Zmiany w przepisach prawa, wzrost formalności dokumentacyjnych oraz obowiązków w zakresie zarządzania firmą a także niekończąca się ilość spraw do załatwienia niejednokrotnie skutkuje pomyłką przedsiębiorcy przy dokonaniu płatności składek do ZUS. Inną sytuacją inicjującą powstanie rozbieżności pomiędzy wysokością należnych składek ZUS a kwotą zapłaconą może być wynik kontroli ZUS. Rozwiązanie sytuacji, w której powinien nastąpić zwrot nadpłaconych składek ZUS będzie zależeć od tego, które konkretnie składki zostaną nadpłacone.
Nadpłata składek przedsiębiorcy
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, opłacające pełny ZUS dokonują płatności na poczet:
- Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – składki na ubezpieczenie społeczne,
- Narodowego Funduszu Zdrowia – składka na ubezpieczenie zdrowotne,
- Funduszu Pracy – składka na Fundusz Pracy.
Natomiast osoby fizyczne rejestrujące po raz pierwszy działalność gospodarczą albo te, które w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadziły innej pozarolniczej działalności nie podlegają przez 24 miesięcy od miesiąca rozpoczęcia działalności gospodarczej funduszowi pracy.
W sytuacji wystąpienia nadpłaty składek ZUS, nienależnie opłacone przez przedsiębiorcę składki będą podlegały zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek. Przedsiębiorca opłacając składki wynikające z kolejnej deklaracji DRA pomniejsza wpłatę dla odpowiedniego funduszu o kwotę nadpłaty. W przypadku gdy przedsiębiorca zdecyduje o złożeniu wniosku do ZUS o zwrot nienależnie opłaconych składek, otrzyma je w ciągu 30 dni od dnia wpływu powyższego wniosku zgodnie z art. 24 ust 6a, 6c, 6d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W przypadku złożenia wniosku o zwrot nadpłaconych składek ZUS należy wypełnić formularz ZUS-EZS-P i przekazać go do właściwego oddziału ZUS.
Inną sytuacją, w której powstanie nadpłata w składkach ZUS może być dokonanie korekty deklaracji DRA (w przypadku gdy przedsiębiorca jest sam), jeśli natomiast zatrudnia pracowników bądź zleceniobiorców – również deklaracji RCA. Gdy w toku czynności rozliczeniowych ZUS stwierdzi nadpłatę, zawiadamia o tym fakcie przedsiębiorcę w formie pisemnej. Dalsze postępowanie przedsiębiorcy w sprawie nadpłaty będzie przybierać postać jak w poprzedniej sytuacji.
Do kiedy zwrot nadpłaconych składek ZUS?
Warto zauważyć, że jeśli nienależnie opłacone składki nie zostaną zwrócone przez ZUS w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku o zwrot nadpłaconych składek, podlegają one oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku.
Podatkowe aspekty nadpłaty składek
Przedsiębiorca, który będzie ubiegał się o zwrot nadpłaconych składek ZUS i otrzyma dany zwrot, powinien w miesiącu jego wpływu – zaklasyfikować go w zależności od tego jakiego funduszu ten zwrot dotyczy. Sytuacja może dotyczyć:
- nadpłaconych składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa). W tej sytuacji składki uprzednio odliczone od dochodu w wysokości zawyżonej w części dotyczącej nadpłaty winny być ujęte na bieżąco w przychodach firmy w miesiącu ich wpływu, nawet jeśli nadpłata dotyczyłaby miesięcy bądź lat ubiegłych,
- nadpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Przedsiębiorca, który odliczył od podatku zawyżoną wysokość nadpłaconej składki zdrowotnej, a następnie otrzymał jej zwrot w części nadpłaconej, dolicza tę część do podatku w zeznaniu podatkowym za rok, w którym otrzymał powyższy zwrot.
- nadpłaconych składek na Fundusz Pracy zaliczonych uprzednio do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku zwrotu tych składek przedsiębiorca zalicza je do przychodów w miesiącu ich wpływu na rachunek bankowy przedsiębiorcy.
Ponadto należy pamiętać, że stwierdzenie nadpłaty z jednoczesnym jej przekazaniem na pokrycie bieżących zobowiązań w składkach ZUS powoduje również powstanie nadpłaty składek, które wcześniej zostały odliczone od dochodu (społeczne), odliczone od podatku (zdrowotne) lub ujęte w kosztach uzyskania przychodów (fundusz pracy). Skutkiem tego jest postępowanie identyczne jak w sytuacji otrzymania zwrotu w postaci wpływu na rachunek bankowy przedsiębiorcy.
