Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie wynagrodzeń przy zwolnieniu z ZUS za okres epidemii

W dobie koronawirusa w polskim prawie wprowadzone zostały liczne zmiany. Do jednych z istotniejszych, z punktu widzenia przedsiębiorcy, zaliczają się te dotyczące zwolnienia z opłacania składek ZUS za okres od marca do maja 2020 r. włącznie. Firmy objęte tym zwolnieniem mogą liczyć na odczuwalne odciążenie ich w obszarze kosztów, w tym pracowniczych. Jednak w tym miejscu pojawia się pytanie: jak wygląda rozliczenie wynagrodzeń przy zwolnieniu z ZUS? Nie dla każdego jest to bowiem oczywiste.

Zwolnienie z opłacania składek ZUS na czas epidemii

Przedsiębiorcy wskazani w ustawie o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw mają prawo ubiegać się o umorzenie składek ZUS za 3 miesiące w okresie od marca do maja 2020 r. włącznie.

Ze zwolnienia mogą skorzystać:

  • samozatrudnieni – ulga obejmuje wówczas 100% kwoty składek ZUS;
  • przedsiębiorcy zatrudniający od 1 do 9 pracowników – ulga obejmuje w tym przypadku również 100% kwoty składek ZUS (za przedsiębiorcę i pracowników);
  • przedsiębiorcy zatrudniający od 10 do 49 pracowników – ulga obejmuje w tym przypadku 50% sumarycznej kwoty składek ZUS.

Więcej na temat dodatkowych warunków w przypadku ubiegania się o zwolnienie z ZUS przeczytasz w artykule: Zwolnienie z ZUS dla samozatrudnionych i zakładów pracy.

Rozliczenie wynagrodzeń przy zwolnieniu z ZUS

W ostatnim czasie pojawiło się wiele wątpliwości dotyczących tego, jak poprawnie powinno się rozliczać wynagrodzenie pracowników, w przypadku gdy firma korzysta w danym miesiącu z umorzenia składek ZUS. Kwestia, jak powinno wyglądać rozliczenie wynagrodzeń przy zwolnieniu z ZUS, zajmuje przedsiębiorców, ponieważ za czas umorzenia składek pracodawca nie ponosi żadnych kosztów pracowniczych związanych z ubezpieczeniami bądź ponosi tylko ich część. Obowiązek opłacania składek spada w tym przypadku na państwo.

Temat ten został podniesiony przez prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Gertrudę Uścińską, która wskazała jednoznacznie, że w kwestii sporządzania list płac nic nie uległo zmianie. Płatnik, tzn. pracodawca, powinien zatem w standardowy sposób potrącić wartość składek ZUS z wynagrodzenia pracownika, tak jak robił to do tej pory. 

Firmy korzystające ze zwolnienia z opłacania składek ZUS w okresie umorzenia powinny standardowo rozliczać wynagrodzenia pracowników.

W związku z powyższym w dalszym ciągu od wynagrodzenia pracownika należy potrącić i pobrać składki społeczne podlegające finansowaniu przez zatrudnionego (13,71% podstawy lub 11,26% w przypadku zleceniobiorcy, który nie przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) oraz składkę zdrowotną (9%).

Zwolnienie z ZUS a podatek dochodowy za pracownika

Jako że sposób rozliczania składek na ubezpieczenia ZUS, płaconych w części przez pracownika, a w części przez pracodawcę, nie uległ zmianie, nie doszło również do zmian w wyliczeniach podatku dochodowego za pracownika.

Oznacza to, że pracodawca obowiązany jest w pierwszej kolejności pomniejszyć przychód pracownika o składki na ubezpieczenia społeczne oraz o koszty uzyskania przychodu, odpowiednio o:

  • 250 zł lub
  • 300 zł (w przypadku podwyższonych kosztów uzyskania przychodu).

Uzyskany wynik należy zaokrąglić do pełnych złotych. Z otrzymanej kwoty należy wyliczyć podatek dochodowy wg odpowiedniej stawki (17% lub 32% po przekroczeniu pierwszego progu podatkowego). Od kwoty podatku należnego należy odjąć kwotę wolną od podatku (43,76 zł) oraz kwotę wyliczonej ówcześnie składki zdrowotnej odliczonej (7,75%). Kwotę zaliczki na podatek dochodowy pracownika należy zaokrąglić do pełnych złotych.

Przy umorzeniu składek ZUS za okres od marca do maja 2020 r. nie ulega również zmianie sposób wyliczenia podatku dochodowego za pracownika.

Powyższe stanowisko podziela również Krajowa Administracja Skarbowa, która stwierdza, że pracodawca pobierający z wynagrodzenia pracownika składki, których nie przekazał do ZUS, powinien o tę właśnie kwotę składek pomniejszyć dochód zatrudnionego właśnie na potrzeby poprawnego obliczenia podatku dochodowego.

Przykład 1. 

Pracownik jest zatrudniony w ramach umowy o pracę z wynagrodzeniem w wysokości 3000 zł i mieszka w miejscowości, w której świadczy pracę. Poniżej przedstawiamy sposób rozliczenia jego wynagrodzenia przy zwolnieniu z ZUS. 

1) Obliczenie składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

  • składka emerytalna: 9,76% × 3000 zł = 292,80 zł
  • składka rentowa: 1,5% × 3000 zł = 45 zł
  • składka chorobowa: 2,45% × 3000 zł = 73,50 zł

Suma składek na ubezpieczenia społeczne: 411,30 zł

2) Obliczanie składki zdrowotnej (podstawa wymiaru składki wynosi: 3000 zł − 411,30 zł = 2588,70 zł):

  • składka zdrowotna w całości: 2588,70 zł × 9% = 232,98 zł
  • składka zdrowotna podlegająca odliczeniu: 2588,70 zł × 7,75% = 200,62 zł

3) Zaliczka na podatek dochodowy (podstawa opodatkowania: 3000 zł − 411,30 zł − 250,00 zł = 2338,70 zł, należy zaokrąglić do pełnych złotych: 2339 zł)

Obliczenie podatku wg określonej stawki – w przykładzie założono, że stawka podatku wynosi 17%:

  • podatek należny: 2339 zł × 17% = 397,63 zł
  • podatek należny pomniejszony o ulgę podatkową i składkę zdrowotną podlegającą odliczeniu (podlegający wpłacie do US): 397,63 zł − 43,76 zł − 200,62 = 153,25 zł, po zaokrągleniu 153 zł

4) Ustalanie wynagrodzenia netto: 3000 zł − 411,30 zł − 232,98 zł − 153 zł = 2202,72 zł

Podsumowując, rozliczenie wynagrodzeń przy zwolnieniu z ZUS za okres ogłoszonej w Polsce epidemii nie ulega zmianie. Niezależnie od tego, czy mowa o przedsiębiorcy zatrudniającym do 9 pracowników, czy do 49 pracowników, metodologia wyliczania list płac nie ulega zmianie – bez względu na to, czy doszło do umorzenia składek ZUS, czy nie. Stanowisko to potwierdza zarówno prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Gertruda Uścińska, jak i urząd skarbowy.