Chcę zakupić na umowę kupna-sprzedaży używany samochód osobowy, zarejestrować go na siebie, a następnie zaliczyć do środków trwałych i odliczać od niego amortyzację. Czy muszę prowadzić kilometrówkę? Jak będzie z odliczaniem paliwa i kosztów eksploatacji samochodu? Czy jeśli samochód zarejestruję na siebie i dodam go do środków trwałych firmy, to nadal będę musiał uiścić opłatę skarbową 2% od wartości po zakupie? Jak należy rozliczyć zakup używanego samochodu w powyższej sytuacji?
Mateusz, Wrocław
Co do zasady w takim wypadku umowa kupna-sprzedaży samochodu, która została zawarta na Pana firmę (z NIP-em firmowym), będzie dowodem księgowym stanowiącym podstawę do ujęcia wydatku w kosztach firmowych. Jeżeli na umowie kupna-sprzedaży nie widnieją dane firmowe podatnika, to w takiej sytuacji podstawą ujęcia pojazdu w środkach trwałych jest oświadczenie o wniesieniu prywatnego majątku do firmy. Należy je sporządzić na podstawie posiadanej umowy kupna-sprzedaży.
Czy zakup używanego samochodu podlega pod PCC?
Zakup używanego samochodu i ujęcie go w środkach trwałych nie zwalnia podatnika z obowiązku opłacenia 2% PCC. Co ważne, podatek w wysokości 2% musi być opłacony do dnia wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych – zwiększa to jego wartość początkową.
Przykład 1.
Załóżmy, że kupił Pan samochód za 20 tys. zł. Podatek PCC w kwocie 400 zł opłacił Pan w kwietniu, natomiast dopiero w maju wprowadził Pan pojazd do ewidencji środków trwałych. Czy opłacony podatek PCC zostanie zaliczony do kosztów, czy zwiększy wartość początkową samochodu?
Ponieważ zapłaty podatku PCC dokonano przed włączeniem samochodu do majątku firmowego, wszelkie poniesione w związku z zakupem i rejestracją pojazdu opłaty, w tym zapłacone PCC, będą zwiększać jego wartość początkową, która finalnie wyniesie 20 400 zł.
Zakup używanego samochodu a współwłasność
W przypadku gdy oprócz podatnika współwłaścicielem pojazdu będzie inna osoba, to ustalając wartość początkową majątku wprowadzanego do środków trwałych, należy wziąć pod uwagę proporcjonalną część kwoty zakupu według udziału przypadającego na podatnika. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pojazd stanowi współwłasność małżonków nieposiadających rozdzielności majątkowej, a pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności jednego z nich.
Przykład 2.
W sytuacji gdy kupuje Pan samochód wspólnie ze swoją żoną, z którą, załóżmy, posiada Pan wspólność majątkową, a małżonka nie prowadzi działalności gospodarczej, a ponadto wyraziła zgodę na wykorzystywanie wspólnego pojazdu w działalności, wówczas co do zasady wartość początkową stanowić będzie pełna kwota wynikająca z dokumentu zakupu plus dodatkowe koszty poniesione przed włączeniem samochodu do środków trwałych.
Przykład 3.
W przypadku gdy zdecyduje się Pan na zakup używanego samochodu wraz ze swoim ojcem, gdzie w umowie kupna-sprzedaży samochodu wskazano, że współwłaścicielem jest Pan wraz z ojcem, to w takiej sytuacji przyjmuje się, że każdy ze współwłaścicieli posiada równy udział w zakupionym majątku. Tak więc decydując się na zakup używanego samochodu i ustalając wartość początkową samochodu, podatnik powinien uwzględnić swój udział w wartości początkowej:
- wartość z umowy kupna sprzedaży: 20 000 zł
- podatek PCC 2%: 400 zł
- udział podatnika 50%
- wartość początkową stanowić będzie: (20 000 + 400) x 50% = 10 200 zł
Koszty eksploatacyjne zakupionego używanego samochodu
Co do zasady, aby móc odliczać 100% podatku VAT i kosztów, podatnik zobowiązany jest:
- prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu – kilometrówkę (zapisy przejechanych tras, odczyt licznika);
- stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie;
- zgłosić pojazd przez formularz VAT-26 do urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany ze zgłaszanym pojazdem;
- użytkować pojazd tylko w działalności (wykluczony jest użytek prywatny).
W przeciwnym razie, gdy podatnik zdecyduje się użytkować pojazd w sposób mieszany, tj. prywatnie i w działalności, takiego faktu nie zgłasza się w US. Natomiast jeśli chodzi o koszty, od wydatków eksploatacyjnych, takich jak np. paliwo, myjnia, bieżące naprawy, oleje, płyny itp., możliwe jest odliczenie 50% VAT i ujęcie 75% kosztów w KPiR.
Zakup używanego samochodu o wartości powyżej 15 000 zł opłacony gotówką
W przypadku płatności gotówkowych limit płatności wynosi 15 000 zł. Zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
W przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł płatności należy zatem dokonywać za pośrednictwem rachunku płatniczego. Naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku, oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność odnosząca się do tej transakcji została zrealizowana z pominięciem rachunku płatniczego. Przepisy nie wyłączają więc z kosztów jedynie nadwyżki płatności ponad wartość 15 000 zł, lecz każdą płatność (bez względu na jej kwotę) dokonaną z pominięciem rachunku bankowego, jeżeli jest realizowana w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł.
„(...) skoro Wnioskodawca dokona transakcji nabycia samochodu o wartości przekraczającej 15 000 zł z osobą niebędącą przedsiębiorcą (a więc nieprowadzącą działalności gospodarczej), to ograniczenie wynikające z art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do ww. transakcji nie będzie miało zastosowania. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatek poniesiony na nabycie ww. samochodu”.
Zakup używanego samochodu na podstawie umowy kupna-sprzedaży w systemie wFirma.pl
Aby zaksięgować umowę za zakup używanego samochodu w systemie wFirma.pl, należy wejść w zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) / WYDATEK i jako rodzaj wydatku wybrać ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO – „KŚT. 741”. W przypadku gdy przed wprowadzeniem pojazdu do środków trwałych poniesiono dodatkowe opłaty, ich wartość należy wpisać w polu WART. POCZĄTKOWA +.
Więcej na temat księgowania zakupu samochodu w artykule: Zakup samochodu osobowego.
