Wycena towarów w remanencie a podważanie wyceny i obowiązek prowadzenia magazynu

Remanent, zwany także spisem z natury lub inwentaryzacją, jest co do zasady jednym z obligatoryjnych elementów w zakresie wypełniania obowiązków podatkowych. Jego przeprowadzenie polega na dokładnym zliczeniu oraz wycenie składników, które firma posiada w dniu sporządzenia spisu. Odpowiedni i zgodny z przepisami prawa remanent oraz prawidłowa wycena towarów w remanencie mają kluczowe znaczenie dla poprawności rozliczeń podatkowych i składki zdrowotnej. Istnieje jednak ryzyko, że organy podatkowe podważą wycenę składników majątku ujętych w inwentaryzacji, co wiąże się z potencjalnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. W niniejszym artykule zostaną omówione aspekty związane z obowiązkiem sporządzania remanentu, a także bezpieczną wyceną składników majątku, aby podczas ewentualnej kontroli podatkowej urząd jej nie zakwestionował.

Obowiązek i zasady sporządzenia remanentu

Obowiązek sporządzenia remanentu dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą opodatkowanych skalą podatkową lub podatkiem liniowym. Natomiast ryczałtowcy nie są do niego zobowiązani – mogą go sporządzać dobrowolnie.

Ww. obowiązek regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie w sprawie KPiR).

Okoliczności, w których należy sporządzić remanent

Zgodnie z § 24 ust. 1 ww. rozporządzenia przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzania remanentu w określonych sytuacjach. Spis z natury powinien być przeprowadzany w następujących momentach:

1. na dzień rozpoczęcia działalności – w spisie tym powinny znaleźć się wszystkie posiadane na ten moment towary handlowe, materiały, surowce oraz inne składniki majątku, które będą wykorzystywane w działalności;
2. na koniec roku podatkowego – jest to najczęstsza sytuacja, w której przedsiębiorcy są zobowiązani do sporządzenia remanentu. Spis z natury na koniec roku ma na celu określenie stanu posiadanych składników majątku, co jest niezbędne do prawidłowego ustalenia dochodu do opodatkowania.
3. W przypadku podatników, którzy sporządzają spis na dzień 31 grudnia danego roku, jego wartość jest jednocześnie wartością spisu na dzień 1 stycznia nowego roku podatkowego.
4. przed zmianą wspólnika lub zmianą proporcji udziałów – w przypadku spółek osobowych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, remanent musi być sporządzony przed zmianą wspólnika lub proporcji udziałów;
5. przy zmianie formy opodatkowania – jeśli przedsiębiorca planuje zmienić formę opodatkowania (np. z ryczałtu na skalę podatkową / podatek liniowy), jest zobowiązany do sporządzenia remanentu na dzień 1 stycznia roku, w którym następuje zmiana). Pozwoli to na prawidłowe rozliczenie podatku oraz składki zdrowotnej według nowej formy opodatkowania;
6. w dniu likwidacji działalności – gdy przedsiębiorca zamyka działalność gospodarczą, jednym z ostatnich kroków jest sporządzenie remanentu likwidacyjnego. Wykazuje się w nim stan majątku na dzień zakończenia działalności, co jest istotne dla ustalenia ewentualnego podatku z tytułu likwidacji.

Podatnik ma obowiązek sporządzić remanent w sposób staranny i trwały. Spis powinien być zakończony i zaopatrzony w podpisy osób, które w nim uczestniczyły – kwestie te wskazuje § 25 ust. 1 rozporządzenia ws. KPiR.

Jakie składniki objęte są remanentem?

W remanencie należy wykazać:

• towary handlowe (w tym również te, które w dniu sporządzenia spisu są poza zakładem przedsiębiorcy, a także towary obce znajdujące się w zakładzie przedsiębiorcy. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność);
• materiały podstawowe i pomocnicze – te pierwsze to surowce i materiały zużywane bezpośrednio w procesie produkcyjnym, natomiast materiały pomocnicze to te, które wspierają proces produkcji, ale nie stają się częścią końcowego produktu;
• półwyroby – czyli produkty, które są częściowo przetworzone i mogą wymagać dalszej obróbki przed osiągnięciem pełnej gotowości jako gotowy produkt końcowy;
• produkcję w toku – to etap w procesie produkcyjnym, gdzie towary są w trakcie wytwarzania, ale nie zostały jeszcze ukończone jako gotowe produkty;
• wyroby gotowe – to produkty w pełni ukończone i gotowe do sprzedaży lub dystrybucji;
• braki i odpady – czyli produkty lub surowce, które nie spełniają wymagań jakościowych i nie mogą być wykorzystane w procesie produkcji, dlatego są przeznaczone do utylizacji lub recyklingu.

Jakie elementy zawiera spis z natury?

Sporządzony spis z natury, zgodnie z § 25 ust. 2 rozporządzenia ws. KPiR, powinien zawierać co najmniej:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy);
• datę sporządzenia spisu;
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;
• szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisowi z natury wymienionych w § 24;
• jednostkę miary;
• ilość stwierdzoną w czasie spisu;
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary;
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru i innych składników podlegających spisowi przez jego cenę jednostkową;
• łączną wartość spisu z natury;
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”;
• podpisy osób sporządzających spis;
• podpis właściciela zakładu (wspólników).

Wycena składników w remanencie

Wycena składników majątku objętych spisem z natury (remanentem) musi być przeprowadzona według ściśle określonych zasad. Jej wartość wpływa bezpośrednio na ustalenie dochodu podlegającego opodatkowaniu oraz na ustalenie podstawy wyliczenia składki zdrowotnej, dlatego tak ważne jest, aby odzwierciedlała ona stan faktyczny.

Zgodnie z § 26 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR składniki podlegające ujęciu w remanencie wycenia się zgodnie ze sposobem wskazanym w poniższej tabeli:

Warto mieć również na uwadze, że jeśli dany składnik majątku nie został sprzedany, to jego wartość, na potrzeby spisu z natury, jest określana na podstawie faktycznej ceny zakupu. Ta zasada jest kluczowa dla metody FIFO, którą można prowadzić przy użyciu systemu wFirma. W przypadku sprzedaży danego produktu z magazynu w pierwszej kolejności wydawany jest produkt z najwcześniej dodanej partii i tak też w systemie obliczany jest zysk na przychodach.

Przykład 1.

Do magazynu zostały przyjęte dwie partie towaru „drabina teleskopowa”:

• partia I: 5 grudnia 4 sztuki w cenie 580 zł netto/szt.;
• partia II: 6 grudnia 2 sztuki w cenie 550 zł netto/szt.

10 grudnia sprzedano 3 sztuki, które zgodnie z metodą FIFO zostały zdjęte z partii numer I, w cenie 580 zł/szt.

Na 31 grudnia na stanie magazynowym pozostają 3 sztuki drabiny, które należy wycenić:

• 1 szt. w cenie 580 zł;
• 2 szt. w cenie 550 zł.

Obowiązek prowadzenia gospodarki magazynowej

Choć dla mikroprzedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów (KPiR) obowiązek prowadzenia gospodarki magazynowej nie jest formalnie narzucony przez przepisy podatkowe, to w praktyce jest to narzędzie, które ułatwia prowadzenie ewidencji i sporządzanie remanentu. Pozwala również na kontrolę stanów magazynowych sprzedawanych produktów, kontrolę wysokości sprzedaży, ustalanie odpowiednich cen sprzedaży z uwzględnieniem marży itd. Dla większych przedsiębiorstw prowadzących pełną księgowość gospodarka magazynowa jest często niezbędnym elementem wynikającym z ustawy o rachunkowości.

Gospodarka magazynowa polega na systematycznym ewidencjonowaniu przyjęcia, składowania, wydania oraz przemieszczania towarów i materiałów w przedsiębiorstwie. Jej prawidłowe prowadzenie pozwala na:

• kontrolę stanów magazynowych,
• ułatwienie sporządzenia remanentu,
• bieżące monitorowanie poziomu zapasów,
• optymalizację zamówień i obrotu towarami.

Z punktu widzenia podatkowego gospodarka magazynowa ma istotne znaczenie przy kontroli wyceny remanentu przez organy skarbowe. Ewidencje magazynowe stanowią bowiem podstawę do określenia rzeczywistego stanu i ceny towarów, co wpływa na wartość remanentu końcowego. W przypadku braku prawidłowo prowadzonej gospodarki magazynowej organy podatkowe mogą podważyć wycenę remanentu i nałożyć sankcje. 

Właściwa organizacja magazynu, szczególnie metodą FIFO (First In, First Out – pierwsze weszło, pierwsze wyszło), umożliwia szybkie sporządzenie remanentu i rzetelną wycenę towarów na podstawie faktycznych kosztów zakupu. Jednym z systemów wspierających przedsiębiorców w tym zakresie jest wspomniana wFirma. System ten oferuje narzędzia do zarządzania magazynem metodą FIFO, co jest niezwykle przydatne dla firm handlowych i produkcyjnych. Prowadzenie magazynu metodą FIFO w systemie wFirma nie tylko ułatwia bieżące zarządzanie stanami magazynowymi, lecz także pozwala na ich prawidłową wycenę i automatyczne obliczanie kosztu sprzedanych produktów. Dzięki temu przedsiębiorca jest przygotowany na ewentualne kontrole urzędu skarbowego i może łatwo uzasadnić wartości przedstawione w remanencie.

Wpływ różnic remanentowych na zobowiązania podatkowe i ZUS

Remanent, czyli spis z natury składników majątku firmy, w bezpośredni sposób oddziałuje na dochód prowadzonej działalności, a tym samym na wysokość podatku dochodowego i składki zdrowotnej przedsiębiorcy opodatkowanego skalą podatkową lub podatkiem liniowym.

W przypadku różnic remanentowych wyróżnia się różnicę remanentową dodatnią oraz ujemną.

Dodatnia różnica remanentowa powstaje wtedy, gdy wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego. W takim przypadku różnica ta zwiększa dochód do opodatkowania, co może skutkować wyższym podatkiem dochodowym oraz wyższą składką zdrowotną do zapłaty.

Ujemna różnica remanentowa powstaje wtedy, gdy wartość remanentu końcowego jest niższa niż remanentu początkowego. Zmniejsza ona dochód, co może skutkować obniżeniem zobowiązania podatkowego do zapłaty lub niższą podstawą wyliczenia składki zdrowotnej.

Kontrola urzędu skarbowego a wycena składników w remanencie

Kontrola podatkowa przeprowadzana przez urząd skarbowy może obejmować weryfikację wyceny składników w remanencie. Organy podatkowe mają prawo do sprawdzenia, czy wycena towarów została dokonana zgodnie z przepisami oraz czy jest ona rzetelnie udokumentowana. Jeśli podatnik nie prowadzi gospodarki magazynowej, to dokonana przez niego wycena może zostać zakwestionowana, a wtedy konieczne będzie przedstawienie faktur zakupu danych partii towarów.

W trakcie kontroli urzędnicy mogą zweryfikować:

• dokumenty potwierdzające wycenę – urzędnicy skarbowi sprawdzają, czy wycena towarów została przeprowadzona na podstawie właściwych dokumentów, takich jak faktury zakupu, umowy, kalkulacje kosztów wytworzenia itp. Brak takich dokumentów lub ich niekompletność może być podstawą do zakwestionowania wyceny;
• zgodność z przyjętą metodą wyceny – urzędnicy kontrolują, czy przedsiębiorca zastosował właściwą metodę wyceny zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR;
• prawidłowość prowadzonej gospodarki magazynowej – w przypadku przedsiębiorców prowadzących gospodarkę magazynową urzędnicy mogą sprawdzić, czy ewidencja magazynowa jest prowadzona rzetelnie i systematycznie, oraz czy zastosowana metoda wyceny (np. FIFO) została właściwie odzwierciedlona w wycenie remanentu. Szczegółowa ewidencja magazynowa pomaga potwierdzić, które partie towarów zostały sprzedane, a które pozostały na stanie, co ma bezpośredni wpływ na prawidłową wycenę remanentu.

Jeśli w trakcie kontroli urzędnicy stwierdzą, że wycena towarów w remanencie została przeprowadzona nieprawidłowo, mogą ją podważyć, co może skutkować poniższymi konsekwencjami:

1. sankcje karno-skarbowe – w przypadku poważnych naruszeń lub celowego zaniżenia wyceny, przedsiębiorca może być pociągnięty do odpowiedzialności karno-skarbowej. W świetle przepisów Kodeksu karnego skarbowego (kks) takie działanie może być uznane za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, w zależności od wartości zaniżonego podatku. W konsekwencji przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną, która może wynieść od kilkuset złotych (w przypadku wykroczeń) do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych (w przypadku przestępstw);
2. naliczenie odsetek za zwłokę – w przypadku wykrycia, że przedsiębiorca zapłacił zbyt niski podatek z powodu błędnej wyceny remanentu, urząd skarbowy naliczy odsetki za zwłokę od zaległości podatkowej;
3. postępowanie kontrolne – wykrycie nieprawidłowości w wycenie może skłonić urząd skarbowy do wszczęcia szerszego postępowania kontrolnego, obejmującego również inne obszary działalności przedsiębiorcy, takie jak prawidłowość rozliczeń podatkowych, rzetelność księgowości oraz inne aspekty działalności gospodarczej;
4. korekta podstawy opodatkowania – jeśli urząd skarbowy stwierdzi, że wycena towarów w remanencie została przeprowadzona niezgodnie z przepisami, może dokonać korekty podstawy opodatkowania. Może to oznaczać zwiększenie dochodu do opodatkowania, co spowoduje konieczność dopłaty podatku za dany rok podatkowy;
5. korekta zeznań podatkowych – nieprawidłowa wycena towarów w remanencie może wymusić konieczność złożenia korekty deklaracji podatkowej za dany rok, a także za kolejne lata, jeżeli błędy miały wpływ na dochód prowadzonej działalności w kolejnych okresach rozliczeniowych;
6. zwiększone ryzyko przyszłych kontroli – przedsiębiorca, u którego stwierdzono nieprawidłowości w wycenie remanentu, może znaleźć się pod szczególną obserwacją organów podatkowych. W przyszłości może to skutkować częstszymi kontrolami skarbowymi.

Kontrola urzędu skarbowego i potencjalne konsekwencje błędów w wycenie remanentu mogą być stresującym doświadczeniem dla każdego przedsiębiorcy. Dlatego też, biorąc pod uwagę powyższe skutki nieprawidłowej wyceny składników w remanencie, warto prowadzić gospodarkę magazynową przy użyciu sprawdzonych narzędzi, które pozwolą zabezpieczyć przedsiębiorcę na wydatek ewentualnej kontroli.

Gospodarka magazynowa w systemie wFirma

System wFirma umożliwia prowadzenie księgowości online wraz ze zintegrowaną gospodarką magazynową metodą FIFO lub FEFO. 

Dzięki funkcjom systemu możliwa jest m.in.:

• automatyczna wycena towarów w remanencie – system pozwala na automatyczne przypisanie odpowiedniej wartości towarom na podstawie zasady FIFO, dzięki czemu towary sprzedane są wyceniane według najwcześniejszych kosztów zakupu. Ułatwia to przygotowanie rzetelnego remanentu na potrzeby rozliczeń podatkowych;
• dokumentacja magazynowa – system umożliwia generowanie i przechowywanie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, RW, PW) w jednym miejscu, co jest niezwykle pomocne w przypadku kontroli ze strony urzędu skarbowego. Możliwość wydruku i eksportu danych pozwala na przedstawienie organom podatkowym pełnej historii obrotu magazynowego;
• łatwość sporządzenia remanentu – dzięki zastosowaniu metody FIFO w systemie wFirma przedsiębiorca może w szybki sposób sporządzić remanent, w którym wszystkie towary zostaną wycenione na podstawie faktycznych cen nabycia. Zapewnia to zgodność wyceny z rzeczywistością oraz minimalizuje ryzyko podważenia przez organy kontrolne.

Poza dostępnymi funkcjami, które usprawniają prowadzenie gospodarki magazynowej, warto mieć na uwadzę, że wFirma to również gwarancja bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami. System gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych magazynowych oraz ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Prowadząc gospodarkę magazynową w systemie wFirma, przedsiębiorca ma pewność, że działa zgodnie z przepisami, co chroni jego firmę przed przed ewentualnymi błędami wynikającymi z nieznajomości lub niewłaściwej interpretacji przepisów prawa.

Jak wygenerować remanent w systemie?

W celu wygenerowania remanentu w formacie .PDF lub .XLSX zawierającego stany magazynowe produktów na ostatni dzień wybranego roku należy przejść do MAGAZYN » PRODUKTY, kolejno wybrać opcję DRUKUJ » REMANENT (PDF) / REMANENT (XLSX).

Następnie wyświetlone zostanie okno, w którym możliwe będzie wygenerowanie remanentu. Należy uzupełnić następujące pola:

• Na rok: rok, za który ma zostać wygenerowany remanent;
• Uwzględniaj także produkty ukryte: przy zaznaczeniu tego pola remanent uwzględni też produkty ukryte przy zastosowaniu akcji UKRYJ;
• Włącz ponowne generowanie wpisów: przy zaznaczeniu tej opcji przed wygenerowaniem remanentu ponownie zostanie przeprowadzona aktualizacja wpisów w bazie danych w celu sprawdzenia ich zgodności.

Po uzupełnieniu odpowiednich pól będzie możliwe wydrukowanie remanentu przy użyciu przycisku DRUKUJ.

Wprowadzenie wartości remanentu do systemu

W przypadku użytkowników, którzy za pośrednictwem systemu wFirma prowadzą również księgowość online, wartość sporządzenia remanentu należy wprowadzić w EWIDENCJE » REMANENTY » DODAJ REMANENT, wybierając właściwy remanent, wskazując datę oraz kwotę.

Dodany w systemie remanent ma wpływ na zobowiązania podatkowe oraz wyliczenie składki zdrowotnej. W systemie różnica remanentowa jest wyliczana automatycznie, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi jej samodzielnie wyliczać i wprowadzać w zobowiązaniach podatkowych i ZUS.