie (kwota podatku VAT)
(w analityce: VAT do odliczenia w następnych miesiącach)
Ma konto 202 Rozliczenie z dostawcami (kwota brutto z faktury)
(w analityce: Konto imienne kontrahenta)
Obciążenie kosztów (kwota netto z faktury) następuje poprzez zapis:
- Wn konto 402 Usługi obce
- Ma konto 302 Rozliczenie zakupu usług
Księgowanie wydatków w księgach rachunkowych w systemie wFirma.pl
Koszty działalności gospodarczej księguje się w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ, gdzie do wyboru są trzy rodzaje dokumentów księgowych: faktura, faktura (bez VAT) lub polecenie księgowania - w przypadku podatnika VAT, a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT: wydatek, polecenia księgowania.
Po wybraniu danej opcji należy wskazać dane w zakresie księgowanego wydatku.
