Jak założyć agencję ubezpieczeniową - praktyczne wskazówki

Praca agenta ubezpieczeniowego polega na pozyskiwaniu klientów, pośredniczeniu w zawieraniu umów ubezpieczeń czy przy ich wykonywaniu. Z biegiem lat okazuje się, że zawód ten nie stracił na popularności, a klientów wciąż przybywa. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak założyć agencję ubezpieczeniową krok po kroku. 

Ogólna charakterystyka agencja ubezpieczeniowej

Do zadań agencji ubezpieczeniowej należy:

• wykonywanie przez pośrednika za wynagrodzeniem czynności faktycznych lub prawnych z zawieraniem/wykonywaniem umów ubezpieczenia,
• pozyskiwanie klientów,
• wykonywanie czynności przygotowawczych w celu zawierania umów,
• zawieranie umów ubezpieczeniowych.

Agencja ubezpieczeniowa ma za zadanie wykonywać swoje obowiązki z należytą starannością, ponieważ za wszelkie błędy odpowiada zakład ubezpieczeń, na rzecz którego agent ubezpieczeniowy prowadzi działalność pośrednictwa ubezpieczeniowego. 

Agent ubezpieczeniowy może również sprzedawać polisy wielu towarzystw ubezpieczeniowych - wówczas staje się multiagentem. Multiagenta dotyczą te same wymagania co agenta ubezpieczeniowego, jednak musi pamiętać o wykupieniu polisy OC. Podlega on obowiązkowemu ubezpieczeniowy od odpowiedzialności cywilnej, ponieważ bezpośrednio odpowiada za szkody powstałe z tytułu wykonywania czynności agencyjnych.

Jak założyć agencję ubezpieczeniową - wstępne wymagania

Przed założeniem własnej agencji ubezpieczeniowej należy zdać egzamin, założyć działalność gospodarczą, podpisać umowę agencyjną z towarzystwem ubezpieczeń oraz zdobyć wpis w rejestrze agentów ubezpieczeniowych.

Przed podpisaniem umowy agencyjnej należy nawiązać kontakt z lokalnym przedstawicielem zakładu ubezpieczeń, z którym chcemy współpracować. Aby podpisać umowę musimy przejść proces kwalifikacyjny i przedstawić warunki współpracy.

Zakład ubezpieczeń wymaga od agenta następujących dokumentów:

• potwierdzających założenia działalności gospodarczej,
• zaświadczenia o niekaralności,
• świadectwa ukończenia szkoły średniej. 

Natomiast w przypadku multiagenta z wieloma towarzystwami dodatkowo wymagana jest polisa OC multiagenta. Pośrednik musi zdać egzamin w każdym towarzystwie, którego produkty sprzedaje. 

Wpis do rejestru agentów ubezpieczeniowych dokonywany jest przez Komisję Nadzoru Finansowego na wniosek zakładu ubezpieczeń, z którym agent ubezpieczeniowy nawiązał współpracę. Przedsiębiorca, który chce uzyskać wpis do rejestru agentów ubezpieczeniowych, musi spełnić następujące warunki:

• posiadać pełną zdolność do czynności prawnych,
• dać rękojmię należytego wykonywania czynności agencyjnych,
• posiadać co najmniej średnie wykształcenie,
• nie być prawomocnie skazany za umyślne przestępstwo: przeciwko życiu i zdrowiu, przeciwko wymiarowi sprawiedliwości, przeciwko ochronie informacji, przeciwko wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, skarbowe,
• zdać egzamin przeprowadzony przez zakład ubezpieczeń.

Agent ubezpieczeniowy może rozpocząć działalność agencyjną dopiero po uzyskaniu przez organ nadzoru informacji o wpisie agenta do rejestru. Organem nadzoru jest zakład ubezpieczeń, na rzecz którego działa agent ubezpieczeniowy.

Dopuszczalne formy prowadzenia agencji ubezpieczeniowej

Agencja ubezpieczeniowa może być prowadzona w formie:

• jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG,
• spółki prawa handlowego wpisanej do KRS z wyjątkiem spółki partnerskiej.

Agent ubezpieczeniowy nie może prowadzić swojej działalności w formie spółki cywilnej.

Jak założyć agencję ubezpieczeniową?

Agencja ubezpieczeniowa - jednoosobowa działalność gospodarcza

Ta forma prowadzenia działalności stanowi jedną z najpopularniejszych w Polsce. Zasady zakładania oraz prowadzenia takiej firmy zostały zawarte w ustawie Prawo przedsiębiorców oraz w Kodeksie cywilnym. Ta forma działalności zakłada jednego właściciela ale nazwa nie jest ograniczeniem jeśli chodzi o liczbę zatrudnianych pracowników.

Jednoosobowa działalność gospodarcza to pomysł przeznaczony dla małego przedsiębiorstwa z jednym właścicielem. Sprawdzi się jeśli założyciel agencji ubezpieczeniowej jest osobą aktywną, nastawioną na cel, ma swoje zdanie i nie lubi się podporządkowywać.

Agencja ubezpieczeniowa - spółka handlowa

Spółki handlowe to:

• spółki jawne,
• spółki partnerskie (tego rodzaju prowadzenia działalności nie może prowadzić osoba, która chce założyć agencję ubezpieczeniową),
• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo-akcyjne,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki akcyjne.

Wszystkie te rodzaje spółek wymagają wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki. Wymagane formularze dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości oraz bezpośrednio w sądach. 

Określenie PKD dla agencji ubezpieczeniowej

Podczas rejestracji działalności gospodarczej należy wpisać nr PKD 66.22.Z Działalność agentów i brokerów ubezpieczeniowych.

Przy rejestracji działalności można również podać następujące numery PKD:

• 66.21.Z Działalność związana z oceną ryzyka i szacowaniem poniesionych strat,
• 66.29.Z Pozostała działalność wspomagająca ubezpieczenia i fundusze emerytalne.

Najlepsza forma opodatkowania dla agencji ubezpieczeniowej

Działalność polegająca na świadczeniu usług pośrednictwa ubezpieczeniowego może być opodatkowana ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, na zasadach ogólnych lub w formie podatku liniowego.

Agencja ubezpieczeniowa - opodatkowanie na zasadach ogólnych

Zasady ogólne to podstawowa forma opodatkowania dochodów, która nie wymaga złożenia dodatkowych oświadczeń. W przypadku dochodów nieprzekraczających kwoty 120.000 zł pozwala na płacenie podatku w wysokości 17% po obniżeniu jej o kwotę wolną od podatku. W momencie przekroczenia wyżej określonej kwoty podatek wynosi 15.300 zł plus 32% nadwyżki ponad 120.000 zł. Kwotę podatku można obniżyć o przewidziane w ustawie o podatkach dochodowych ulgi i odliczenia. Ponadto możliwe jest odliczanie od podstawy opodatkowania zapłaconych składek społecznych.

Agencja ubezpieczeniowa - opodatkowanie metodą liniową

Opodatkowanie dochodów podatkiem liniowym 19% jest szczególnie opłacalne w przypadku osób uzyskujących dochody wyższe niż 150 tys. zł w skali roku. Stała wysokość podatku powoduje iż cały dochód niezależnie od kwoty jest opodatkowany ta sama stawką.

Minusem opodatkowania w tej formie jest przede wszystkim konieczność rezygnacji z ulg podatkowych i brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Agencja ubezpieczeniowa - opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Przedsiębiorcy którzy świadczą usługi finansowe i ubezpieczeniowe (PKWiU sekcja K), inne niż świadczone w ramach wolnych zawodów mogą wybrać 15% stawkę ryczałtu zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. j ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. 

Świadcząc usługi w ramach wolnego zawodu podatnicy mają możliwość skorzystania z 17% stawki ryczałtu. Usługi które mogą być opodatkowane tą stawka ryczałtu to usługi świadczone przez:

• agentów ubezpieczeniowych,
• agentów oferujących ubezpieczenia uzupełniające,
• brokerów reasekuracyjnych,
• brokerów ubezpieczeniowych.

Agencja ubezpieczeniowa z VAT czy bez VAT

Aktualnie usługi ubezpieczeniowe są zwolnione z podatku VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o podatku VAT. Od 2017 zniesione zostało zwolnienie przedmiotowe dla niektórych usług wchodzących w zakres ubezpieczeniowych, które stanowią odrębną całość i są tylko z nią związane i wykonywane niejako pomocniczo. Dotyczy to m.in. transakcji w zakresie zawierania i realizacji polis ubezpieczeniowych np. likwidacja szkody. Obecnie usługi te podlegają opodatkowaniu VAT po przekroczeniu limitu obrotów, który obecnie wynosi 200 tys. zł.

Składki ZUS agenta ubezpieczeniowego

Zgłoszenie do ubezpieczenia

Agent ubezpieczeniowy rozpoczynający prowadzenie działalność gospodarczą, zgłasza ją na druku CEIDG-1. Dołączenie do niego załączników w postaci druków ZUS-ZUA i VAT-R, jest jednoczesnym zgłoszeniem do tych instytucji.

Brak załączenia druków ZUS, powoduje że przedsiębiorca musi sam zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenia siebie do ubezpieczeń przedsiębiorca ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności. Aby tego dokonać, wypełnia formularz:

• ZUS ZUA - jeśli agent ubezpieczeniowy podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• ZUS ZZA - jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest pokrywane z pracy na etacie czy z prowadzenia innej działalności bądź przedsiębiorca skorzystał z ulgi na start).

Duży ZUS

 Wysokość składek ZUS zależy od wysokości prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. 5922 zł. Tym samym podstawę wymiaru składek ZUS stanowić będzie 60% tej kwoty czyli 3553,20 zł.  Wysokość składek społecznych przy dużym ZUS ZUS przedstawia tabela:

Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla przedsiębiorcy. ZUS obejmuje go tym świadczeniem na złożony przez niego wniosek. Składa się go na formularzu ZUS ZUA, wraz ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Agent ubezpieczeniowy a preferencyjne składki ZUS

Agent ubezpieczeniowy rozpoczynający działalność może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Przy wyznaczaniu kwoty składek bierze się pod uwagę 60% kwoty. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasad wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku. Podstawa ta w 2022 r. wynosi 903 zł, a składki:

W tym przypadku wysokość składki zdrowotnej także zależy od formy opodatkowania.

Agent ubezpieczeniowy a ulga na start

Przedsiębiorca prowadzący agencję ubezpieczeniową może skorzystać z tzw. ulgi na start, która upoważnia przedsiębiorcę do opłacania składki zdrowotnej przez okres 6 miesięcy. Do 2022 roku składka zdrowotna będzie zależała od formy opodatkowania. Aby skorzystać z tej ulgi należy spełnić między innymi poniżej opisane warunki:

• podatnik jest osobą fizyczną,
• prowadzona przez niego działalność nie będzie mogła być wykonywana na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej osoba ta świadczyła pracę w ramach stosunku pracy lub też spółdzielczego stosunku prac
• podejmuje pierwszy raz działalność gospodarczą albo podejmuje ją ponownie, jednak z zastrzeżeniem, że minęło już co najmniej 60 miesięcy kalendarzowych od dnia ostatniego zawieszenia lub też zakończenia działalności gospodarczej.

Mały ZUS plus

Przedsiębiorcy mogą także skorzystać z ulgi mały ZUS plus. Podstawowym jej założeniem jest osiągnięcie przez przedsiębiorcę w poprzednim roku kalendarzowym przychodów nieprzekraczających kwoty 120 000 zł. Ci, którzy spełnią m.in. ten warunek, w nowym roku kalendarzowym będą mieli możliwość opłacać składki od indywidualnie określonej podstawy, której bazą jest osiągnięty przez przedsiębiorcę dochód. Więcej na jej temat można znaleźć: Mały ZUS i mały ZUS plus.

Usprawnienie pracy agenta ubezpieczeniowego

Duża część agencji ubezpieczeniowych działa w formie jednoosobowych działalności gospodarczych. Znacznie mniejsza część z nich zatrudnia pracowników. Większość agentów ubezpieczeniowych jest więc jednocześnie szefem i pracownikiem własnej firmy. W związku z tym, że wynagrodzenie w tej branży opiera się zazwyczaj tylko i wyłącznie na systemie prowizyjnym, każda minuta dnia agenta ubezpieczeniowego jest na wagę złota.

Zarządzanie agencją ubezpieczeniową

Warto zadbać o to, by móc wykorzystać swój dzień pracy na spotkania z klientami, budowanie portfela i bieżącą obsługę aniżeli dowożenie faktur i raportów do księgowego, który rozlicza naszą firmę. Pomocnym dla czynnych agentów ubezpieczeniowych jest w tym przypadku system wFirma.pl, który oferuje możliwość samodzielnego prowadzenia księgowości online, dzięki czemu dojazdy do księgowych i dowożenie papierowych dokumentów staną się przeszłością. Warto też wspomnieć w tym momencie o kwestiach finansowych. Obsługa księgowości firmy przez biuro rachunkowe to koszt około 200 zł miesięcznie. W porównaniu do standardowej ceny za dostęp do aplikacji do e-księgowości, która wynosi średnio 49 PLN netto za miesiąc, poprzednie rozwiązanie wypada zdecydowanie niekorzystnie.

Kalendarz - najważniejsze narzędzie agenta

Najważniejszym atrybutem w pracy każdego agenta ubezpieczeniowego jest terminarz, który prowadzi w sposób sumienny i regularny. Tylko dzięki zapełnieniu kalendarza spotkaniami z klientami agent ma szansę na zarobek. Na rynku istnieje wiele powszechnie dostępnych aplikacji pozwalających na zapisywanie ważnych wydarzeń i śledzenie ich na ekranie smartfonów zarówno online jak i offline. Warto zwrócić uwagę, czy wykorzystywane przez nas rozwiązania ułatwiające prowadzenie firmy, nie posiadają wbudowanych systemów kalendarza. Jeśli jako agent ubezpieczeniowy będziesz korzystać z rozwiązań wFirmy.pl, koniecznie sprawdź funkcjonalność modułu Terminarz, który umożliwia łatwe wprowadzanie ważnych spotkań z kontrahentami czy terminy wizyt z klientami. Co więcej, jedną z jego funkcji jest przypominanie o tych terminach, czy też o obowiązku płatności za podatki i ubezpieczenia.

Konto firmowe dla agencji ubezpieczeniowej

Przyszły agent ubezpieczeniowy nie ma obowiązku zakładania odrębnego konta firmowego. Może używać do celów działalności prywatnego rachunku. Jednak musi pamiętać, że konto musi być mieć jednego właściciela (małżeństwa, posiadające wspólne konto, nie mogą przeznaczyć go na cele firmowe).

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności, związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 zł. Jest to tak zwany limit płatności gotówkowych.

Warunki lokalowe dla agencji ubezpieczeniowej

Na początku prowadzenia działalności agent ubezpieczeniowy nie potrzebuje lokalu, w którym będzie prowadził działalność. Dzieje się tak, ponieważ jego praca polega na początku na wizytach u klientów, w firmach ubezpieczeniowych czy multiagencjach. Lokal przyda się agentowi ubezpieczeniowemu w kolejnym etapie rozwoju swojej działalności, szczególnie jeśli planuje zatrudnić pracowników.

Na co zwrócić uwagę, wybierając lokal na agencję ubezpieczeniową? Przede wszystkim na usytuowanie powierzchni do wynajmu czy kupna. Punkt akwizycyjny powinien być zlokalizowany w centrum miasta, przy ruchliwej ulicy, w centrum handlowym czy na osiedlu mieszkalnym. Przedsiębiorca wybierający lokalizację, powinien sprawdzić, czy wokół lokalu są miejsca parkingowe.

Jeśli działalność przedsiębiorcy została zarejestrowana w prywatnym mieszkaniu lub domu agenta ubezpieczeniowego, należy zgłosić do Urzędu Miasta lub Urzędu Gminy prowadzenie działalności w miejscu zamieszkania celem wyznaczenia podatku od lokalu.

Dotyczy to wyłącznie tej części, w której będzie prowadzona firma. Z reguły jest to jeden pokój lub piętro, jednak w przypadku wynajmowania lokalu na potrzeby działalności gospodarczej, obowiązek ten ciąży na wynajmującym.

RODO w agencji ubezpieczeniowej

Prowadzenie firmy ubezpieczeniowej niewątpliwie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Dlatego też, przyszły przedsiębiorca prowadzący taką agencję - na mocy Rozporządzenia RODO, zobowiązany jest w szczególności do:

1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO, czyli np. zadbać o nieudostępnianie danych osobom nieupoważnionym,
2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
4. zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych - czyli w oparciu o przesłanki wymienione w artykule 6 Rozporządzenia RODO.

Marketing agencji ubezpieczeniowej

Aby reklama agencji ubezpieczeniowej była odebrana, należy umieścić ją w środkach masowego przekazu, z którymi potencjalny klient może spotykać się na co dzień. Duże znaczenie na odbiór firmy ma sprzedaż osobista. Im bardziej ryzykowny jest zakup, tym więcej argumentów musi dostarczyć agent ubezpieczeniowy, aby klient chciał skorzystać z oferty agencji.

Ważne są również opinie zadowolonych klientów. W tym celu, początkująca agencja ubezpieczeniowa powinna stworzyć profile na portalach internetowych, na których możliwe jest zaprezentowanie swojej firmy, jak i dodawanie ocen satysfakcji przez klientów. 

W przypadku gdy zaczynamy planować strategię marketingową firmy, musimy zwrócić uwagę na:

1. podział klientów usług według potrzeb w celu indywidualizacji oferty i dostosowania jej do oczekiwań różnych grup klientów,
2. określenie ważności poszczególnych elementów usług dla nabywców,
3. regularne sprawdzenia spełniania oczekiwań klientów przez naszą firmę,
4. modyfikację i poprawę świadczenia usług, na jakość usług mogą pozytywnie wpłynąć szkolenia z zarządzania czy marketingu.

Założenie własnej agencji ubezpieczeniowej to duże wyzwanie dla przedsiębiorcy. Nakłady finansowe jakie trzeba ponieść na jej uruchomienie są niewielkie, dlatego warto otworzyć w tej dziedzinie własny biznes. Warto jednak mieć na uwadze, że wynagrodzenie w branży ubezpieczeniowej jest zwykle prowizyjne, a więc w dużej mierze zależy od ilości podpisanych umów ubezpieczeniowych.