Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka na 100% zamówienia - jak ją udokumentować?

W marcu wystawiliśmy klientowi fakturę pro forma na sprzedaż produktów oraz wykonanie usługi. Klient opłacił ją od razu. Jednakże usługa i dostawa towaru zakończy się w kwietniu. Jak powinna zostać udokumentowana zaliczka na 100% zamówienia? Kiedy następuje obowiązek wystawienia faktury VAT?

Łukasz, Łódź

Jeżeli przedsiębiorca otrzymał zaliczkę na 100% zamówienia, wówczas powinien określić charakter otrzymanej płatności, czy jest to:

  • zaliczka na poczet przyszłej dostawy/usługi, czy

  • wpłata należności, która jest definitywna i nie podlega zwrotowi.

Jeżeli jest to zaliczka, to w dacie otrzymania płatności wywołuje ona skutki jedynie na gruncie VAT i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego (KPiR).

Wówczas w dacie otrzymania środków pieniężnych od kontrahenta należy wystawić fakturę zaliczkową. Faktura zaliczkowa nie jest ujmowana w księdze przychodów i rozchodów, a jedynie w rejestrze sprzedaży VAT.

Przychód w KPiR ujmuje się na podstawie wystawionej faktury zaliczkowej dopiero pod datą dostarczenia towaru/wykonania usługi.

Otrzymanie całkowitej należności, która nie podlega zwrotowi, skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego zarówno na gruncie podatku dochodowego, jak i VAT. W takiej sytuacji przedsiębiorca dokumentuje otrzymanie płatności standardową fakturą VAT. Datą sprzedaży jest wówczas data otrzymania zapłaty. Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.