Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się co do zasady z koniecznością odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do ZUS-u. Co grozi przedsiębiorcy za nieopłacanie składek ZUS? Czy wiąże się to z koniecznością zamknięcia firmy?
Obowiązek opłacania ZUS-u
Przedsiębiorcy mają obowiązek opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, chyba że prowadzą działalność nierejestrowaną albo korzystają ze szczególnego zwolnienia ustawowego, np. w ramach swojej pierwszej działalności w życiu i skorzystania z czasowego zwolnienia od składek ZUS.
Obowiązek opłacania ZUS-u wiąże się z koniecznością odprowadzania składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne. W przypadku składki chorobowej jest ona nieobowiązkowa. Od 2022 roku występują 3 terminy płatności składek do ZUS-u:
- do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
- do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną;
- do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek (dotyczy to m.in. osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze).
Terminowość opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne jest bardzo istotna. ZUS sprawdza, czy przedsiębiorca należycie wywiązuje się ze swojego obowiązku i czy wpłaca składki w odpowiedniej wysokości. Jest ona zróżnicowana w zależności od tego, do której grupy należy przedsiębiorca.
Nieopłacanie składek ZUS – odsetki
Przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzania składek do ZUS-u niezależnie od tego, czy w danym miesiącu uzyskał przychód ze swojej działalności. Wielkość zarobku również nie odgrywa tutaj istotnego znaczenia. Jeśli nie opłaca on składek z powodu braku pieniędzy, powinien zawiesić swoją działalność albo złożyć wniosek do ZUS-u z prośbą o odroczenie płatności i nienaliczanie odsetek za opóźnienie. Zakład Ubezpieczeń Społecznych co do zasady nie uznaje tłumaczenia przedsiębiorcy, który powołuje się na brak pieniędzy lub gorszy miesiąc w firmie. Takie okoliczności nie uzasadniają bowiem zwolnienia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Pierwszą konsekwencją nieopłacania ZUS-u w terminie jest naliczanie odsetek od nieterminowej płatności. Co ważne, Zakład nie wysyła w tym zakresie żadnych upomnień ani wezwań do zapłaty, przynajmniej przez kilka pierwszych miesięcy. Jeśli przedsiębiorca ma świadomość, że opłacił składki po ustawowym terminie płatności, musi samodzielnie obliczyć należne odsetki i wpłacić jej jak najszybciej na konto ZUS-u. W przeciwnym razie odsetki będą narastać, a zobowiązanie przedsiębiorcy będzie zwiększało się z miesiąca na miesiąc. ZUS ma wówczas możliwość wystąpienia z wnioskiem o egzekucję w trybie administracyjnym. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, przedsiębiorca musi liczyć się z zajęciem jego konta bankowego – zarówno osobistego, jak i firmowego. W tym zakresie obowiązuje zasada, zgodnie z którą im później przekroczymy termin płatności składek do ZUS-u, tym większe będą odsetki za opóźnienie.
Co ciekawe, przedsiębiorca nie ponosi odpowiedzialności za wszystkie odsetki. Jeśli ich wysokość nie przekracza 1% wartości aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, to takich kwot nie trzeba w ogóle regulować. W 2024 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4242 zł brutto, a więc nie trzeba regulować odsetek, które nie przekraczają kwoty 42,42 zł. Oczywiście, jeśli przedsiębiorca będzie generował odsetki o takiej wartości co miesiąc, to wówczas konieczne będzie ich uregulowanie.
Przykład 1.
Maciej prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Co do zasady stara się opłacać składki do ZUS-u zgodnie z obowiązującymi przepisami, jednak raz zdarzyło mu się zapłacić je z niewielkim opóźnieniem. Od pracownika ZUS-u uzyskał informację, że w 2024 roku naliczono względem niego odsetki za opóźnienie w kwocie 35 zł. Czy Maciej ma obowiązek zapłaty tej dodatkowej kwoty?
W tym przypadku przedsiębiorca nie musi płacić odsetek, ponieważ nie przekroczyły one kwoty granicznej obowiązującej w 2024 roku.
Przykład 2.
Dominik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Z tytułu nieterminowej płatności składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w 2024 roku ZUS obciążył go odsetkami w kwocie 39 zł. Kolejnego miesiąca przedsiębiorca terminowo opłacił należne składki, jednak w następnym okresie znowu dopuścił się zwłoki w płatności. Odsetki tym razem również wyniosły 39 zł. Dominik do tej pory nie zapłacił ich ani za pierwsze, ani za drugie opóźnienie – czy ma obowiązek to zrobić?
Tak, ponieważ w jego przypadku łączna wysokość odsetek wynosi już 78 zł (2 × 39 zł). Przedsiębiorca przekroczył więc próg kwotowy, który zwalniał go z obowiązku zapłaty odsetek od nieterminowej płatności do ZUS-u.
Ustanie ubezpieczenia chorobowego i kara dodatkowa
Nieterminowe opłacenie składek ZUS to także brak wpłaty w wymaganej wysokości. Jeśli przedsiębiorca zapłaci niższe składki niż te wymagane ustawą, musi liczyć się z uznaniem, że dopuścił się opóźnienia w płatności w zakresie brakującej różnicy. Od takiej kwoty ZUS ma prawo naliczać stosowne odsetki. Brak płatności to także utrata ubezpieczenia chorobowego i to już od pierwszego dnia miesiąca, za który nie uregulowano należności. Jeśli przedsiębiorca spłaci swoje zadłużenie, nie odzyskuje automatycznie ubezpieczenia chorobowego. W tym celu musi bowiem złożyć ponowny wniosek do ZUS-u o przywrócenie stosownego ubezpieczenia.
Przykład 3.
Wiktor spóźnił się 1 dzień z zapłatą składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (opłaca także składkę chorobową). Przypomniał sobie o tym po 2 tygodniach i czym prędzej uregulował należności, łącznie z niewielkimi odsetkami za opóźnienie. Czy w takim przypadku mężczyzna jest objęty ubezpieczeniem chorobowym?
Nie, ponieważ chociażby 1-dniowa zwłoka z zapłatą składek do ZUS-u oznacza automatyczne wygaśnięcie ubezpieczenia chorobowego. W tej sytuacji Wiktor musi złożyć do ZUS-u wniosek o przywrócenie jego ubezpieczenia chorobowego.
Utrata ubezpieczenia chorobowego lub naliczanie odsetek od nieterminowej płatności to niejedyne konsekwencje, jakie mogą spotkać przedsiębiorcę, gdy zapomina o regularnym opłacaniu składek do ZUS-u. Brak uregulowania składki zdrowotnej powoduje ustanie ubezpieczenia zdrowotnego, choć nie tak szybko, jak ma to miejsce w przypadku ubezpieczenia chorobowego. W tym przypadku ubezpieczenie w NFZ obowiązuje jeszcze przez kolejny miesiąc. Jeśli przedsiębiorca w tym czasie ureguluje swoje zaległości, ponownie zostanie objęty ubezpieczeniem zdrowotnym. Możliwa jest więc sytuacja, w której będzie posiadał w nim ciągłość.
Przykład 4.
Karolina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zapomniała opłacić składki ubezpieczeniowe do ZUS-u. Jej zaległość powstała 28 dni temu. 29. dnia kobieta wszystko uregulowała, jednak nie wie, czy przez wspomniany okres posiadała ubezpieczenie NFZ (w tym czasie przebywała w szpitalu i obawia się wysokiego rachunku za udzieloną pomoc medyczną). Czy Karolina była ubezpieczona w NFZ w okresie, gdy nie opłaciła składek do ZUS-u?
Tak, ponieważ od chwili powstania zaległości w składkach na ubezpieczenie zdrowotne nie minął miesiąc, przez ten okres była ubezpieczona i mogła korzystać z darmowej opieki zdrowotnej w ramach NFZ.
Niezależnie od powyższych konsekwencji ZUS ma prawo do naliczania dodatkowych opłat karnych za nieterminową płatność składek. Są one dosyć wysokie, ponieważ wynoszą 100% wysokości nieopłaconych składek. Jeśli przedsiębiorca spóźni się z płatnością, to oprócz odsetek może zostać zobowiązany do uregulowania składek w podwójnej wysokości (jako zaległą składkę i składkę karną). Zastosowanie tego mechanizmu zależy jednak od decyzji ZUS-u, teoretycznie Zakład nie musi stosować takich kar.
Kolejnymi przykrymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy jest stosowanie dodatkowych kar pieniężnych. Chodzi tutaj przede wszystkim o grzywnę w wysokości 5000 zł, a także o wpisanie przymusowej hipoteki na nieruchomości zadłużonego przedsiębiorcy. Zaległe składki są zobowiązaniem, a więc można ich dochodzić na drodze prawnej. W praktyce oznacza to możliwość wszczęcia egzekucji wobec przedsiębiorcy, wliczając w to zajęcie w zasadzie każdego składnika jego majątku.
Podsumowanie
Terminowe opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Już jednodniowa zwłoka powoduje ustanie ubezpieczenia chorobowego, a także możliwość naliczania odsetek za opóźnienie, kar pieniężnych i grzywny. ZUS ma możliwość ustanowienia hipoteki przymusowej na nieruchomości przedsiębiorcy oraz wszczęcia egzekucji z jego majątku (w tym do zajęcia kont bankowych i ściągnięcia z nich należnych składek).
