Home office to forma wykonywania pracy cechująca się elastycznym podejściem do miejsca, z którego praca jest świadczona. Została ona uregulowania w jednym z jej możliwych wariantów, jakim jest praca zdalna, poprzez wprowadzenie 7 kwietnia 2023 roku do Kodeksu pracy, w Dziale drugim, Rozdziału IIc, zatytułowanego Praca zdalna (art. 6718-6734). Wspomniana forma może być stosowana zarówno jako generalne rozwiązanie organizacyjne, przyjęte w zakładzie pracy, jak i okazjonalnie.
Pojęcie pracy zdalnej
W rozumieniu kp pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Przykład 1.
Pracownik zatrudniony na stanowisku ds. analiz ekonomicznych opracowuje swoje analizy, przebywając w domu i przesyła je do pracodawcy pocztą elektroniczną. Można wtedy mówić o pracy w formule home office w sensie ścisłym, gdyż w tym przypadku praca jest świadczona z miejsca zamieszkania pracownika.
Przykład 2.
Pracownik realizuje swoje obowiązki pracownicze w taki sposób, że naprzemiennie, przez jeden tydzień świadczy pracę, będąc w domu, a w kolejnym tygodniu wykonuje ją w siedzibie pracodawcy. W tym przypadku mamy do czynienia z pracą zdalną w tzw. odmianie hybrydowej – pracownik przez część czasu pracy przebywa poza zakładem pracy, a w pozostałej części pracuje w zakładzie.
Praca zdalna jako rozwiązanie organizacyjne wdrożone przez pracodawcę
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż 1 zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeśli natomiast u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
W porozumieniu z zakładową organizacją związkową oraz regulaminie określa się w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Okazjonalna praca zdalna – home office na żądanie
Zgodnie z art. 6733 kp praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Przykład 3.
Pracownik, który świadczy pracę stacjonarnie, w siedzibie pracodawcy, wystąpił z wnioskiem o umożliwienie mu wykonywania pracy zdalnej w wymiarze 2 dni w każdym miesiącu roku kalendarzowego. We wniosku wskazał daty konkretnych 24 dni. Pracodawca ocenił, że biorąc pod uwagę charakter pracy pracownika, nie ma przeszkód, aby jego wniosek rozpatrzyć pozytywnie, w związku z tym wyraził zgodę na tę propozycję.
Przykład 4.
Pracownik wystąpił z wnioskiem o zgodę na wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie w tygodniu poprzedzającym ustalony termin wykonania określonych robót na rzecz kontrahenta pracodawcy. Pracodawca nie wyraził na to zgody, uznając, że obecność pracownika z tym czasie w zakładzie pracy jest niezbędna ze względu na potrzeby pracodawcy związane z finalizacją wspomnianych robót.
Do pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie nie stosuje się przepisów art. 6719-6724 oraz art. 6731 § 3 kp, tj. unormowań regulujących w szczególności:
- uzgodnienia między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej;
- polecenia wykonywania pracy zdalnej;
- obowiązek uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej złożonego przez pracownika korzystającego ze szczególnych uprawnień związanych z rodzicielstwem;
- obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej (w porozumieniu z zakładową organizacją związkową albo w regulaminie);
- treść i sposób przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej;
- zaprzestanie na wniosek pracownika wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy;
- szerokie obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej (zapewnienie materiałów, narzędzi i warsztatu pracy oraz pokrycie kosztów z tym związanych).
Choć obowiązki pracodawcy wyrażającego zgodę na okazjonalną pracę zdalną są węższe od obowiązków ciążących na nim wówczas, gdy to on wprowadza pracę zdalną jako rozwiązanie organizacyjne, w obu przypadkach pracodawca musi respektować następujące zasady:
- określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzać, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie (pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania);
- komunikować się z pracownikiem w zakresie niezbędnym do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny uzgodniony sposób;
- przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- nie dyskryminować pracownika wykonującego pracę zdalną w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a także nie dyskryminować żadnego pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy;
- umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników;
- realizować w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej określone obowiązki w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Okazjonalna praca zdalna, podobnie jak praca zdalna w szerokim rozumieniu, nie może obejmować prac:
- szczególnie niebezpiecznych;
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Podsumowując, okazjonalna praca zdalna jest szczególnie elastycznym sposobem organizowania pracy, gdyż decyzja o zastosowaniu tej formy świadczenia pracy może zapaść w każdym czasie, na wniosek pracownika. Ponadto w takim przypadku zakres obowiązków, których musi dochować pracodawca, jest węższy od obowiązków wymaganych przy wdrożeniu pracy zdalnej z inicjatywy pracodawcy jako ogólnozakładowego rozwiązania organizacyjnego.