0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Składki za okres chorobowy - problemy z rozliczeniem

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Pracownicy przebywający na zwolnieniu chorobowym nierzadko nie dostarczają zwolnień lekarskich na czas, przez co przesuwa się termin wypłaty świadczeń z tego tytułu. Od 2016 roku zostały wprowadzone zwolnienia elektroniczne, dzięki którym pracodawca poprzez profil informacyjny może sprawdzić, czy w danym miesiącu pracownik chorował. Znacznie ułatwia to wyliczanie wynagrodzeń w przypadku choroby osoby zatrudnionej. Przeczytaj artykuł i przekonaj się, jak powinny być rozliczane składki za okres chorobowy!

Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek chorobowy

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do wynagrodzenia chorobowego przez okres pierwszych 33 dni w ciągu roku kalendarzowego w razie wystąpienia czasowej niezdolności do pracy związku z chorobą lub chorobą zakaźną. Natomiast pracownik, który ukończył 50. rok życia, otrzymuje wynagrodzenie chorobowe przez 14 dni w roku kalendarzowym.

Niedostarczenie zwolnienia lekarskiego potwierdzającego chorobę powoduje, że pracodawca nie ma możliwości poprawnego wyliczenia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu.

Oskładkowanie i opodatkowanie wynagrodzenia chorobowego pracownika

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, płatne ze środków zakładu pracy za pierwsze 33 dni (lub 14 dni) choroby w roku kalendarzowym, jest składnikiem wynagrodzenia zwolnionym ze składek na ubezpieczenia społeczne. Od wynagrodzenia chorobowego nalicza się od niego jednak składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Co ważne, wynagrodzenie za czas choroby stanowi przychód ze stosunku pracy. Pracodawca jako płatnik jest obowiązany obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy. W związku z tym, że jest to przychód ze stosunku pracy, wówczas zmniejsza się koszty jego uzyskania (250 zł lub 300 zł). Natomiast gdyby okazało się, że w danym miesiącu koszty uzyskania przewyższają przychód ze stosunku pracy, pracodawca jest zobligowany ograniczyć je do wysokości przychodu. Jeżeli pracownik złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2, wówczas płatnik ma obowiązek pomniejszać zaliczki na podatek o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

Przykład 1.

Przez cały wrzesień pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca wyliczył mu z tego tytułu wynagrodzenie chorobowe w kwocie 3300 zł.

  • Podstawa składek społecznych wynosi 0 zł
  • Podstawa składki zdrowotnej: 3300 zł 
    • składka zdrowotna 9% x 3300 zł = 297 zł
  • Koszty: 250 zł
  • Ulga: 300 zł
  • Podstawa opodatkowania: 3050 zł
  • Zaliczka na podatek: 3050 zł x 12% – 300 zł zł = 66 zł
  • Do wypłaty: 3300 zł – 297 zł – 66 zł = 2937,00 zł.

Oskładkowanie i opodatkowanie zasiłku chorobowego

Za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 dni lub 14 dni w ciągu roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego. Zasiłek wypłaca pracodawca jedynie w przypadku, gdy jest on ich płatnikiem. Zasiłek nie stanowi przychodu ze stosunku pracy – jest to przychód z tzw. innych źródeł. Od kwoty wypłaconych zasiłków należy naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek. Przy czym w miesiącu, w którym pracownikowi wypłaca się tylko zasiłek chorobowy, przychodu uzyskanego z tego tytułu nie pomniejsza się o pracownicze koszty uzyskania przychodów.

Zasiłek chorobowy jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład 2.

Przez cały październik pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca wyliczył mu zasiłek chorobowy w kwocie 3300 zł.

  • Składki społeczne oraz ich podstawa wynoszą 0 zł
  • Składka zdrowotna i podstawa wynoszą 0 zł
  • Koszty: 0 zł
  • Ulga: 300 zł
  • Podstawa opodatkowania: 3300 zł
  • Zaliczka na podatek: 3300 zł x 12% – 300 zł = 96 zł
  • Do wypłaty: 3300 zł – 96 zł = 3204,00 zł

Opóźnienie w przekazaniu zwolnienia chorobowego pracodawcy a składki za okres chorobowy

W przypadku gdy zwolnienie zostanie dostarczone z opóźnieniem – po wygenerowaniu listy płac i wypłacie wynagrodzenia, konieczna będzie korekta wyliczeń dotyczących wynagrodzenia. To spowoduje, że wypłacona pensja będzie niższa od wynagrodzenia wyliczonego bez uwzględnienia zwolnienia chorobowego.

Przykład 3.

W firmie X wynagrodzenie wypłacane jest 29. dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie za maj wypłacono 29 maja w pełnej wysokości, a 31 maja wpłynęło zwolnienie lekarskie pracownika informujące, że od 30 maja przebywa on w szpitalu. W tej sytuacji trzeba dokonać korekty listy płac za maj i po stronie pracownika powstanie nadpłata wynagrodzenia.

Jeżeli w jednym miesiącu nastąpi zawyżenie składki za okres chorobowy, pracodawca może bez zgody pracownika pomniejszyć wynagrodzenie przy najbliższej wypłacie w celu jego wyrównania. Takie odliczenia można zastosować tylko do wynagrodzenia bezpodstawnie wypłaconego za okres nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie nie przysługuje.

Jeżeli pracodawca nie rozliczył nadpłaty w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym po bezzasadnej wypłacie, to by móc rozliczyć nadpłatę składki za okres chorobowy w kolejnym okresie, potrzebuje na to pisemnej zgody pracownika.

Przykład 4.

Firma zatrudnia pracownika na pełny etat ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem w kwocie 4100 zł. Pracodawca wypłacił mu w maj wynagrodzenie w pełnej wysokości. Składki od tej wypłaty wykazał w raporcie ZUS RCA za maj. 

Po wypłacie pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 28 do 31 maja. Za okres choroby przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe.

Za przepracowaną część maja br. pracownik powinien więc był otrzymać wynagrodzenie w kwocie 3553,32 zł (4100 zł – 4100 zł / 30 x 4 dni).

Nadpłatę wynagrodzenia w kwocie 546,68 zł (4100 zł – 3553,32 zł) pracodawca odliczy pracownikowi od wynagrodzenia za pracę za czerwiec. Wraz z pensją w czerwcu pracownik otrzyma też wynagrodzenie chorobowe za 4 dni choroby w maju w kwocie 377,36 zł.

Brak zgody pracownika na potrącenie nadpłaty

Pracownik ma prawo nie wyrazić zgody na potrącenie nadpłaty. Pracodawca potrzebuje pisemnej zgody pracownika na odliczenie nadpłaty, ponieważ błąd wystąpił na skutek jego pomyłki. Jeżeli kroki te nie rozstrzygną sytuacji i pracownik nie zwróci nadpłaty, pozostaje rozstrzyganie sporu na drodze sądowej.

Nadpłata w czasie pobierania zasiłku chorobowego

Może się jednak zdarzyć sytuacja, w której pracownik rozpocznie okres chorobowy pod koniec miesiąca, za który wynagrodzenie zostało już wypłacone, a choruje jeszcze przez kolejny miesiąc. W takim przypadku pracodawca nie może rozliczyć nadpłaty, jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu i otrzymuje wypłatę zasiłku chorobowego. Zasiłek chorobowy nie jest bowiem podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W tej sytuacji pracodawca powinien rozliczyć nadpłatę w miesiącu, w którym pracownik wróci do pracy i otrzyma za nią wynagrodzenie. Nie ma jednoznacznego stanowiska co do tego, czy do dokonania tego typu rozliczenia potrzebne byłoby wyrażenie pisemnej zgody przez pracownika. Inaczej pracownik powinien dochodzić zwrotu w postępowaniu cywilnym. Przy korzystnym rozstrzygnięciu należy skorygować dokumenty rozliczeniowe za miesiąc, w którym nastąpiła nadpłata.

Składki za okres chorobowy zależą od tego, jakie świadczenie jest wypłacane. Warto pamiętać, że od zasiłku chorobowego nie opłaca się składek społecznych i zdrowotnej, natomiast od wynagrodzenia chorobowego reguluje się składkę zdrowotną.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów