Udostępnienie pojazdu firmowego pracownikowi do celów prywatnych rodzi pytanie dotyczące ewentualnych konsekwencji podatkowych. Samochody firmowe mogą być wykorzystywane zarówno w działalności operacyjnej, jak i w celach reprezentacyjnych. Częstą praktyką jest udostępnianie firmowych pojazdów pracownikom do wykonywania obowiązków służbowych, ale zdarza się także udostępnianie samochodów firmowych pracownikom do celów prywatnych.
Odpłatne udostępnienie pojazdu firmowego pracownikowi
Opodatkowaniu podatkiem VAT podlega m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przy czym przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów. Pojęcie świadczenia usług w rozumieniu ustawy o VAT ma zatem bardzo szeroki zakres przedmiotowy, obejmuje różnego rodzaju działania podatnika, a nawet zobowiązanie się podatnika od dokonywania jakiejś czynności. Aby jednak dane działanie podatnika (lub zaniechanie) stanowiło świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, świadczenie musi wynikać z wyraźnego stosunku zobowiązaniowego, musi mieć charakter odpłatny (odbywać się za wynagrodzeniem) oraz musi istnieć konkretny podmiot, bezpośredni beneficjent świadczenia odnoszący z jego tytułu (choćby potencjalną) korzyść, przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można było powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.
Jeżeli zatem mamy do czynienia z odpłatnym udostępnieniem pojazdu firmowego pracownikowi na jego cele prywatne, to czynność taka jest kwalifikowana jako świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, co potwierdza interpretacja indywidualna (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.20.2021.2.JM) z 4 maja 2021 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który uznał, że udostępnianie pracownikom za odpłatnością samochodów w celach prywatnych na podstawie umowy o powierzeniu pracownikowi samochodu służbowego można zaliczyć do usług o podobnym charakterze, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy o podatku od towarów i usług.
Dokumentowanie i moment powstania obowiązku podatkowego przy odpłatnym udostępnieniu pojazdu firmowego pracownikowi
Odpłatne udostępnienie pojazdu firmowego pracownikowi jest opodatkowane 23% stawką podatku VAT. Nie ma natomiast potrzeby dokumentowania tej czynności fakturą. Pracownik jest bowiem osobą fizyczną, a przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej sprzedawca wystawia fakturę jedynie w razie żądania zgłoszonego przez nabywcę.
Odpłatne udostępnienia pojazdu firmowego pracownikowi nie ewidencjonuje się także na kasie fiskalnej. Czynność taka podlega zwolnieniu z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na podstawie art. 2 w związku z pozycją 39 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zwolnienie to ma zastosowanie także wtedy, gdy opłata za udostępnienie pojazdu firmowego pracownikowi obejmuje koszty paliwa.
Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej we wspomnianej już wcześniej interpretacji indywidualnej, w przypadku świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy, osobie fizycznej niebędącej podatnikiem, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Przy czym jednocześnie nie ma przeszkód, aby podatnik dobrowolnie wystawił pracownikowi fakturę za przedmiotową usługę. Trzeba jednak mieć na uwadze, że fakt wystawienia faktury nie pozostanie bez wpływu na powstanie obowiązku podatkowego, zwłaszcza w przypadku, gdy jest ona wystawiana przed terminem płatności za przedmiotową usługę. Co do zasady obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi udostępniania samochodu pracownikowi powstaje z chwilą upływu terminu płatności za przedmiotową usługę. Jeżeli jednak podatnik wystawi fakturę za świadczoną usługę udostępniania pojazdu firmowego do celów prywatnych pracownika przed upływem terminu płatności, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury dokumentującej te usługi.
Przykład 1.
Pan Grzegorz prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie ekspertyz środowiskowych jest czynnym podatnikiem VAT i wykorzystuje w swojej firmie flotę samochodów osobowych. Jeden z tych pojazdów, będący własnością firmy i wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, mężczyzna udostępnił swojemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Samochód został mu przekazany z przeznaczeniem na cele prywatne, a za jego użytkowanie uiszcza on opłatę na rzecz pracodawcy. Przedsiębiorca nie ewidencjonuje na kasie fiskalnej czynności odpłatnego udostępnienia pojazdu firmowego pracownikowi i nie wystawia też z tego tytułu faktury. Czy odpłatne udostępnienie samochodu firmowego pracownikowi podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, a jeśli tak, to kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
Odpłatne udostępnienie pracownikowi pojazdu firmowego podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, ponieważ jest traktowane jako odpłatne świadczenie usług na gruncie ustawy o VAT. Jeżeli pan Grzegorz nie wystawia faktury w związku z odpłatnym udostępnieniem pojazdu firmowego pracownikowi, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności za udostępnienie mu pojazdu.
Nieodpłatne udostępnienie pojazdu firmowego pracownikowi
Pojęcie świadczenia usług ma zatem bardzo szeroki zakres przedmiotowy i trzeba pamiętać, że nawet czynności wykonywane nieodpłatnie mogą zostać uznane za świadczenie usług w rozumieniu ustawy o VAT. Za odpłatne świadczenie usług uznaje się bowiem również użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Stanowi tak art. 8 ust. 2 pkt w ustawy o VAT.
W przypadku nieodpłatnego udostępnienia pojazdu firmowego pracownikowi znajdzie jednak zastosowanie art. 8 ust. 5 ustawy o VAT. Na mocy tego przepisu ust. 2 pkt 1 nie ma zastosowania w przypadku użycia pojazdów samochodowych do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, obliczoną zgodnie z art. 86a ust. 1, z tytułu:
- nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów, lub
- nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Oznacza to, że w sytuacji, gdy przedsiębiorcy przy nabyciu pojazdu przysługiwało prawo odliczenia 50% podatku VAT, to nieodpłatne udostępnianie pracownikowi tego pojazdu nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Należy przy tym podkreślić, że zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych udostępnianie pracownikom samochodów firmowych na ich cele prywatne (zarówno odpłatne, jak i nieodpłatne) nie jest działalnością gospodarczą podatnika, gdy podatnik nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu samochodów dla podmiotów trzecich, co wyklucza prawo do pełnego odliczania VAT od wydatków związanych z tymi samochodami osobowymi.
Przykład 2.
Pani Stefania prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą i będąca czynnym podatnikiem VAT na prośbę pracownika udostępniła mu nieodpłatnie samochód osobowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej do celów mieszanych. Przy zakupie pojazdu odliczono 50% VAT i również 50% VAT jest odliczane od wydatków na paliwo i eksploatację pojazdu. Czy nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu firmowego podlega opodatkowaniu podatkiem VAT?
Nieodpłatne udostępnienie pojazdu pracownikowi może korzystać z wyłączenia z opodatkowania na podstawie art. 8 ust. 5 ustawy o VAT. Oznacza to, że czynność nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi pojazdu firmowego na jego cele prywatne nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT ze względu na to, że przy nabyciu pojazdu pani Stefania odliczyła 50% VAT.
