Poradnik Przedsiębiorcy

Jak dokumentować wydatki na eksploatację samochodu w firmie?

Przedsiębiorcy w każdej branży mogą korzystać z samochodu, ponieważ często jest on niezbędny do rozwiązywania różnych spraw firmowych. Dlatego też ważne jest, aby wiedzieć, w jaki sposób dokumentować wydatki na eksploatację samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej. 

Podstawowe dokumenty księgowe

Podstawowymi dowodami księgowymi, na podstawie których ewidencjonuje się wydatki na eksploatację samochodu firmowego, są faktury i rachunki, a w przypadku ich braku w wyjątkowych sytuacjach - dowody wewnętrzne. Na ich podstawie podatnik dokonuje wpisów do księgi przychodów i rozchodów - w kwocie netto, jeśli samochód, którego dotyczą wydatki jest użytkowany tylko do działalności i jeśli podmiot jest czynnym podatnikiem VAT lub w wysokości 75% kwoty netto jeżeli samochód firmowy jest użytkowany również prywatnie. Gdy podatnik jest nievatowcem wydatki należy ująć w KPiR w kwocie brutto w całości (zalecane jest prowadzenie kilometrówki takiej jak do celów VAT w celu udowodnienia użytkowania samochodu tylko w działalności), bądź w wysokości 75% kwoty brutto w przypadku użytkowania samochodu prywatnie i w działalności.

Możliwe jest też księgowanie wydatków na podstawie paragonów i podobnych dowodów księgowych – ale jedynie w przypadku wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa oraz przejazd płatną autostradą. Taki paragon (kwit kasowy) musi być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej, określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Przyjmując za podstawę taki paragon, można też sporządzić dowód wewnętrzny, by zapisu w księdze dokonać na jego podstawie, zaś paragon lub kwit dołączyć do dowodu.

Od 2020 roku paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł stanowi fakturę uproszczoną. Taki dokument może stanowić dokument księgowy, będący podstawą wpisów do KPiR i rejestru VAT.

Jeśli samochód nie stanowi własności firmy (osoby prowadzącej działalność gospodarczą), podatnik może wliczać w koszty wydatki na jego eksploatację tylko w wysokości 20%.

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi się w sytuacji, kiedy samochód firmowy użytkowany jest tylko w działalności do celów pełnego odliczenia VAT oraz w celu dowodowym potwierdzającym prawo do ujęcia w koszty całej kwoty wydatków związanych z używaniem tego pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu VAT

Aby możliwe było 100% odliczenie podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych konieczne jest:

  • sporządzenie regulaminu zasad użytkowania pojazdu w firmie,
  • zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26,
  • użytkowanie samochodu tylko w działalności, czego potwierdzeniem jest prowadzenie kilometrówki dla celów VAT.

Prowadzona dla celów VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

a. kolejny numer wpisu,

b.datę i cel wyjazdu,

c. opis trasy (skąd – dokąd),

d. liczbę przejechanych kilometrów,

e. imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,

– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kilometrówka ma na celu udowodnienie, że pojazd użytkowany jest wyłącznie dla celów firmowych, w związku z czym podatnikowi przysługuje prawo do 100% odliczenia VAT oraz ujęcia 100% wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu w kosztach uzyskania przychodu do KPiR.

Wydatki na eksploatację samochodu w systemie wfirma.pl

W systemie wfirma.pl użytkownicy mogą w prosty sposób dokonać rozliczenia wydatków na eksploatację samochodu.

Wystarczy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT lub FAKTURA (BEZ VAT). Następnie w oknie dodania nowego wydatku należy wypełnić wymagane pola, w tym wybrać rodzaj wydatku INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM SAMOCHODU lub ZAKUP PALIWA oraz oznaczyć numer rejestracyjny pojazdu, którego wydatek dotyczy.

Wydatki na eksploatację samochodu - księgowanie wfirma.pl

W przypadku pojazdu firmowego po zapisaniu wydatki na eksploatację samochodu zaksięgowane zostaną automatycznie w rejestrze zakupu VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz KPIR w kol. 13 jako pozostałe wydatki.