Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot nadpłaconych składek społecznych – rozliczenie z ZUS i US

W przypadku zatrudniania pracownika prowadzenie działalności gospodarczej wymaga od przedsiębiorcy spełnienia świadczeń publicznoprawnych, takich jak uiszczenia zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych czy też składek społecznych do ZUS-u. Może się zdarzyć, że pracodawca dokona nadpłaty składek na ubezpieczenia społeczne. Czy wtedy przysługuje jej zwrot? Kto jest uprawniony do jego otrzymania – pracownik czy pracodawca jako płatnik składek otrzyma zwrot nadpłaconych składek społecznych? Odpowiedź w niniejszym artykule.

Zwrot nadpłaconych składek społecznych - jak wygląda?

Pojęcie nienależnie opłaconej składki nie zostało zdefiniowane w ustawie systemowej. Uznaje się, że obejmuje ono zarówno przypadki, w których istniała podstawa prawna świadczenia składkowego, ale zostało ono spełnione w kwocie wyższej niż należna (nadpłata), jak i w przypadku opłacenia składki bez podstawy prawnej.

Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2019 roku, II UK 553/17: „Wszelkie należności wpłacone przez płatnika tytułem składek na ubezpieczenia społeczne na konto płatnika, pozostają należnościami składkowymi ze stosunku ubezpieczenia społecznego niezależnie od tego, czy zostały uiszczone w zawyżonej wysokości lub bez ważnego tytułu. Nie nabywają one charakteru świadczeń nienależnych w rozumieniu art. 410 k.c. także dlatego, że należności składkowe podlegają na wniosek płatników zwrotowi w trybie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych”.

Jedyną podstawą do żądania zwrotu opłaconych składek jest art. 24 ust. 6a i ust. 6c oraz ust. 6f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Z przepisów tych wynika, że to płatnik składek (pracodawca – art. 4 pkt 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) ma prawo wystąpić o zwrot nienależnych składek, a pracownik tylko w przypadku braku płatnika lub jego następców prawnych.

W pierwszej kolejności nadpłacone zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składki podlegają zaliczeniu przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot.

W przypadku gdy nadpłacone składki nie podlegają zaliczeniu przez ZUS zgodnie z ww. zasadą, postępowanie można podzielić na dwa tryby:

  1. złożenie wniosku przez płatnika składek po ustaleniu, że dokonano nadpłaty

  2. lub złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek po zawiadomieniu przez ZUS.

Jeżeli pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne zorientuje się, że dokonał nadpłaty składek za danego pracownika, to przysługuje mu uprawnienie do złożenia wniosku o zwrot nadpłaconych składek społecznych.

W innym przypadku ZUS ma obowiązek zawiadomić płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mogą być zwrócone, chyba że przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

W przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego ZUS zawiadamia ubezpieczonego (pracownika) o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca nienależnie opłacone składki, o czym stanowi art. 24 ust. 6f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zwrot nadpłaconych składek społecznych następuje w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku. Zgodnie z art. 24 ust. 6e ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli nienależnie opłacone składki (składki nadpłacone) nie zostaną zwrócone w tym terminie, podlegają – od dnia złożenia wniosku o zwrot przez płatnika – oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych.

Nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia:

  • otrzymania zawiadomienia od ZUS;
  • opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 6b.

Zdaniem Sądu Apelacyjnego w Łodzi wyrażonym w wyroku z 10 stycznia 2020 roku, III AUa 619/19: „Przepisu art. 24 ust. 6g ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych [dotyczącym przedawnienia] nie można wykładać w oderwaniu od treści przepisu art. 24 ust. 6b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który to przepis stanowi jednoznacznie, że zakład zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które zgodnie z ust. 6a mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. Tak wykładnia gramatyczna, systemowa, jak i funkcjonalna, nie pozwala w związku z powyższym, na budowanie innego wniosku, niż ten, że przepis art. 24 ust. 6g pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych odnosi się wyłącznie do tych składek, co do których z uwagi na wartość zakład nie ma obowiązku dokonywania zawiadomienia. Jedyną okolicznością zwalniającą organ od wysłania zawiadomienia jest wysokość składek podlegających zwrotowi, która nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym”.

Rozliczenie z urzędem skarbowym zwrotu nadpłaconych składek

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zwrot przez ZUS nadpłaconych składek należy zakwalifikować jako przychód pracownika ze stosunku pracy, który należy opodatkować w tym miesiącu, w którym nastąpił faktyczny zwrot tych składek.

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 października 2018 roku, 0114-KDIP3-3.4011.252.2018.5.IM, „kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne w części sfinansowanej przez pracownika, a następnie zwrócona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem płatnika składek, oznacza zwrot uprzednio pomniejszonego przychodu ze stosunku pracy. Stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy w miesiącu, w którym kwota nadpłaconych składek została wypłacona podatnikowi (postawiona do dyspozycji). W miesiącu uzyskania przez podatnika dochodu ze stosunku pracy z tytułu zwróconych przez płatnika nadpłaconych składek, zwracający jako zakład pracy, zgodnie z regulacjami zawartymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, oblicza, pobiera i odprowadza do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy. Wysokość zwróconych kwot z tytułu nadpłaconych składek płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych uwzględnia w informacji PIT-11 za rok dokonania wypłat. Realizowane w roku podatkowym zwroty z tytułu nadpłaconych w latach poprzedzających rok podatkowy składek na ubezpieczenia społeczne nie skutkują koniecznością korygowania w tym zakresie dokumentów podatkowych za lata ubiegłe”.

Podobne stanowisko wyraził wcześniej Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu w piśmie z 16 marca 2004 roku, US-24/2170/415/4/2004, który wskazał, że: „Kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, sfinansowana przez pracownika, zwrócona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem pracodawcy (płatnika składek), stanowi de facto przychód ze stosunku pracy. Stąd też kwotę zwróconych składek - bez względu na to, czy jest to zwrot składek pobranych od pracownika w ubiegłych latach podatkowych czy w bieżącym roku – pracodawca dolicza do wynagrodzenia i do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy”.

Przykład 1.

Firma ABC Sp. z o.o. dokonała w 2019 roku weryfikacji składek na ubezpieczenia społeczne swoich pracowników uiszczonych do ZUS-u w 2018 roku. Podczas weryfikacji okazało się, że w stosunku do wszystkich pracowników składki były opłacane w wyższej niż wymagana wysokości. Spółka wystąpiła do ZUS-u o zwrot nadpłaty. ZUS zwrócił środki w 2019 roku. Czy w związku ze zwrotem nadpłaconych składek pracodawca powinien skorygować PIT-11 za rok 2018?

W przypadku zwrotu składek za lata ubiegłe nie ma podstaw prawnych do korekty PIT-11 sporządzonego przez pracodawcę. Natomiast w PIT-11 sporządzonym za rok, w którym dokonano zwrotu nadpłaconych składek, pracodawca wykazuje całość pobranych z dochodu pracownika składek, a kwotę zwróconych składek wykazuje łącznie z innymi przychodami pracownika.

Tym samym Spółka nie musi sporządzać korekty deklaracji PIT-11 za rok 2018, musi natomiast pamiętać, aby w deklaracji PIT-11 za rok 2019 wykazać kwotę zwróconych pracownikowi składek, co stanowi jego przychód.