Samochód w firmie to nie tylko ułatwienie dla przedsiębiorcy przy załatwianiu spraw firmowych czy szybki dojazd do klienta, ale również koszty, które można rozliczyć w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, które pomniejszą zobowiązania podatkowe. Posiadanie w firmie pojazdu wiąże się z obowiązkiem jego ubezpieczenia. Niektórzy z przedsiębiorców decydują się na wykupienie wyłącznie obowiązkowego ubezpieczenia OC, jednakże w wielu przypadkach wykupuje się również ubezpieczenie dobrowolne AC. Niejednokrotnie zdarza się również że polisy wykupywane są z różnych przyczyn za granicą. Po stronie przedsiębiorców pojawia się pytanie, w jaki sposób zaksięgować zagraniczne OC samochodu firmowego. Sprawdź, odpowiedź w artykule!
Wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu w kosztach firmowych
Zgodnie z ustawą o PIT za koszty uzyskania przychodu uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jednakże nie mogą być one wymienione w art. 23 ustawy o PIT.
Wobec powyższego wydatek związany z zakupem polisy będzie kosztem związanym z zachowaniem przychodu, co daje przedsiębiorcy prawo do jego zaliczenia do kosztów podatkowych. Dodatkowo nie ma przeciwwskazań, aby wydatek ten został poniesiony poza granicami kraju. W związku z tym zagraniczne OC samochodu firmowego również może być zaliczane do kosztów. Warto podkreślić, że pojazd ten musi być wykorzystywany na cele prowadzonej działalności gospodarczej.
W sytuacji gdy do zakupionej polisy nie została dołączona faktura, sama polisa może stanowić podstawę ujęcia wydatku w kosztach, powinna ona jednak zawierać dane takie jak:
nazwy stron umowy,
data wystawienia polisy,
rodzaj oraz zakres ubezpieczenia,
wartość składki,
podpisy stron,
data dokonania płatności.
Jeśli płatność za polisę dokonywana jest przelewem, pod polisę należy podpiąć potwierdzenie dokonania przelewu.
Zagraniczne OC samochodu firmowego - ujęcie wydatku w KPiR
Sposób księgowania polisy zależy od stosowanej metody rozliczania kosztów – kasowej lub memoriałowej. Należy wspomnieć, że metody tej nigdzie się nie zgłasza, a jedynie stosuje dla celów rozliczeniowych przez cały rok podatkowy.
w przypadku metody uproszczonej (kasowej), wartość całej polisy należy ująć do kosztów w dacie wystawienia polisy,
w przypadku metody memoriałowej, jeżeli okres polisy wychodzi poza dany rok podatkowy, wartość należy podzielić proporcjonalnie na miesiące, których dotyczy. Jeśli polisa została zawarta na okres mieszczący się w ramach jednego roku podatkowego (od 1 stycznia do 31 grudnia) polisę można zaksięgować jednorazowo w dacie zapłaty - tak jak przy metodzie kasowej.
Polisa ubezpieczeniowa wyrażona w walucie - sposób przeliczenia
Przeliczenia na złotówki należy dokonać według średniego kursu walut ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego zawarcie umowy z ubezpieczycielem, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.
Polisa powinna zostać zaksięgowana jako inny wydatek związany z bieżącym użytkowaniem pojazdu i zostać ujęta w kolumnie 13 KPiR.
Polisa OC i AC - ograniczenia w zaliczeniu wydatku do kosztów
O ile zagraniczne OC samochodu firmowego przedsiębiorca może zaliczyć w koszty w całości, o tyle dobrowolne ubezpieczenie autocasco (AC) podlega limitowi. Zgodnie z przepisami do kosztów uzyskania przychodów zaliczać nie można składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.
Polisy ubezpieczeniowe obowiązkowe i dodatkowe w przypadku prowadzenia przez przedsiębiorcę tzw. kilometrówki trafiają do kosztów wyłącznie w ramach limitu obliczonego na podstawie przejechanych w danym miesiącu tras.
Ważne! Zagraniczne OC samochodu firmowego oraz dobrowolne ubezpieczenie AC wystawione w walucie obcej przelicza się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na dzień poprzedzający wystawienie polisy. Przeliczenia wartości limitu 20 000 euro na złotówki w odniesieniu do polisy AC dokonuje się według kursu sprzedaży walut obcych, ogłaszanego przez NBP na dzień zawarcia polisy ubezpieczeniowej. |
Przykład 1.
Pan Emil zakupił w Niemczech polisę do samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy. Polisa opiewała na kwotę 100 euro OC oraz AC 500 euro. Została zawarta i opłacona 26 lipca 2016 roku. Wartość pojazdu do celów ubezpieczeniowych wyniosła 100 000 zł. Pan Emil zapytał, w jaki sposób należy rozliczyć taką transakcję.
Przeliczenia na złotówki dokonuje się po kursie z dnia poprzedzającego zawarcie polisy.
kurs z 25 lipca: 4,3600
OC - 100 euro x 4,3600 = 436,00 zł
AC - 500 euro x 4,3600 = 2180 zł
Następnie należy dokonać przeliczenia limitu 20 000 euro na złotówki. Kurs sprzedaży walut z 26 lipca, czyli z dnia zawarcia umowy, wynosi 4,4003
20 000 euro x 4,4003 = 88 006 zł
(88 006 zł / 100 000 zł) x 2180 zł = 1918,53 zł
W ramach ubezpieczenia AC do kosztów można zaliczyć kwotę 1918,53 zł.
Łącznie do kosztów podatkowych w ramach omawianej polisy można zaliczyć 436 zł (OC) + 1918,53 zł (AC) = 2354,53 zł.
