Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód użyczony - ujęcie wydatków w kosztach podatkowych

Samochód osobowy i ciężarowy to jedne z najczęstszych składników majątku firmowego. W ostatnim czasie przedsiębiorcy praktykują wykorzystywanie pojazdów w firmie na podstawie umowy użyczenia czy – równie popularnej – umowy najmu. Eksploatowanie pojazdu na podstawie umowy użyczenia skutkuje określonymi konsekwencjami podatkowymi. Wątpliwości może sprawiać sposób rozliczenia kosztów wykorzystania samochodu użyczonego. W artykule wyjaśniamy, jak rozliczyć samochód użyczony na podstawie umowy użyczenia oraz jak ująć polisę OC w kosztach podatkowych.

Na czym polega użyczenie samochodu?

Umowa użyczenia regulowana jest przez Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 710 Kodeksu cywilnego „Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy”. Co więcej, użyczenie nie jest tożsame z najmem, ponieważ cechuje je nieodpłatny charakter. Forma umowy użyczenia nie jest regulowana przepisami, w związku z czym można ten dokument sporządzić w formie pisemnej bądź ustnej. Należy jednak zauważyć, że umowy w formie ustnej często są podważane w trakcie kontroli podatkowej, dlatego warto zadbać o to, aby umowa została zawarta pisemnie – dla celów dowodowych.

Wzór umowy użyczenia zawarto w artykule: Umowa użyczenia samochodu – wzór z omówieniem.
Należy również zwrócić uwagę na fakt, iż użytkowanie pojazdu w ramach umowy użyczenia powoduje, że w większości przypadków korzystający z majątku na podstawie tej umowy będzie zobowiązany do wykazania z tego tytułu przychodu. Przy tym zwolniona z podatku jest wartość nieodpłatnych świadczeń od I lub II grupy podatkowej (wymienionej w przepisach o podatku od spadków i darowizn). Potwierdza to art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym „Wolne od podatku dochodowego są wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczona zgodnie z art. 11 ust. 2–2b, otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn, z zastrzeżeniem ust. 20”.
Ustalenie wartości nieodpłatnego świadczenia opisano w artykule: Nieodpłatne świadczenie w działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn do poszczególnych grup podatkowych zalicza się:

  1. do grupy I – małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę i teściów;
  2. do grupy II – zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych;
  3. do grupy III – innych nabywców.

Przykład 1.

Pan Marcin prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Jego mama zdecydowała się użyczyć mu swój samochód osobowy. Czy w związku z tym po stronie mamy przedsiębiorcy powstanie przychód?

Nie, ponieważ mama należy do I grupy podatkowej, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z podatku od spadków i darowizn.

Potwierdza to również interpretacja podatkowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 lutego 2018 roku o sygnaturze akt 0115-KDIT3.4011.3.2018.1.WR, w której przeczytać można:

Jak wskazano w treści wniosku, Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, na której cele wykorzystuje samochód osobowy użyczony mu przez teścia.

(...) z tytułu zawarcia pomiędzy Wnioskodawcą a Jego teściem umowy użyczenia samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Przychód (dochód) ten zwolniony jest jednakże od podatku dochodowego od osób fizycznych, z uwagi na to, że umowa użyczenia zawarta została pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn i w związku z tym objęta jest dyspozycją art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Przykład 2.

Pani Daria w ramach prowadzonej działalności korzysta z samochodu swojego chłopaka, z którym pozostaje w nieformalnym związku. Ponieważ partner nie zalicza się ani do I, ani do II grupy podatkowej, po stronie pani Darii powstanie przychód z nieodpłatnych świadczeń, bowiem podatnik, któremu użyczono samochód, powinien rozpoznać przychód z tego tytułu. Co ważne, przychód ten powinien odpowiadać cenom rynkowym, adekwatnym do wysokości ceny najmu takiego samochodu na rynku. 

Temat opodatkowania umowy użyczenia szczegółowo omawia artykuł: Użytkowanie samochodu na podstawie umowy użyczenia a przychód.

Samochód użyczony – rozliczenie kosztów

Bieżące wydatki poniesione na użyczony osobowy samochód należy rozliczyć analogicznie do wydatków związanych z użytkowaniem samochodu na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy innej umowy o podobnym charakterze – czyli (w sytuacji wykorzystywania go prywatnie i firmowo) ograniczając do 75% kosztu w KPiR. Natomiast na gruncie VAT pojazd osobowy podlega ograniczeniu do 50% odliczenia VAT. W przypadku umowy użyczenia nie ma zastosowania limit 20%, ponieważ możliwość takiego limitowania kosztów eksploatacyjnych wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, zgodnie z którym limit 20% stosowany jest do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, który nie jest składnikiem majątku. W tej sytuacji samochód użyczony nie stanowi własności podatnika, dlatego nie ma zastosowanie 20% limitowanie kosztu.

Aby podatnik mógł odliczyć od tego rodzaju faktur kosztowych 100% VAT i ująć całkowitą wartość netto kosztu w KPiR, musi jednocześnie:

  • zgłosić pojazd do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26;
  • użytkować pojazd wyłącznie w działalności;
  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu;
  • sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w firmie.
Jeżeli chociażby jeden z czterech warunków nie zostanie spełniony, możliwe jest odliczanie 50% VAT, natomiast kosztem może być 75% z sumy wartości netto i nieodliczonego VAT-u, tj. 75% × (wartość netto + 50% VAT).
W przypadku podatników zwolnionych z VAT, aby rozliczyć koszty w pełnych wartościach, wystarczy wykorzystywać pojazd tylko dla celów firmowych. Dla celów dowodowych eksploatowania pojazdu tylko w takiej formie zalecane jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku nie ma konieczności zgłaszania pojazdu do urzędu ani sporządzania regulaminu. Wystarczy, że fakt wykorzystywania samochodu jedynie w firmie zostanie potwierdzony przez kilometrówkę.

Przykład 3.

Przedsiębiorca Adrian, czynny podatnik VAT, użytkuje osobowy samochód użyczony w celach mieszanych (zarówno prywatnie, jak i w działalności). Jak powinien rozliczyć fakturę za naprawę tego samochodu, jeżeli jej wartość brutto wynosiła 738 zł (netto: 600, VAT: 138)?

W tym przypadku podatnik może odliczyć tylko 50% VAT, tj. 69 zł. Natomiast w KPiR znajdzie się 75% wartości netto i nieodliczonego VAT-u, tj. 501,75 zł, ponieważ 75% × (600 + 50% x 138) = 501,75 zł.

Przykład 4.

Czynny podatnik VAT zgłosił użyczony pojazd do urzędu skarbowego przez VAT-26. Użytkuje pojazd wyłącznie w firmie, sporządził regulamin użytkowania i jednocześnie prowadził kilometrówkę. Czy z faktury za paliwo w kwocie 123 zł brutto odliczy pełną kwotę VAT, a w kosztach ujmie 100% wartości netto?

Tak, ze względu na to, że wszystkie cztery warunki zostały spełnione, w rejestrze zakupów VAT znajdzie się pełna kwota VAT-u 23 zł, natomiast w KPiR 100 zł.

Polisa za samochód użyczony – jak księgować?

Polisa za osobowy samochód użyczony, zgodnie z art. 23 ust. 47 ustawy o PIT, nie jest rozliczana analogicznie do innych wydatków związanych z jego użytkowaniem – nie obejmuje jej limit 75%.

Ubezpieczenie OC i NNW za samochód użyczony stanowi koszt uzyskania przychodu w pełnej wartości.
Inaczej sprawa wygląda w przypadku ubezpieczenia dodatkowego AC i GAP, które rozliczane jest w zależności od wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczeniowych. W przypadku gdy wartość ta nie przekracza kwoty 150 000 zł, AC oraz GAP mogą zostać ujęte w KPiR w pełnej wartości. W przeciwnym razie wartość stanowiącą koszt uzyskania przychodu należy wyliczyć zgodnie ze wzorem:

(150 000 / wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczeniowych) × wartość polisy AC lub GAP.

Przy rozliczaniu ubezpieczenia użyczonego samochodu nie ma bowiem znaczenia forma użytkowania pojazdu, czyli to, czy wykorzystywany jest on mieszanie (firmowo-prywatnie), czy tylko firmowo.

Potwierdza to również interpretacja podatkowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 maja 2019 roku o sygnaturze akt 0114-KDIP2–2.4010.105.2019.1.AG, w której przeczytać można:

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

(...) kosztów uzyskania przychodów nie stanowią składki na ubezpieczenie samochodu w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

(...) Wnioskodawca zobowiązany będzie do zastosowania limitowania określonego w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT”.

Przykład 5.

Pan Adam, który prowadzi własną firmę, otrzymał od swojego dziadka samochód użyczony na 2 lata. W międzyczasie zobowiązany był do zapłaty polisy OC i AC w wartości 1500 zł każda. W jaki sposób podatnik wykaże koszty ubezpieczenia, jeżeli wartość pojazdu wynosi 230 000 zł, a dla celów ubezpieczenia przyjęto wartość pojazdu 250 000 zł?

Polisa OC zostanie zaksięgowana w KPiR w pełnej wartości, tj. w wysokości 1500 zł. Natomiast AC zostanie zaksięgowana tylko w kwocie 900 zł zgodnie z proporcją wartości pojazdu do poniesionego kosztu polisy AC. Obliczenia: 150 000 / 250 000 × 1500 = 900.

Samochód użyczony – rozliczenie w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl możliwe jest rozliczanie samochodów bez konieczności ręcznego ograniczania kwot według obranej formy użytkowania. Aby możliwe było rozliczanie kosztów poniesionych na samochód użyczony, w pierwszej kolejności należy go wprowadzić do systemu przez zakładkę: EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. W przypadku umowy użyczenia w polu FORMA WŁASNOŚCI trzeba wybrać INNY, natomiast w polu SPOSÓB UŻYTKOWANIA:

  • TYLKO W DZIAŁALNOŚCI – jeżeli pojazd użytkowany jest tylko w celach firmowych;
  • PRYWATNIE I W DZIAŁALNOŚCI – w przypadku gdy podatnik nie spełnia warunków do rozliczenia kosztów w pełnych wartościach.

Samochód użyczony

Temat ten został szczegółowo omówiony w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu.

W celu zaksięgowania faktury kosztowej związanej z użyczonym samochodem należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT. W wyświetlonym oknie trzeba uzupełnić dane zgodnie z fakturą, gdzie w polu RODZAJ WYDATKU zaznacza się: ZAKUP PALIWA DO SAMOCHODU lub INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU.

Samochód użyczony

Po wprowadzeniu wartości i zapisaniu faktury:

  • w rejestrze VAT znajdzie się 100% VAT, a w KPiR pełna wartość netto faktury – jeżeli podatnik spełnia wymagane warunki uprawniające do pełnych odliczeń wydatków na samochód;

  • w rejestrze VAT znajdzie się 50% VAT, a w KPiR 75% z sumy wartości netto i nieodliczonego VAT – w przypadku gdy odpowiednie warunki nie zostały spełnione.

Natomiast w celu zaksięgowania ubezpieczenia użyczonego pojazdu należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), gdzie RODZAJ WYDATKU: INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ, RAZEM:

  • całkowita wartość OC lub NNW;

  • całkowita wartość AC lub GAP – jeżeli wartość pojazdu nie przekracza 150 000 zł, w przeciwnym razie wartość z przeliczenia: 150 000 / wartość pojazdu × wartość AC lub GAP.

Samochód użyczony