Poradnik Przedsiębiorcy

Jak dokumentować wydatki na eksploatację samochodu w firmie?

Podstawowe dokumenty księgowe

Podstawowymi dowodami księgowymi, na podstawie których ewidencjonuje się wydatki na eksploatację samochodu firmowego, są faktury i rachunki, a w przypadku ich braku w wyjątkowych sytuacjach - dowody wewnętrzne. Na ich podstawie podatnik dokonuje wpisów do księgi przychodów i rozchodów - w kwocie netto, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT lub kwocie brutto, gdy nie przysługuje mu prawo do pomniejszenia podatku należnego o naliczony.

Możliwe jest też księgowanie wydatków na podstawie paragonów i podobnych dowodów księgowych – ale jedynie w przypadku wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa oraz przejazd płatną autostradą. Taki paragon (kwit kasowy) musi być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej, określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Przyjmując za podstawę taki paragon, można też sporządzić dowód wewnętrzny, by zapisu w księdze dokonać na jego podstawie, zaś paragon lub kwit dołączyć do dowodu.

Jeśli samochód nie stanowi własności firmy (osoby prowadzącej działalność gospodarczą), podatnik może wliczać w koszty wydatki na jego eksploatację tylko w sposób pośredni, w kwotach “zryczałtowanych”. Służy do tego ewidencja przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu. Nie możemy bowiem zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu (by tak się mogło stać, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych.

Wydatki na eksploatację samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w tym także samochodu stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, należy wpisywać po zakończeniu miesiąca w kolumnie 13 księgi przychodów. Podstawą zapisów jest miesięczne zestawienie poniesionych wydatków na samochód w ewidencji przebiegu pojazdów. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona jest od początku roku podatkowego i nie może przekraczać kwoty limitu wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, czyli kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Ewidencja przebiegu pojazdu PIT

W ewidencji przebiegu pojazdu wydatki poniesione w związku z użyciem - w szczególności prywatnego - samochodu do celów służbowych dokumentuje się, wypełniając jej część, nazwaną zestawieniem rachunków za eksploatację pojazdu.

Zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km. Ewentualną nadwyżkę kosztów podatnik odliczy w następnych miesiącach danego roku, oczywiście pod warunkiem, że wówczas wystąpi sytuacja odwrotna. Z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązujących wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu. Ale jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć takiej nadwyżki w koszty prowadzonej działalności gospodarczej.

Limity kosztów (stawki ryczałtu) dotyczących zaliczania w koszty wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej określone są w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obecnie stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą:

  • 0,5214 PLN - pojemność silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 PLN - pojemność silnika powyżej 900 cm3.

Ewidencja przebiegu pojazdu VAT

W niektórych sytuacjach zobowiązane do prowadzenia kilometrówki będą też osoby posiadające samochód w środkach trwałych lub użytkujące go na podstawie umowy leasingu czy umowy użyczenia. Aby możliwe było 100% odliczenie podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych konieczne jest prowadzenie kilometrówki dla celów VAT. 

Prowadzona dla celów VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

a. kolejny numer wpisu,

b.datę i cel wyjazdu,

c. opis trasy (skąd – dokąd),

d. liczbę przejechanych kilometrów,

e. imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,

– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kilometrówka ma na celu udowodnienie, że pojazd użytkowany jest wyłącznie dla celów firmowych, w związku z czym podatnikowi przysługuje prawo do 100% odliczenia VAT.

Wydatki na eksploatację samochodu w systemie wfirma.pl

W systemie wfirma.pl użytkownicy mogą w prosty sposób dokonać rozliczenia wydatków na eksploatację samochodu.

Wystarczy przejść do zakładki WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT lub FAKTURA (BEZ VAT).

 Wydatki na eksploatację samochodu - księgowanie wfirma

Następnie w oknie dodania nowego wydatku należy wypełnić wymagane pola, w tym wybrać rodzaj wydatku INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM SAMOCHODU lub ZAKUP PALIWA oraz oznaczyć numer rejestracyjny pojazdu, którego wydatek dotyczy.

Wydatki na eksploatację samochodu - księgowanie wfirma

W przypadku pojazdu firmowego po zapisaniu wydatki na eksploatację samochodu zaksięgowane zostaną automatycznie w rejestrze zakupu VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz KPIR w kol. 13 jako pozostałe wydatki.

Jeżeli dla danego pojazdu prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu dany wydatek jako sumaryczna kwota wydatków wynikających z sumy przejechanych kilometrów zostanie ujęty na ostatni dzień miesiąca w KPiR. 

Podatek VAT od takich wydatków nie podlega limitowi kilometrówki. 

Wydatki ujęte w ramach ewidencji przebiegu pojazdów są widoczne w zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA.