Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych w firmie od 2019 roku

Niemal każdy przedsiębiorca posiada w prowadzonej działalności samochód osobowy. Ministerstwo finansów wprowadziło kilka zmian, które zdecydowanie wpłynęły na niekorzyść podatników, gdyż spowodowały ograniczenia w ujmowaniu wydatków związanych z pojazdem w kosztach firmowych. Artykuł wyjaśnia, jak zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych wpływa na przedsiębiorstwa.

Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych w firmie od 2019 roku

Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych w firmie weszła w życie na mocy ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz ustawy o zmianie niektórych innych ustaw. 

Nowe przepisy zakładają m.in.:

  • ograniczenie możliwości ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu dla samochodów firmowych wykorzystywanych służbowo i prywatnie,

  • podniesienie limitu amortyzacji nabytych pojazdów do kwoty 150 tys. zł dla pojazdów spalinowych (obecnie limit ten wynosi 20 tys. euro) i 225 tys. zł dla samochodów elektrycznych (obecnie limit ten wynosi 30 tys. euro),

  • wprowadzenie limitu przy leasingu operacyjnym,

  • likwidację kilometrówki dla celów podatku dochodowego przy rozliczaniu samochodów prywatnych używanych w działalności,

  • limit dla samochodów prywatnych – tylko 20% wydatków związanych z pojazdem będzie zaliczane do kosztów firmowych.

Co ważne, na gruncie podatku VAT przepisy regulujące sposób wykorzystywania pojazdów w działalności pozostają bez zmian. W dalszym ciągu od wydatków eksploatacyjnych dotyczących pojazdów służbowych możliwe jest odliczenie pełnej kwoty VAT, pod warunkiem prowadzenia kilometrówki, sporządzenia regulaminu wykorzystywania pojazdu oraz zgłoszenia pojazdu do US na druku VAT-26. Dla pozostałych pojazdów osobowych przysługuje odliczenie 50% VAT.

Ograniczenie wydatków na eksploatację samochodu w kosztach uzyskania przychodu

Wiele firm znacząco obniża przychody podlegające opodatkowaniu kosztami poniesionymi na paliwo oraz eksploatację samochodów firmowych. Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych wykorzystywanych zarówno prywatnie, jak i służbowo w przypadku kosztów uległa znacznemu ograniczeniu, bo aż o 25%. Poprzednio limit występował jedynie w podatku VAT (50%), jednakże od 2019 roku przedsiębiorcy posiadający samochody firmowe w użytku mieszanym mogą uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu jedynie 75% wydatków związanych z pojazdem. Możliwość odliczenia kosztów w pełnej kwocie przysługuje jedynie w przypadku zadeklarowania wykorzystywania pojazdu wyłącznie w działalności gospodarczej. Konieczne jest wówczas prowadzenie dodatkowej ewidencji, takiej samej jak dla celów podatku VAT.

Stanowisko takie potwierdza interpelacja poselska z 25 lipca 2018 r.:

Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków dotyczyć będzie tylko wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik będzie musiał prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (wykorzystywana będzie w tym zakresie ewidencja stosowana dla celów VAT).

Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych w firmie a amortyzacja

W kwestii amortyzacji samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej ustawodawca postąpił na korzyść przedsiębiorców, gdyż po nowelizacji ustawy zwiększył się limit amortyzacji w przypadku nabycia pojazdów osobowych. Ustawodawca uzależnił jednak wysokość limitu od rodzaju posiadanego pojazdu. Dla samochodów spalinowych jest to wartość 150 tys. zł, a dla elektrycznych 225 tys zł. Do końca 2018 roku limit amortyzacji samochodów osobowych wynosi 20 tys. euro, a przeliczenia dokonywało się na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania. Powstała nadwyżka nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Przykład. 1

Przedsiębiorca Maciej kupił samochód osobowy z silnikiem spalinowym o wartości 170 tys. zł netto. Jaka część wydatku będzie mogła stanowić koszt przedsiębiorcy?

W kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorca będzie mógł uwzględnić odpisy amortyzacyjne jedynie do wysokości limitu 150 tys. zł. Pozostałe 20 tys. nie stanowi wówczas kosztu podatkowego.

Przykład. 2

Przedsiębiorca Radek kupił samochód osobowy z silnikiem elektrycznym o wartości 200 tys. zł netto. Jaka część wydatku będzie mogła stanowić koszt przedsiębiorcy?

Do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć pełną wartość pojazdu w formie comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych, limit dla samochodów z silnikiem elektrycznym wynosi bowiem 225 tys zł.

Czy leasing operacyjny dalej będzie się opłacał?

Przedsiębiorcy decydujący się na nabycie pojazdu poszukują różnych form jego finansowania. Do tej pory szczególną popularnością cieszył się leasing operacyjny ze względu na stosunkowo krótki okres trwania umowy leasingowej oraz niską cenę wykupu.

W czasie trwania umowy leasingowej nie wprowadza się pojazdu do ewidencji środków trwałych ani nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych, ponieważ w okresie obowiązywania umowy leasingowej stanowi on majątek firmy leasingowej. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć opłatę wstępną oraz raty leasingowe.

Wejście w życie nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadził limit ujmowania wydatków z tytułu opłaty wstępnej oraz rat leasingowych. W tym przypadku również wysokość limitu uzależniona jest od rodzaju posiadanego pojazdu. Dla samochodów spalinowych jest to wartość 150 tys. zł, a dla elektrycznych 225 tys zł (netto u czynnych podatników VAT, brutto dla zwolnionych). Należna kwota przewyższająca te wartości jest wyliczana w proporcji do ustalonego limitu, który dotyczy każdej raty leasingowej. Dla pojazdów o wartości mieszczącej się w limicie do kosztów uzyskania przychodu trafia cała kwota raty leasingowej.

Przykład 3.

Przedsiębiorca Michał jest podatnikiem zwolnionym z podatku VAT i w styczniu 2019 roku zawarł umowę leasingu operacyjnego samochodu z silnikiem spalinowym o wartości 300 tys. zł brutto.

Zgodnie z nowymi przepisami do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca Michał może zaliczyć jedynie 50% miesięcznej raty leasingowej, gdyż limit 150 tys. zł stanowi połowę wartości jego samochodu.

Sytuacja komplikuje się u czynnych podatników VAT nabywających pojazdy w użytku mieszanym. Dla nich bowiem wartość pojazdu stanowi kwota netto powiększona o nieodliczoną część podatku VAT (50%). W związku z tym limit wartości samochodu wyniesie 165 470 zł brutto, tj. 134 529 zł netto + nieodliczona część VAT w odniesieniu do samochodów z silnikiem spalinowym.

Przykład 4.

Przedsiębiorca Stanisław będący czynnym podatnikiem VAT podpisał w styczniu 2019 umowę leasingu operacyjnego samochodu z silnikiem spalinowym, którego wartość brutto wynosi 120 tys. zł.

W świetle nowych przepisów ujmie on w kosztach uzyskania przychodu całą kwotę netto (+ VAT niepodlegający odliczeniu) opłaty wstępnej oraz kolejnych rat leasingowych.

Leasing a wykup pojazdu po zakończeniu umowy

Planowana zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych może budzić wątpliwości pod względem rozliczenia wykupu pojazdu po zakończeniu umowy leasingu. W tym przypadku w dalszym ciągu po zakończonym leasingu kwota z faktury wykupu będzie stanowiła wartość początkową środka trwałego. Jednakże w kosztach uzyskania przychodu można ująć wyższą kwotę amortyzacji według nowego limitu (150 tys. zł dla samochodów spalinowych, 225 tys zł dla elektrycznych).

Kogo dotyczą zmiany?

Zmiany w limicie pojazdów leasingowanych dotyczą jedynie samochodów osobowych wprowadzonych do majątku firmowego po 1 stycznia 2019 r. oraz umów leasingowych zawartych po nowym roku. Zatem umowy leasingowe zawarte przed 1 stycznia 2019 r. w dalszym ciągu można uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów na obecnych zasadach, czyli bez limitu, o ile w międzyczasie nie zostanie zmieniona treść umowy. Wówczas będą podlegać nowym zasadom.