Przedsiębiorcy zobowiązani są m.in. do terminowego regulowania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Opłaty do ZUS najczęściej kojarzą się przedsiębiorcom wyłącznie z kolejnym przykrym obowiązkiem, o którym każda osoba prowadząca działalność gospodarczą nie powinna zapominać. Warto jednak pamiętać, że zapłacone składki ZUS można odpisać od dochodu bądź podatku.
Składki ZUS - terminy
Każda osoba prowadząca firmę zobowiązana jest w odpowiednich terminach opłacać składki ZUS. Termin zapłaty składek uzależniony jest od tego, czy dany przedsiębiorca zatrudnia pracowników, czy też opłaca składki wyłącznie za siebie.
Składki ZUS powinny zostać opłacone:
do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
do 15. dnia następnego miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną, m.in.: spółki kapitałowe (spółki akcyjne i spółki z o.o.), spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie wyższe, Kościoły, ZUS, ZOZ, itp.,
do 20. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy składek, a więc płatnicy opłacający wyłącznie składki na własne ubezpieczenia (np. wspólnicy spółek), przedsiębiorcy i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej, które zatrudniają innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (tj. spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne).
Składki na ubezpieczenie społeczne
Do składek na ubezpieczenie społeczne, które stanowią największą część wszystkich opłat odprowadzanych do ZUS-u, zaliczane są składki:
emerytalne,
rentowe,
chorobowe,
wypadkowe.
Składki za ubezpieczenie społeczne w kosztach firmowych
Składki na ubezpieczenie społeczne osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą mogą stanowić koszt uzyskania przychodu z tej działalności. Jest jednak pewien warunek. Aby składki na ubezpieczenie społeczne mogły zostać uznane za koszt podatkowy, muszą zostać opłacone. Co za tym idzie, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorca zaliczy do kosztów dopiero w miesiącu ich faktycznego opłacenia.
Składki ubezpieczeniowe pomniejszające podstawę opodatkowania
W przypadku składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorca ma także inną alternatywę. Zamiast zaliczać opłacone składki do kosztów uzyskania przychodu, może odliczyć je od dochodu stanowiącego podstawę wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Dokonuje tego w miesiącu, w którym miała miejsce zapłata składek na ubezpieczenie społeczne.
Składki na ubezpieczenie zdrowotne
Z kolei składki na ubezpieczenie zdrowotne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której składki zdrowotne rozliczane są na podatku liniowym wówczas możliwe jest ich (do limitu rocznego 8.700 zł) odliczenie bądź ujęcie w kosztach podatkowych za pomocą dowodu wewnętrznego (KPiR - kolumna 13). W przypadku ryczałtu mogą być one odliczane w 50% zapłaconej wartości. Natomiast jeśli mowa o skali podatkowej to w jej przypadku nie jest możliwe odliczenie składek zdrowotnych.
Składki zdrowotne podlegają odliczeniu / ujęciu w kosztach w zależności od stosowanej formy opodatkowania w dacie ich uregulowania.
Składki na Fundusz Pracy
Składkę płaconą na Fundusz Pracy przedsiębiorca może uwzględniać podatkowo jedynie poprzez ujęcie jej w kosztach (KPiR - kolumna 13). Nie ma możliwości, jak w przypadku składki na ubezpieczenie społeczne, uwzględnienia jej przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.
Podsumowując składki ZUS pozwalają przedsiębiorcy pomniejszyć zobowiązanie wynikające z tytułu podatku dochodowego. Podczas rozliczania składek ZUS w kosztach podatkowych lub odliczając je od dochodu/podatku należy jednak pamiętać, że warunkiem umożliwiającym to działanie jest faktyczne ich opłacenie.
Księgowanie składek ZUS w systemie wfirma.pl
W systemie wfirma.pl przedsiębiorca ma prawo wyboru jak chce aby jego składki społeczne ujmowały się w ewidencjach - czy odliczały się bezpośrednio od podstawy opodatkowania czy ujmowały w kosztach podatkowych. Aby to ustawić w systemie należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » FUNKCJE KSIĘGOWE, gdzie w sekcji SKŁADKA SPOŁECZNA WŁAŚCICIELA należy zaznaczyć ODLICZENIE W ZALICZCE lub KOSZT W KPIR i zapisać.
Aby składki ZUS zostały uwzględnione w zaliczce należy generować w systemie deklarację ZUS DRA schematem: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ.
Po zapłaceniu składek ZUS należy w systemie rozliczyć deklarację ZUS schematem: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE, gdzie należy zaznaczyć deklaracji ZUS DRA i skorzystać z opcji ROZLICZ.
Po rozliczeniu deklaracji ZUS DRA pojawi się okno z opisem w jaki sposób zostaną uwzględnione składki ZUS (informacja może się różnić w zależności od formy opodatkowania) w zaliczce:
