Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód użyczony - ujęcie wydatków w kosztach podatkowych

Samochód osobowy czy ciężarowy to często niezbędny element majątku firmowego. W ostatnim czasie przedsiębiorcy praktykują wykorzystywanie pojazdów na podstawie umowy użyczenia czy równie popularnej umowy najmu. Wykorzystywanie pojazdu na podstawie umowy użyczenia skutkuje określonymi konsekwencjami podatkowymi. W artykule opisujemy, w jaki sposób należy rozliczyć samochód użyczony na podstawie umowy użyczenia oraz jak odbywa się ujęcie polisy OC w kosztach podatkowych.

Użyczenie samochodu – na czym polega?

Umowa użyczenia regulowana jest przez Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 710 kc „przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy”. Co więcej, użyczenie nie jest tożsame z najmem, ponieważ cechuje je nieodpłatny charakter. Forma umowy użyczenia nie jest regulowana przepisami, w związku z czym można ten dokument sporządzić w formie pisemnej bądź ustnej. Należy jednak zauważyć, że umowy w formie ustnej często są podważane w trakcie kontroli podatkowej, w związku z czym warto zadbać o to, aby umowa została zawarta pisemnie – dla celów dowodowych.

Należy zwrócić również uwagę, że użytkowanie pojazdu w ramach umowy użyczenia powoduje, że biorący w większości przypadków będzie zobowiązany do wykazania przychodu z tego tytułu. Przy tym zwolniona z podatku jest wartość nieodpłatnych świadczeń od 0 lub I grupy podatkowej (wymienionej w przepisach o podatku od spadków i darowizn).

Temat opodatkowania umowy użyczenia szczegółowo omawia artykuł: Użytkowanie samochodu na podstawie umowy użyczenia a przychód.

Samochód użyczony, a bieżące koszty jego użytkowania 

Bieżące wydatki poniesione na osobowy samochód użyczony należy rozliczyć analogicznie do wydatków związanych z użytkowaniem samochodu na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy innej umowy o podobnym charakterze, czyli ograniczając do 75% kosztu w KPiR. Natomiast na gruncie VAT pojazd osobowy podlega ograniczeniu do 50% odliczenia VAT. 

Dlatego też aby podatnik mógł odliczyć od tego rodzaju faktur kosztowych 100% VAT i ująć całkowitą wartość netto kosztu w KPiR, zgodnie z art. 86a ust. 4,12 ustawy o VAT oraz art. 23 ust. 46a ustawy o PIT, musi jednocześnie:

  • zgłosić pojazd do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26;
  • użytkować pojazd wyłącznie w działalności;
  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu;
  • sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w firmie. 

Jeżeli chociażby jeden z czterech warunków nie zostanie spełniony, VAT zostanie odliczony w 50%, natomiast do KPiR trafi 75% z sumy wartości netto i nieodliczonego VAT-u, tj. 75% × (wartość netto + 50% VAT).
W przypadku podatników zwolnionych z VAT, aby rozliczyć koszty w pełnych wartościach, wystarczy wykorzystywać pojazd tylko dla celów firmowych. Dla celów dowodowych wykorzystywania pojazdu tylko w takiej formie zalecane jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku nie ma konieczności zgłaszania pojazdu do US ani, co do zasady, sporządzania regulaminu. Wystarczy, że fakt wykorzystywania samochodu jedynie w firmie zostanie potwierdzony przez kilometrówkę.

Przykład 1.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT użytkuje osobowy samochód użyczony w celach mieszanych (zarówno w firmie, jak i prywatnie). Jak powinien rozliczyć fakturę za naprawę tego samochodu, jeżeli jej wartość brutto wynosiła 140 zł (netto: 113,82, VAT: 26,18)?

W tym przypadku podatnik może odliczyć tylko 50% VAT, tj. 13,09 zł. Natomiast w KPiR znajdzie się 75% wartości netto i nieodliczonego VAT-u, tj. 95,18 zł, ponieważ 75% × (113,82 + 13,09) = 95,18.

Przykład 2.

Czynny podatnik VAT zgłosił użyczony pojazd do urzędu skarbowego przez VAT-26, użytkuje pojazd wyłącznie w firmie, sporządził regulamin użytkowania i jednocześnie prowadził kilometrówkę. Czy z faktury za paliwo w kwocie 123 zł brutto odliczy pełną kwotę VAT, a w kosztach ujmie 100% wartości netto?

Tak, ze względu na to, że wszystkie 4 warunki zostały spełnione, w rejestrze zakupów VAT znajdzie się 23 zł, a w KPiR 100 zł.

Polisa za samochód użyczony – jak księgować?

Polisa za osobowy samochód użyczony, zgodnie z art. 23 ust. 47 ustawy o PIT, nie jest rozliczana analogicznie do innych wydatków związane z jego użytkowaniem – nie obejmuje jej limit 75%. Ubezpieczenie OC i NNW takiego samochodu stanowi koszt uzyskania przychodu w pełnej wartości. Natomiast AC i GAP rozliczane jest w zależności od wartości samochodu. W przypadku, gdy wartość ta nie przekracza kwoty 150 000 zł, AC oraz GAP mogą zostać ujęte w KPiR w pełnej wartości. W przeciwnym razie wartość stanowiącą koszt uzyskania przychodu należy wyliczyć zgodnie ze wzorem:

 (150 000 / wartość samochodu) × wartość polisy AC lub GAP.

Przy rozliczaniu ubezpieczenia użyczonego samochodu nie ma bowiem znaczenia forma użytkowania pojazdu, czyli to, czy wykorzystywany jest on mieszanie (firmowo-prywatnie) czy tylko firmowo.

Przykład 3.

Przedsiębiorca X otrzymał nieodpłatnie samochód osobowy na 2 lata. W międzyczasie zobowiązany był do zapłaty polisy OC i AC w wartości 400 zł każda. Jak podatnik wykaże koszty ubezpieczenia, jeżeli wartość pojazdu wynosi 250 000 zł?

Polisa OC zostanie zaksięgowana w KPiR w pełnej wartości, tj. w wysokości 400 zł. Natomiast AC zostanie zaksięgowana tylko w kwocie 240 zł zgodnie z proporcją wartości pojazdu do poniesionego kosztu polisy AC. Obliczenia: 150 000 / 250 000 × 400 = 240.

Samochód użyczony – rozliczenie w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl możliwe jest rozliczanie samochodów bez konieczności ręcznego ograniczania kwot według obranej formy użytkowania. Aby możliwe było rozliczanie kosztów poniesionych na samochód użyczony, w pierwszej kolejności należy go wprowadzić do systemu przez zakładkę: EWIDENCJE » POJAZDY» DODAJ POJAZD. W przypadku umowy użyczenia w polu FORMA WŁASNOŚCI należy wybrać INNY, natomiast w polu SPOSÓB UŻYTKOWANIA:

  • TYLKO W DZIAŁALNOŚCI – jeżeli pojazd użytkowany jest tylko w celach firmowych;
  • PRYWATNIE I W DZIAŁALNOŚCI – w przypadku gdy podatnik nie spełnia warunków do rozliczenia kosztów w pełnych wartościach.

Temat ten został szczegółowo omówiony w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu.

W celu zaksięgowania faktury kosztowej związanej z użyczonym samochodem należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT. W wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane zgodnie z fakturą, gdzie w polu RODZAJ WYDATKU należy zaznaczyć: ZAKUP PALIWA DO SAMOCHODU lub INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU. 

Po wprowadzeniu wartości i zapisaniu faktury:

  • w rejestrze VAT znajdzie się 100% VAT, a w KPiR pełna wartość netto faktury – jeżeli podatnik spełnia wymagane warunki uprawniające do pełnych odliczeń wydatków na samochód;
  • w rejestrze VAT znajdzie się 50% VAT, a w KPiR 75% z sumy wartości netto i nieodliczonego VAT – w przypadku, gdy odpowiednie warunki nie zostały spełnione.

Natomiast w celu zaksięgowania ubezpieczenia użyczonego pojazdu należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), gdzie RODZAJ WYDATKU: INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ, RAZEM:

  • całkowita wartość OC lub NNW;
  • całkowita wartość AC lub GAP – jeżeli wartość pojazdu nie przekracza 150 000 zł, w przeciwnym razie wartość z przeliczenia: 150 000 / wartość pojazdu × wartość AC lub GAP.