Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na gratisy w kosztach uzyskania przychodu

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy niejednokrotnie w celu zachęcenia i promocji sprzedaży swoich towarów czy świadczenia usług ponoszą wydatki na upominki dla obecnych i przyszłych kontrahentów, które często nazywa się “gratisami". Ponoszone wydatki na gratisy, jak również ich otrzymanie, powoduje określone skutki podatkowe zarówno u przekazującego, jak i odbiorcy tych gratisów.

Wydatki na gratisy w kosztach firmowych

Jak wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 22 ust. 1 kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, w tym zgodnie z ust. 1 pkt 23 kosztów reprezentacji.

Jeśli więc przedsiębiorca zdecyduje się przekazać gratisy swoim kontrahentom, musi ustalić, czy są one związane z reklamą firmy, czy reprezentacją. Jak bowiem wiadomo  wydatków związanych z reprezentacją nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Jeśli jednak zakup towarów w celu przekazania ich nieodpłatnie w formie gratisów jest związany z reklamą przedsiębiorstwa, wówczas ich zakup można uznać za koszt firmowy. Reklama ma na celu zachęcenie potencjalnych odbiorców do zakupu towarów bądź skorzystania z usług.

Oczywiście ponoszone wydatki na zakup towarów, które są później nieodpłatnie przekazywane jako gratisy, trudno jest jednoznacznie wykazać, kiedy nie stanowią kosztów reprezentacji, gdyż pojęcie to nie jest zdefiniowane przez ustawodawcę. Natomiast w licznych orzeczeniach sądy określają reprezentację jako okazałość, wystawność, a wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku w kontaktach z kontrahentami.

Ważne!

Wydatki na gratisy związane z reprezentacją nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Tym samym, aby prawidło uznać wydatki na gratisy za koszty firmowe należy zastanowić się, czy są one związane z reprezentacją czy reklamą. Należy więc dokładnie przeanalizować komu zostaną przekazane, w jakiej są wartości, a także okoliczności ich wręczenia. Jeśli dotyczą reklamy, warto aby takie gratisy zawierały logo firmy.

W interpretacje indywidualnej z 8 stycznia 2015 r., sygn. IPPB5/423-1112/14-2/JC, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wykazał, że (...) poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na przekazywane nieodpłatnie odbiorcom towary (tzw. gratisy), mają charakter reklamowy oraz niewątpliwie wpływają na osiągane przez podmiot przychody, dlatego też mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki. (...) Fakt, że w niektórych przypadkach, cena jednostkowa jednego rogalika jest wyższa niż 10 PLN, nie zmienia, że reprezentuje określony rodzaj towaru, który zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru. W ustawie o PDOP nie została określona kwota, powyżej której towar nie jest traktowany jako gratis.

Wydatki na gratisy a skutki w VAT

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług przez odpłatną dostawą towarów rozumie się również nieodpłatne przekazanie towarów, w szczególności:

  • przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

  • wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Jednakże nie dotyczy to  przekazywanych gratisów w postaci prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT przez prezenty o małej wartości należy rozumieć przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  • o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli  podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

  • których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia: jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru nie przekraczają 10 zł.

Natomiast w myśl ustawy o VAT (art. 7 ust. 7) przez próbki rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

  • ma na celu promocję tego towaru oraz

  • nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Ważne!

Przekazywane w formie gratisów prezenty o małej wartości, jak i próbki nie są opodatkowane VAT, nawet jeśli wydatki na gratisy pozwoliły podatnikowi na odliczenie podatku VAT. Oczywiście aby od wydatków na gratisy spełniających wyżej wymienione definicje odliczyć VAT ich przekazanie musi mieć związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Przekazanie gratisów w formie prezentów o małej wartości lub próbek, jeżeli następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika, nie jest opodatkowane VAT. Podstawą opodatkowania przekazanych gratisów jest wartość netto, gdyż zgodnie z art. 29a ust. 2 ustawy o VAT podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów, a gdy nie ma ceny nabycia - koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy tych towarów jeżeli chodzi o nieodpłatne przekazanie towaru.

W związku z tym jeśli przedsiębiorca zdecyduje się przekazać gratisy, które nie będą ani prezentami o małej wartości, ani próbkami, to od przekazanych gratisów należy odprowadzić podatek VAT należny. Jednak tylko w sytuacji, kiedy wydatki na gratisy pozwoliły na odliczenie podatku VAT. Takie nieodpłatne przekazanie gratisów przedsiębiorca może udokumentować fakturą wewnętrzną.

Gratisy - rozliczenie otrzymania u odbiorcy

Otrzymanie gratisu nieodpłatnie powoduje określone skutki podatkowe u osoby obdarowanej. Jego rozliczenie zależy od tego, czy jest to osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, czy jednostka prowadząca działalność.

Gratis - osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

Jeśli osoba prywatna otrzymuje prezent w postaci gratisu, wówczas powoduje to powstanie przychodu innych źródeł, zgodnie z art. 11 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednak, gdy gratisy nie przekroczą jednorazowo kwoty 200 zł, wówczas nie stanowią one przychodu u osoby, która je otrzyma. Dodatkowo należy pamiętać, że takimi osobami nie mogą być pracownicy ani osoby pozostające w stosunku cywilnoprawnym z przekazującym gratisy.

Ważne!

Warto zapamiętać, iż kwota 200 zł odnosi się wyłącznie do wartości przekazanego jednorazowego gratisu, nie ma żadnych limitów miesięcznych lub rocznych.

Natomiast jeśli gratisy przekraczają kwotę 200 zł, wówczas opodatkowaniu podlega cała wartość otrzymanych gratisów. Przedsiębiorca przekazujący gratisy jest zobowiązany do sporządzenia w terminie do końca lutego następnego roku informacji o wysokości przychodów - PIT-8C. A także do tego czasu musi ją przekazać zarówno osobie, która otrzymała gratis, jak i urzędowi skarbowemu.

Gratis - osoby prowadzące działalność gospodarczą

Inaczej wygląda sytuacja, gdy gratisy otrzymują osoby prowadzące działalność gospodarczą. To na nich spoczywa obowiązek ustalenia, czy otrzymany gratis posiada jakąś wartość handlową. Jeśli tak to osoba prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana do wykazania innych przychodów z działalności. Nie ma tu znaczenia wartość otrzymanego gratisu. W przypadku, gdy gratisy nie mają żadnej wartości handlowej wówczas osoba prowadząca działalność nie uzyskuje żadnego przychodu, a więc go nie wykazuje.