Praca zdalna na żądanie - czy to możliwe?

Home office to forma wykonywania pracy cechująca się elastycznym podejściem do miejsca, z którego praca jest świadczona. Została ona uregulowania w jednym z jej możliwych wariantów, jakim jest praca zdalna, poprzez wprowadzenie 7 kwietnia 2023 roku do Kodeksu pracy, w Dziale drugim, Rozdziału IIc, zatytułowanego Praca zdalna (art. 67¹⁸-67³⁴). Wspomniana forma może być stosowana zarówno jako generalne rozwiązanie organizacyjne, przyjęte w zakładzie pracy, jak i okazjonalnie.

Pojęcie pracy zdalnej

W rozumieniu kp pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przykład 1.

Pracownik zatrudniony na stanowisku ds. analiz ekonomicznych opracowuje swoje analizy, przebywając w domu i przesyła je do pracodawcy pocztą elektroniczną. Można wtedy mówić o pracy w formule home office w sensie ścisłym, gdyż w tym przypadku praca jest świadczona z miejsca zamieszkania pracownika.

Przykład 2.

Pracownik realizuje swoje obowiązki pracownicze w taki sposób, że naprzemiennie, przez jeden tydzień świadczy pracę, będąc w domu, a w kolejnym tygodniu wykonuje ją w siedzibie pracodawcy. W tym przypadku mamy do czynienia z pracą zdalną w tzw. odmianie hybrydowej – pracownik przez część czasu pracy przebywa poza zakładem pracy, a w pozostałej części pracuje w zakładzie.

Praca zdalna jako rozwiązanie organizacyjne wdrożone przez pracodawcę

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż 1 zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeśli natomiast u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W porozumieniu z zakładową organizacją związkową oraz regulaminie określa się w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Okazjonalna praca zdalna – home office na żądanie

Zgodnie z art. 6733 kp praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Przykład 3.

Pracownik, który świadczy pracę stacjonarnie, w siedzibie pracodawcy, wystąpił z wnioskiem o umożliwienie mu wykonywania pracy zdalnej w wymiarze 2 dni w każdym miesiącu roku kalendarzowego. We wniosku wskazał daty konkretnych 24 dni. Pracodawca ocenił, że biorąc pod uwagę charakter pracy pracownika, nie ma przeszkód, aby jego wniosek rozpatrzyć pozytywnie, w związku z tym wyraził zgodę na tę propozycję.

Przykład 4.

Pracownik wystąpił z wnioskiem o zgodę na wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie w tygodniu poprzedzającym ustalony termin wykonania określonych robót na rzecz kontrahenta pracodawcy. Pracodawca nie wyraził na to zgody, uznając, że obecność pracownika z tym czasie w zakładzie pracy jest niezbędna ze względu na potrzeby pracodawcy związane z finalizacją wspomnianych robót. 

Do pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹-67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3 kp, tj. unormowań regulujących w szczególności:

• uzgodnienia między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej;
• polecenia wykonywania pracy zdalnej;
• obowiązek uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej złożonego przez pracownika korzystającego ze szczególnych uprawnień związanych z rodzicielstwem;
• obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej (w porozumieniu z zakładową organizacją związkową albo w regulaminie);
• treść i sposób przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej;
• zaprzestanie na wniosek pracownika wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy;
• szerokie obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej (zapewnienie materiałów, narzędzi i warsztatu pracy oraz pokrycie kosztów z tym związanych).

Choć obowiązki pracodawcy wyrażającego zgodę na okazjonalną pracę zdalną są węższe od obowiązków ciążących na nim wówczas, gdy to on wprowadza pracę zdalną jako rozwiązanie organizacyjne, w obu przypadkach pracodawca musi respektować następujące zasady:

• określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzać, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie (pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania);
• komunikować się z pracownikiem w zakresie niezbędnym do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny uzgodniony sposób;
• przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• nie dyskryminować pracownika wykonującego pracę zdalną w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a także nie dyskryminować żadnego pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy;
• umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników;
• realizować w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej określone obowiązki w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Okazjonalna praca zdalna, podobnie jak praca zdalna w szerokim rozumieniu, nie może obejmować prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Podsumowując, okazjonalna praca zdalna jest szczególnie elastycznym sposobem organizowania pracy, gdyż decyzja o zastosowaniu tej formy świadczenia pracy może zapaść w każdym czasie, na wniosek pracownika. Ponadto w takim przypadku zakres obowiązków, których musi dochować pracodawca, jest węższy od obowiązków wymaganych przy wdrożeniu pracy zdalnej z inicjatywy pracodawcy jako ogólnozakładowego rozwiązania organizacyjnego.