Jednym z podstawowych składników majątku wykorzystywanych w działalności gospodarczej jest samochód. Podatnik może w kosztach podatkowych rozliczać zarówno wydatki na nabycie pojazdu, jak i koszty eksploatacyjne. Ciekawym zagadnieniem wartym wyjaśnienia jest odpowiedź na pytanie, czy brak prawa jazdy wyklucza ww. wydatki z kategorii kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki na samochód osobowy rozliczane w kosztach podatkowych
Samochód osobowy wykorzystywany na cele firmowe stanowi środek trwały podlegający amortyzacji, ponieważ spełnia następujące warunki:
- został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie;
- stanowi własność lub współwłasność podatnika;
- jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania (kompletność i zdatność do użytku należy postrzegać nie tylko w aspekcie fizycznym, ale również na płaszczyźnie prawnej);
- przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż rok (decyzja w tej sprawie należy do podatnika);
- jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu (tzw. operacyjnego);
- nie jest wymieniony w katalogu środków trwałych wymienionych w art. 22c ustawy.
W konsekwencji samochód osobowy jako środek trwały podlega podatkowej amortyzacji, przy czym należy pamiętać o ograniczeniu określonym w art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT. Otóż w myśl tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
- 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 Ustawy z dnia 11 stycznia 2018 roku o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;
- 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.
Zatem wydatki na zakup samochodów osobowych, jeżeli spełniają przesłanki do ich zakwalifikowania do środków trwałych, mogą być kosztem podatkowym przez odpisy amortyzacyjne. Przy czym ustawodawca wprowadził ograniczenie w zaliczaniu tych odpisów w koszty podatkowe; nie są kosztem uzyskania przychodów odpisy w części ustalonej od wartości samochodu osobowego ponad kwotę 150 000 zł.
Ponadto w związku z bieżącym używaniem samochodu osobowego przedsiębiorca może rozliczać koszty eksploatacyjne (np. paliwo, koszty napraw, koszty części zamiennych). Tutaj również należy mieć na uwadze ograniczenie określone w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, gdzie podano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
Zatem 25% poniesionych wydatków na samochód osobowy stanowiący środek trwały z tytułu kosztów jego użytkowania, jeżeli taki samochód jest wykorzystywany także do celów innych niż działalność gospodarcza (np. do celów prywatnych), nie stanowi kosztów podatkowych.
Podkreślamy, że ograniczenie dotyczące rozliczenia w kosztach bieżących wydatków nie obejmuje odpisów amortyzacyjnych. W przypadku samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej spełniającego kryteria do uznania za środek trwały możliwe jest dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej niezależnie od tego, czy jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą, czy też częściowo do celów prywatnych.
Odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej samochodu osobowego (do kwoty 150 000 zł) wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej, zaliczonego do środków trwałych (niezależnie od tego, czy samochód ten jest częściowo wykorzystywany dla celów prywatnych), mogą więc być zaliczone w całości do kosztów uzyskania przychodów.
Brak prawa jazdy nie wyklucza możliwości rozliczenia wydatków na samochód w kosztach podatkowych
Przedmiotowe zagadnienie było przedmiotem analizy Dyrektora KIS w interpretacji z 8 marca 2024 roku (nr 0113-KDIPT2-1.4011.19.2024.4.MAP). Organ podatkowy analizował przypadek podatnika, który zakupiony samochód osobowy zamierzał wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i wykorzystywać do celów związanych z działalnością gospodarczą (np. dojazdy na spotkania z klientami, do urzędów, do sądów) oraz do celów prywatnych (np. dojazdy na zakupy, wyjazdy na urlop).
Co istotne, podatnik nie miał uprawnień do kierowania pojazdami w rozumieniu przepisów ustawy o kierujących pojazdami (brak prawa jazdy ze względów zdrowotnych). W związku z tym przy używaniu samochodu, w tym również przy używaniu go do celów związanych z działalnością gospodarczą, zamierzał korzystać z pomocy osób mających prawo jazdy.
W odpowiedzi organ podatkowy wskazał, że podatnik może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów proporcjonalnie do prawa do udziału we współwłasności samochodu odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej samochodu osobowego stanowiącego środek trwały w prowadzonej działalności gospodarczej.
Ponadto skoro wskazany we wniosku samochód osobowy będzie wykorzystywany zarówno dla celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, to proporcjonalnie do posiadanego udziału we współwłasności samochodu będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, 75% ponoszonych wydatków eksploatacyjnych na paliwo, przeglądy, naprawy, myjnię, wymianę opon, zakup części.
Należy się zgodzić z powyższym stanowiskiem. Zwroćmy bowiem uwagę, że skoro samochód będzie wykorzystywany do celów związanych z działalnością gospodarczą (np. dojazdy na spotkania z klientami, do urzędów, do sądów), to występuje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a możliwością uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Jest zatem spełniony warunek ogólny określony w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT umożliwiający uznanie danego wydatku za koszt podatkowy.
W tym miejscu przypomnijmy, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż on);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Biorąc zatem powyższe pod uwagę, należy wskazać, że okoliczność braku prawa jazdy po stronie podatnika nie wyklucza możliwości rozpoznania kosztów podatkowych z tytułu zakupu i używania samochodu osobowego na potrzeby firmowe czy też potrzeby mieszane (firmowe oraz prywatne).
