Poradnik Przedsiębiorcy

Wypłata wynagrodzenia zawyżonego pracownikowi a potrącenia

Potrącenia z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody pracodawca może dokonać tylko na podstawie przepisów prawa, np. w zakresie potrącenia zaliczki na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenie społeczne, zaliczek wypłacanych pracownikowi czy odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia w najbliższym terminie płatności. Wypłata wynagrodzenia po dokonaniu potrącenia może zostać również wykonana za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie i wskazującą konkretną należność. Potrącenie może być dokonane tylko w granicach określonych przez przepisy. Muszą przy nim zostać uwzględnione także kwoty wolne od potrąceń.

Czasem w wyniku błędu pracodawcy pracownikowi zostaje wypłacone wyższe wynagrodzenie. Wówczas na potrącenie nadpłaty niezbędna jest zgoda pracownika. W przypadku gdy pracownik nie wyraża zgody na zwrot nadpłaconego z powodu pomyłki pracodawcy wynagrodzenia, pracodawca może jedynie wystąpić na drogę sądową z roszczeniem o jej zwrot na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Wypłata wynagrodzenia

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej kp). Zarówno termin, jak i miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia należy określić w regulaminie pracy, chyba że pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy, który reguluje to zagadnienie.

Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – zatrudnia mniej niż 50 pracowników – to informuje ich pisemnie o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 kp).

Termin wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc musi mieścić się w granicach czasowych wskazanych w art. 85 kp. Przepis ten stanowi, że wynagrodzenie za pracę płatne jeden raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca.

Wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc nie może więc nastąpić po 10. dniu następnego miesiąca. Jeżeli dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 85 § 2 i 3 kp).

Przykład 1.

Miesięczna wypłata wynagrodzenia w zakładzie dokonywana jest 5. dnia każdego miesiąca. W kwietniu br. dzień ten wypada w niedzielę, a w grudniu w sobotę, która jest w zakładzie dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy. W związku z tym wypłata wynagrodzenia powinna mieć miejsce odpowiednio 3 kwietnia oraz 4 grudnia 2020 r.

Wynagrodzenie z reguły przekazywane jest przelewem na wskazany przez pracownika rachunek bankowy. Jednocześnie pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wypłacanie wynagrodzenia do rąk własnych – w formie gotówkowej.

Wniosek  powinien być złożony w formie pisemnej lub elektronicznej. Pracodawca powinien przechowywać wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych razem z kartą (listą) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (§ 6 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). 

Potrącenia dokonywane bez zgody pracownika

Z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody można dokonać, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania, tylko następujących należności:

  1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
  2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
  3. zaliczki pieniężne udzielane pracownikowi,
  4. kary pieniężne wynikające z odpowiedzialności porządkowej pracownika.

Potrąceń dokonuje się tylko w kolejności wskazanej w art. 87 § 1 Kodeksu pracy

Zgody pracownika nie wymagają również odliczenia dokonywane w pełnej wysokości kwot wypłacanych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. 

Jeżeli wynagrodzenie zostanie zawyżone z powodu naliczenia go przed niezdolnością do pracy z powodu choroby, odliczeniu podlega tylko różnica pomiędzy normalnym wynagrodzeniem a należnym mu za okres nieobecności wynagrodzeniem chorobowym. Odliczenia tego pracodawca może dokonać tylko w najbliższym terminie płatności (art. 87 § 7 kp).

Zgodnie z art. 88 kp od potrąceń wolna jest kwota:

  1. minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
  2. 75% wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
  3. 90% wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 kp.

Potrącenia dokonywane za zgodą pracownika

Potrącenia inne niż potrącenia ustawowe, wymienione w art. 87 kp, mogą być dokonywane tylko za zgodą pracownika (potrącenia dobrowolne).

Zgoda ta musi:

  1. zostać wyrażona na piśmie,
  2. wskazywać rodzaj i kwotę należności,
  3. określać częstotliwość dokonywania potrąceń.

Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 1 października 1998 r., I PKN 366/98, OSNAPiUS 1999, nr 21, poz. 684, wyrażenie przez pracownika bez zachowania formy pisemnej zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 kp jest nieważne.

Zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń może być w każdym czasie przez niego cofnięta, bez podania przyczyny.

Przy potrąceniach wymagających zgody pracownika wolna od potrąceń jest kwota:

  1. minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w art. 871 § 1 pkt 1 kp – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
  2. 80% kwoty określonej w art. 871 § 1 pkt 1 kp – przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy.

Wysokość kwot wolnych od potrąceń zależy od wysokości minimalnego wynagrodzenia. W 2020 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 2600 zł.

Przy zbiegu potrąceń dokonywanych za zgodą pracownika mogą zostać one dokonane w dowolnej kolejności. Potrącenia te dokonywane są w drugiej kolejności, po potrąceniach ustawowych.

Pracodawca, który dokonuje potrącenia z wynagrodzenia pracownika nienależnie wypłaconego świadczenia bez uzyskania jego zgody w formie pisemnej, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 kp).

Jeśli pracownik nie wyrazi zgody na zwrot nadpłaconej kwoty, pracodawca może wystąpić na drogę sądową z roszczeniem o jej zwrot na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405 kc w związku z art. 300 kp). Pozew do sądu o zwrot nienależnie pobranego przez pracownika wynagrodzenia nie gwarantuje jednak odzyskania nadpłaconej kwoty.

Jak bowiem uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 8 czerwca 2010 r., I PK 31/10, pracownik, który nie zawinił ani nie przyczynił się w żaden sposób do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia za pracę, co do zasady nie ma obowiązku zwrócenia takiej płatności ze stosunku pracy, choćby nie były mu one należne.

Roszczenie pracodawcy o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia za pracę ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od daty jego wymagalności.

Jeżeli wypłata wynagrodzenia pracownika została zawyżona na skutek błędu popełnionego przez pracodawcę, to pracodawca ma prawo potrącić nadpłaconą kwotę z wynagrodzenia pracownika – tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Jeżeli zaś pracownik nie wyraził takiej zgody, to pracodawca może tylko na drodze sądowej dochodzić od niego zwrotu nadpłaty wynagrodzenia z powodu bezpodstawnego wzbogacenia.