Pracownicy przebywający na zwolnieniu chorobowym nierzadko nie dostarczają zwolnień lekarskich na czas, przez co przesuwa się termin wypłaty świadczeń z tego tytułu. Od 2016 roku zostały wprowadzone zwolnienia elektroniczne, dzięki którym pracodawca poprzez profil informacyjny może sprawdzić, czy w danym miesiącu pracownik chorował. Znacznie ułatwia to wyliczanie wynagrodzeń w przypadku choroby osoby zatrudnionej. Przeczytaj artykuł i przekonaj się, jak powinny być rozliczane składki za okres chorobowy!
Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek chorobowy
Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do wynagrodzenia chorobowego przez okres pierwszych 33 dni w ciągu roku kalendarzowego w razie wystąpienia czasowej niezdolności do pracy związku z chorobą lub chorobą zakaźną. Natomiast pracownik, który ukończył 50. rok życia, otrzymuje wynagrodzenie chorobowe przez 14 dni w roku kalendarzowym.
Oskładkowanie i opodatkowanie wynagrodzenia chorobowego pracownika
Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, płatne ze środków zakładu pracy za pierwsze 33 dni (lub 14 dni) choroby w roku kalendarzowym, jest składnikiem wynagrodzenia zwolnionym ze składek na ubezpieczenia społeczne. Od wynagrodzenia chorobowego nalicza się od niego jednak składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Co ważne, wynagrodzenie za czas choroby stanowi przychód ze stosunku pracy. Pracodawca jako płatnik jest obowiązany obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy. W związku z tym, że jest to przychód ze stosunku pracy, wówczas zmniejsza się koszty jego uzyskania (250 zł lub 300 zł). Natomiast gdyby okazało się, że w danym miesiącu koszty uzyskania przewyższają przychód ze stosunku pracy, pracodawca jest zobligowany ograniczyć je do wysokości przychodu. Jeżeli pracownik złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2, wówczas płatnik ma obowiązek pomniejszać zaliczki na podatek o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.
Przykład 1.
Przez cały wrzesień pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca wyliczył mu z tego tytułu wynagrodzenie chorobowe w kwocie 3 300,00 zł. Ile pracownik otrzyma netto?
- Podstawa składek społecznych wynosi 0 zł
- Podstawa składki zdrowotnej: 3 300,00 zł
- składka zdrowotna 9% x 3 300,00 zł = 297,00 zł
- Koszty: 250,00 zł
- Ulga: 300,00 zł
- Podstawa opodatkowania: 3 050,00 zł
- Zaliczka na podatek: 3 050,00 zł x 12% – 300,00 zł = 66,00 zł
- Do wypłaty: 3 300,00 zł – 297,00 zł – 66,00 zł = 2 937,00 zł.
Oskładkowanie i opodatkowanie zasiłku chorobowego
Za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 dni lub 14 dni w ciągu roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego. Zasiłek wypłaca pracodawca jedynie w przypadku, gdy jest on ich płatnikiem. Zasiłek nie stanowi przychodu ze stosunku pracy – jest to przychód z tzw. innych źródeł. Od kwoty wypłaconych zasiłków należy naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek. Przy czym w miesiącu, w którym pracownikowi wypłaca się tylko zasiłek chorobowy, przychodu uzyskanego z tego tytułu nie pomniejsza się o pracownicze koszty uzyskania przychodów.
Zasiłek chorobowy jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.
Przykład 2.
Przez cały październik pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca wyliczył mu zasiłek chorobowy w kwocie 3 300,00 zł. Ile pracownik otrzyma netto?
- Składki społeczne oraz ich podstawa wynoszą 0 zł
- Składka zdrowotna i podstawa wynoszą 0 zł
- Koszty: 0 zł
- Ulga: 300,00 zł
- Podstawa opodatkowania: 3 300,00 zł
- Zaliczka na podatek: 3 300,00 zł x 12% – 300,00zł = 96,00 zł
- Do wypłaty: 3 300,00 zł – 96,00 zł = 3 204,00 zł
Opóźnienie w przekazaniu zwolnienia chorobowego pracodawcy a składki za okres chorobowy
W przypadku gdy zwolnienie zostanie dostarczone z opóźnieniem – po wygenerowaniu listy płac i wypłacie wynagrodzenia, konieczna będzie korekta wyliczeń dotyczących wynagrodzenia. To spowoduje, że wypłacona pensja będzie niższa od wynagrodzenia wyliczonego bez uwzględnienia zwolnienia chorobowego.
Przykład 3.
W firmie X wynagrodzenie wypłacane jest 29. dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie za maj wypłacono 29 maja w pełnej wysokości, a 31 maja wpłynęło zwolnienie lekarskie pracownika informujące, że od 30 maja przebywa on w szpitalu. Co należy zrobić?
W tej sytuacji trzeba dokonać korekty listy płac za maj i po stronie pracownika powstanie nadpłata wynagrodzenia.
Jeżeli w jednym miesiącu nastąpi zawyżenie składki za okres chorobowy, pracodawca może bez zgody pracownika pomniejszyć wynagrodzenie przy najbliższej wypłacie w celu jego wyrównania. Takie odliczenia można zastosować tylko do wynagrodzenia bezpodstawnie wypłaconego za okres nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie nie przysługuje.
Przykład 4.
Firma zatrudnia pracownika na pełny etat ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem w kwocie 4 100,00 zł. Pracodawca wypłacił mu w maj wynagrodzenie w pełnej wysokości. Składki od tej wypłaty wykazał w raporcie ZUS RCA za maj.
Po wypłacie pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 28 do 31 maja. Za okres choroby przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Co należy zrobić?
Za przepracowaną część maja br. pracownik powinien więc był otrzymać wynagrodzenie w kwocie 3 553,32 zł (4 100,00 zł – 4 100 zł / 30 x 4 dni).
Nadpłatę wynagrodzenia w kwocie 546,68 zł (4 100,00 zł – 3 553,32 zł) pracodawca odliczy pracownikowi od wynagrodzenia za pracę za czerwiec. Wraz z pensją w czerwcu pracownik otrzyma też wynagrodzenie chorobowe za 4 dni choroby w maju w kwocie 377,36 zł.
Brak zgody pracownika na potrącenie nadpłaty
Pracownik ma prawo nie wyrazić zgody na potrącenie nadpłaty. Pracodawca potrzebuje pisemnej zgody pracownika na odliczenie nadpłaty, ponieważ błąd wystąpił na skutek jego pomyłki. Jeżeli kroki te nie rozstrzygną sytuacji i pracownik nie zwróci nadpłaty, pozostaje rozstrzyganie sporu na drodze sądowej.
Nadpłata w czasie pobierania zasiłku chorobowego
Może się jednak zdarzyć sytuacja, w której pracownik rozpocznie okres chorobowy pod koniec miesiąca, za który wynagrodzenie zostało już wypłacone, a choruje jeszcze przez kolejny miesiąc. W takim przypadku pracodawca nie może rozliczyć nadpłaty, jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu i otrzymuje wypłatę zasiłku chorobowego. Zasiłek chorobowy nie jest bowiem podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
W tej sytuacji pracodawca powinien rozliczyć nadpłatę w miesiącu, w którym pracownik wróci do pracy i otrzyma za nią wynagrodzenie. Nie ma jednoznacznego stanowiska co do tego, czy do dokonania tego typu rozliczenia potrzebne byłoby wyrażenie pisemnej zgody przez pracownika. Inaczej pracownik powinien dochodzić zwrotu w postępowaniu cywilnym. Przy korzystnym rozstrzygnięciu należy skorygować dokumenty rozliczeniowe za miesiąc, w którym nastąpiła nadpłata.
Składki za okres chorobowy zależą od tego, jakie świadczenie jest wypłacane. Warto pamiętać, że od zasiłku chorobowego nie opłaca się składek społecznych i zdrowotnej, natomiast od wynagrodzenia chorobowego reguluje się składkę zdrowotną.
