Poradnik Przedsiębiorcy

Składki za okres chorobowy - problemy z rozliczeniem

Pracownicy przebywający na zwolnieniu chorobowym nierzadko nie dostarczają zwolnień lekarskich na czas, przez co przesuwa się termin wypłaty świadczeń z tego tytułu. Od 2016 zostały wprowadzone zwolnienia elektroniczne, dzięki którym pracodawca może poprzez profil informacyjny sprawdzić, czy pracownik chorował w danym miesiącu. Ułatwia to znacznie wyliczanie wynagrodzeń w przypadku choroby osoby zatrudnionej. Przeczytaj poniższy artykuł i przekonaj się jak powinny być rozliczane składki za okres chorobowy!

Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek chorobowy

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do wynagrodzenia chorobowego przez okres pierwszych 33 dni w ciągu roku kalendarzowego w razie wystąpienia czasowej niezdolności do pracy związku z chorobą lub chorobą zakaźną. Natomiast pracownik, który ukończył 50. rok życia, otrzymuje wynagrodzenie chorobowe przez 14 dni w roku kalendarzowym.

Ważne!

Niedostarczenie zwolnienia lekarskiego potwierdzającego chorobę powoduje, że pracodawca nie ma możliwości poprawnego wyliczenia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu.

Opóźnienie w przekazaniu zwolnienia chorobowego pracodawcy a składki za okres chorobowy

W przypadku, gdy zwolnienie zostanie dostarczone z opóźnieniem po wygenerowaniu listy płac i wypłacie wynagrodzenia, konieczna będzie korekta wyliczeń dotyczących wynagrodzenia, co spowoduje, że wynagrodzenie wypłacone będzie niższe od wynagrodzenia wyliczonego bez uwzględnienia zwolnienia chorobowego.

Jeżeli w jednym miesiącu nastąpi zawyżenie składki za okres chorobowy, pracodawca może bez zgody pracownika pomniejszyć wynagrodzenie przy najbliższej wypłacie w celu jego wyrównania. Takie odliczenia można zastosować tylko do wynagrodzenia bezpodstawnie wypłaconego za okres nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie nie przysługuje.

Ważne!

Jeżeli pracodawca nie rozliczył nadpłaty w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym po bezzasadnej wypłacie, to by móc rozliczyć nadpłatę składki za okres chorobowy w kolejnym okresie, potrzebuje na to pisemnej zgody pracownika.

Brak zgody pracownika na potrącenie nadpłaty

Pracownik ma prawo nie wyrazić zgody na potrącenie nadpłaty. Pracodawca potrzebuje pisemnej zgody pracownika na odliczenie nadpłaty, ponieważ błąd wystąpił na skutek jego pomyłki. Jeżeli te kroki nie rozstrzygną sytuacji i pracownik nie zwróci nadpłaty, pozostaje rozstrzyganie sporu na drodze sądowej.

Nadpłata w czasie pobierania zasiłku chorobowego

Może się jednak zdarzyć sytuacja, w której pracownik rozpocznie okres chorobowy pod koniec miesiąca, za który wynagrodzenie zostało już wypłacone, a pracownik choruje jeszcze przez kolejny miesiąc. W takim przypadku pracodawca nie może rozliczyć nadpłaty, jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu i otrzymuje wypłatę zasiłku chorobowego. Zasiłek chorobowy nie jest bowiem podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W takim przypadku pracodawca powinien rozliczyć nadpłatę w miesiącu, w którym pracownik wróci do pracy i otrzyma wynagrodzenie za pracę. Nie ma jednoznacznego stanowiska co do tego, czy do dokonania tego typu rozliczenia potrzebne byłoby wyrażenie pisemnej zgody przez pracownika. Inaczej pracownik powinien dochodzić zwrotu w postępowaniu cywilnym. Przy korzystnym rozstrzygnięciu należy skorygować dokumenty rozliczeniowe za miesiąc, w którym nastąpiła nadpłata.

Podatek dochodowy a składka na ubezpieczenie zdrowotne

Gdy pracownik przebywa na zwolnieniu przez większą liczbę dni, może wystąpić potrzeba obniżenia składki za okres chorobowy na ubezpieczenie zdrowotne. Składka na ubezpieczenie zdrowotne nie może być wyższa niż miesięczna zaliczka na podatek dochodowy. Jeżeli składka będzie wyższa, należy pomniejszyć ją do wysokości zaliczki na podatek dochodowy. Ważne jest, aby pracodawca wyliczył zaliczkę na podatek od sumy wszystkich wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu, które podlegają opodatkowaniu.