Zmiana systemu finansowo-księgowego to zwykle złożony proces, jednak przemyślana decyzja o wdrożeniu nowych rozwiązań może przynieść korzyści w postaci większej efektywności, lepszego zarządzania finansami i dostosowania do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych. Poniżej przedstawiamy kluczowe etapy wdrożenia nowego systemu oraz migracji danych.
Zmiana systemu finansowo-księgowego
Przed podjęciem decyzji o wymianie systemu finansowo-księgowego na inny kluczowe jest szczegółowe zbadanie oraz przeanalizowanie obecnie stosowanego oprogramowania w firmie, zidentyfikowanie jego ograniczeń. Należy dokładnie ustalić, jakie systemy są wykorzystywane i jakie procesy wspierają.
Zmiana systemu finansowo-księgowego (FK) może wynikać z kilku kluczowych czynników, do których należą w szczególności:
- zmiany w przepisach – nowe regulacje prawne zwłaszcza w zakresie rachunkowości, podatków lub raportowania mogą wymagać wdrożenia bardziej zaawansowanego systemu, który spełnia aktualne wymogi;
- rozwój firmy i zwiększenie skali działalności – wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zwiększają się także potrzeby jednostki związane np. z raportowaniem i analizą danych, kontrolą finansową czy księgowością, wymagające bardziej zaawansowanych narzędzi niezbędnych do lepszego zarządzania finansami, podejmowania decyzji strategicznych czy prowadzenia księgowości;
- optymalizacja procesów i zwiększenie efektywności – wdrożenie nowego systemu może usprawnić wewnętrzne procesy finansowe i księgowe, automatyzujące rutynowe zadania, redukując błędy i zwiększając efektywność pracy działów księgowych;
- integracja z innymi systemami – zmiana systemu księgowego może być konieczna w celu lepszej integracji z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie, takimi jak systemy zarządzania produkcją, magazynami czy sprzedażą;
- problemy techniczne, brak aktualizacji – ograniczenia funkcjonalności, trudności w obsłudze, brak wsparcia technicznego czy niezbędnych aktualizacji mogą skłonić firmę do zmiany na nowocześniejsze oprogramowanie, które lepiej odpowiada jej potrzebom;
- koszty utrzymania – wysokie koszty utrzymania mogą mieć wpływ na zmianę systemu finansowo-księgowego na bardziej opłacalny.
Należy podkreślić, że w zasadach (polityce) rachunkowości jednostka powinna wskazać w szczególności stosowane zasady dotyczące opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, a także systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Analiza potrzeb jednostki
Kolejnym etapem procesu zmiany systemu finansowo-księgowego jest dokładna analiza potrzeb przedsiębiorstwa. Na tym etapie należy zdefiniować potrzeby funkcjonalne firmy, w tym rodzaj i zakres operacji księgowych, integrację z innymi systemami oraz raportowanie. Właściwe określenie potrzeb i oczekiwań jednostki jest kluczowe, od tego uzależniony jest trafny wybór nowego oprogramowania, zawierający niezbędne jednostce moduły i funkcjonalności.
Wybór nowego systemu finansowo-księgowego
Kolejnym krokiem jest wybór systemu spełniającego wymagania przedsiębiorstwa, który będzie skalowalny i umożliwi rozwój w przyszłości. Po dokładnym określeniu potrzeb jednostki oraz ewentualnych ograniczeń finansowych w zakresie zakupu i wdrożenia nowego systemu finansowo-księgowego konieczna jest analiza dostępnych na rynku ofert, porównania modułów, funkcjonalności, stosowanych rozwiązań, kosztów utrzymania czy aktualizacji systemu. Różne systemy oferują różnorodne moduły, które mogą obejmować nie tylko księgowość, ale także magazyn, kadry, płace czy raportowanie. Co więcej, analogiczne moduły innych dostawców zazwyczaj mają różne stopnie zaawansowania. Warto dokładnie ocenić, które funkcje są rzeczywiście potrzebne jednostce oraz mogą być potrzebne w przyszłości w miarę dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Wykorzystując rozwój technologiczny w ciągu ostatnich lat, poszukując nowego systemu finansowo-księgowego, nie należy zapominać o sprawdzeniu, czy dostawca zapewnia usługi integracji zakupionego oprogramowania z innymi systemami, takimi jak np. platformy do wystawiania faktur, zarządzania magazynem, CRM czy platformy handlu internetowego.
Przy porównywaniu cen systemów finansowo-księgowych warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników, które mogą wpłynąć na ostateczny koszt nowego systemu FK oraz efektywność wdrożenia. Oto, o czym należy pamiętać:
- koszty licencji i dodatkowych stanowisk – systemy finansowo-księgowe mogą być oferowane w różnych modelach licencjonowania. Można spotkać się z opłatą jednorazową za zakup oprogramowania lub z abonamentem miesięcznym/rocznym. Trzeba także uwzględnić licencje na dodatkowych użytkowników;
- koszty integracji z innymi systemami – jeśli firma korzysta z innych systemów, to integracja tych rozwiązań z nowym systemem finansowo-księgowym może wymagać dodatkowych nakładów finansowych;
- wsparcie techniczne i aktualizacje – warto sprawdzić, czy w cenę systemu wliczone są aktualizacje oprogramowania oraz jak wygląda wsparcie techniczne;
- skalowalność i przyszłe koszty – jeśli firma planuje rozwój, warto zastanowić się nad skalowalnością systemu i ewentualnymi kosztami związanymi z jego rozbudową w przyszłości;
- koszty wdrożenia i migracji danych – cena systemu to nie tylko zakup licencji, ale także koszty wdrożenia, które mogą obejmować instalację, konfigurację oraz szkolenie pracowników.
Decydując się na określony system finansowo-księgowy, warto zwrócić uwagę na to, czy dostawca oprogramowania proponuje usługę migracji danych. Warto również dowiedzieć się, w jakim zakresie ta usługa jest realizowana oraz jakie będą związane z nią koszty.
Wdrożenie i migracja danych
Wdrożenie to proces, który obejmuje dobór, zakup, dostawę i konfigurację serwerów, komputerów, urządzeń wejścia/wyjścia oraz sieciowych. Następuje instalacja i integracja baz danych oraz oprogramowania. Po zainstalowaniu systemu przystępuje się do konfiguracji oprogramowania zgodnie z potrzebami użytkownika.
Ważnym elementem tego procesu jest również migracja danych księgowych, która musi być przeprowadzona z najwyższą dokładnością, aby zapewnić ciągłość działania firmy. Migracja danych księgowych to kluczowy etap wymagający opracowania szczegółowego planu migracji, który obejmuje harmonogram, zasoby ludzkie, budżet oraz określenie zakresu danych do przeniesienia. Migracja powinna być testowana przed właściwym przeniesieniem do nowego systemu, w szczególności należy przeprowadzić testy próbne na mniejszych zbiorach danych, aby upewnić się, że proces przebiega prawidłowo, oraz zweryfikować poprawność w różnych aspektach, np. zgodności sald, poprawności dokumentów księgowych czy powiązania między danymi.
Jeżeli testy migracyjne zakończą się pomyślnie, rozpocznie się właściwa migracja danych. Na tym etapie:
- dane są przenoszone z dotychczasowego systemu do nowego;
- przeprowadzana jest dokładna kontrola poprawności przeniesionych danych, szczególnie sald kont, dokumentów księgowych oraz rejestrów VAT;
- wszystkie procesy operacyjne w nowym systemie są gotowe do pracy.
Ważne jest, aby proces ten odbywał się w sposób kontrolowany, najlepiej w okresie, kiedy firma ma mniejsze obciążenia operacyjne, np. po zakończeniu roku obrotowego.
Zmiana systemu finansowo-księgowego wiąże się z koniecznością przeszkolenia pracowników. Należy pamiętać, że dobrze przeszkolony zespół minimalizuje ryzyko błędów i pozwala na sprawne wdrożenie systemu.
Monitorowanie i wsparcie techniczne
Po wdrożeniu nowego systemu i zakończeniu migracji danych niezwykle ważne jest monitorowanie działania systemu w początkowej fazie użytkowania. Firma powinna:
- regularnie sprawdzać poprawność księgowań i zgodność raportów finansowych;
- w przypadku wystąpienia problemów korzystać ze wsparcia technicznego dostarczanego przez dostawcę systemu;
- na bieżąco korygować wszelkie niezgodności, aby system działał zgodnie z oczekiwaniami.
System finansowo-księgowy wFirma.pl
System wFirma.pl umożliwia prowadzenie pełnej księgowości online. Aby rozpocząć księgowanie należy w pierwszej kolejności utworzyć rok obrotowy, gdzie istnieje możliwość wyboru wzorcowego planu kont, ze zdefiniowanymi już schematami księgowania, dzięki czemu można rozpocząć prowadzenie księgowości w kilka chwil bez konieczności czasochłonnej konfiguracji systemu.
