Poradnik Przedsiębiorcy

Przetwarzanie danych osobowych - jak cofnąć zgodę?

Jak wypowiedzieć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

W erze coraz większej świadomości, czym jest przetwarzanie danych osobowych, coraz częściej zastanawiamy się, kto i w jakim celu je przetwarza. Jak pozyskuje się dane osobowe? Po chwili zastanowienia okazuje się, że udostępniamy je niemalże na każdym kroku. W banku, w supermarkecie, podczas zakupów na stronach internetowych. Jak można skutecznie cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzaniem danych osobowych są wszystkie operacje dokonywane na danych osobowych. Sposób ich wykorzystania regulują przepisy prawa, w szczególności ustawa o ochronie danych osobowych. Przetwarzaniem jest w szczególności: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, jak również usuwanie.

Kiedy dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych?

Szczegółowy katalog sytuacji, które dopuszczają przetwarzanie danych, jest wymieniony w art. 23.1. ustawy o ochronie danych osobowych. Są nimi sytuacje, w których:

1) osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;

2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;

4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;

5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Ważne!

Każda z tych przesłanek ma charakter niezależny i wystarczy, że wystąpi tylko jedna z nich, a przetwarzanie danych będzie zgodne z prawem.

W takiej sytuacji może się zdarzyć, że mimo odwołania naszej zgody na przetwarzanie danych osobowych, będzie dopuszczalne dalsze operowanie na nich. Dzieje się tak na przykład w przypadku, gdy dane są niezbędne do zrealizowania trwającej umowy (art. 23.1 pkt 3). Dopiero rezygnacja z umowy (lub zakończenie jej obowiązywania) sprawi, że cofnięcie zgody będzie skuteczne.

Tę interpretację potwierdza również stanowisko GIODO z 15 marca 2011 r., wskazując, że jeżeli przedsiębiorca dysponuje danymi niezbędnymi do realizacji umowy, która pozostaje w mocy, to chcąc skutecznie cofnąć zgodę, należy poczekać do wygaśnięcia lub innego zakończenia takiej umowy. Interpretacja ta rozszerzona jest również o działania na danych w celach rozliczeniowych.

Można jednak ograniczyć uprawnienia do przetwarzania danych osobowych tylko do niezbędnego minimum realizacji umowy, tj. imię, nazwisko, adres, NIP, a cofnąć samą zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, która nie może być warunkiem realizacji umowy.

Jak wypowiedzieć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Przepisy o ochronie danych osobowych przewidują możliwość odwołania zgody przez osobę, która ją wcześniej wyraziła. Potwierdza to art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych.

Zgoda – przez zgodę rozumie się oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie.

Odwołanie zgody dotyczy tylko osób, które ją wyraziły. Najczęściej wyrażamy zgodę na przetwarzanie naszych danych w celach marketingowych, podczas zapisywania się do newsletterów, chęci uzyskania rabatów, uzupełniania ankiet, zgłaszania się do konkursu czy zapisywania się na jakąś stronę internetową.

Warto pamiętać, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna być wyrażona wprost (tzn. nie może być domniemana lub dorozumiana).

Jak skutecznie wypowiedzieć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Istnieje kilka sposobów na wypowiedzenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Teoretycznie, jeżeli w trakcie rozmowy z handlowcem poprosi się o zaprzestanie przetwarzania naszych danych osobowych, to automatycznie powinno się wykreślić nasze dane z baz. W przypadku stron internetowych i newsletterów, które rozsyłają informacje handlowe, najczęściej występuje link przekierowujący do odpowiedniego formularza lub zakładki, gdzie można “odkliknąć” naszą zgodę. Najskuteczniejszą metodą jest jednak pismo do administratora danych osobowych z żądaniem wstrzymania przetwarzania naszych danych osobowych, zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt 6 ustawy o ochronie danych osobowych, w myśl którego: "każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych w zbiorach danych".

Prawo to obejmuje uzyskanie informacji o przetwarzanych danych, źródle, z którego je pozyskał, o sposobie udostępniania danych, wstrzymania ich przetwarzania lub usunięcia. W zależności od tego, jaki efekt chcemy uzyskać, należy w piśmie zawrzeć odpowiednie żądanie.

W przypadku, gdy zgoda na przetwarzanie danych osobowych była rozszerzona o przekazywanie danych osobowych podmiotom trzecim, należy zobowiązać administratora do wydania informacji, komu zostały przekazane i takie samo pismo wysłać do wszystkich tych podmiotów.

Możesz ocenić ten artykuł