Wielu pracodawców do wykonywania obowiązków służbowych udostępnia swoim pracownikom samochody służbowe. Nie zawsze pracodawcy wyrażają zgodę na to, aby pracownik korzystał z takiego samochodu do celów innych niż związane z pracą, dlatego też wprowadzają kontrolę jego użytkowania. Pomocne są w tym montowane w pojazdach systemy GPS oraz kamery samochodowe. Pracodawca nie ma dowolności w tym zakresie, bowiem instalując je w pojeździe służbowym, musi to uczynić w ściśle określonych warunkach z uwzględnieniem przepisów prawa. Czy lokalizator w samochodzie służbowym narusza prawa człowieka? Wyjaśniamy.
Zasady dopuszczalności instalacji lokalizatora GPS w samochodzie służbowym
Instalacja lokalizatora w pojazdach służbowych musi pozostawać w zgodzie z przepisami RODO, które wymagają, aby przed instalacją tego rodzaju urządzeń w pojazdach służbowych poinformować pracowników o tym fakcie. Montaż lokalizatora GPS w pojeździe służbowym nie wymaga zgody pracownika, ale konieczne jest, by o tym wiedział.
Dobrą praktyką jest, aby pracodawca odebrał od zatrudnionych korzystających z samochodów służbowych z zamontowanym systemem GPS oświadczenie o tym, że zostali poinformowani przez pracodawcę o stosowaniu lokalizatora GPS w pojazdach służbowych. Oświadczenie takie może zostać zawarte w umowie o pracę lub osobnym dokumencie.
Przykładowy wzór oświadczenia pracownika
Dane pracownika
Miejscowość, data
Oświadczenie
o poinformowaniu pracownika o stosowaniu lokalizatora GPS w samochodzie służbowym
Ja niżej podpisany oświadczam, że został-em/am poinformowan-a/y przez pracodawcę o stosowaniu lokalizatora GPS w samochodach służbowych.
Ponadto oświadczam, że zostałem poinformowan-y/-a, o tym, że celem prowadzenia monitoringu jest ochrona przed działaniami mogącymi spowodować szkodę dla firmy, jak i kontrola pracy oraz o tym, że rejestrowane informacje nie będą wykorzystywane do celów innych niż wskazane i nie będą udostępniane osobom trzecim.
Ponadto zostałem pouczony o tym, że korzystanie przez pracodawcę z systemu GPS będzie odbywać się jedynie w godzinach pracy i z jak najmniejszą ingerencją w prywatność pracownika.
Podpis
Przekazanie pracownikom informacji o instalacji lokalizatora GPS w pojazdach służbowych
Informacje o wprowadzeniu kontroli za pomocą zainstalowania lokalizatorów należy przekazać pracownikom nie później niż 2 tygodnie przed jej wprowadzeniem.
Informacja przekazywana pracownikowi powinna dodatkowo określać:
- osobę, która ma przetwarzać zebrane przez lokalizator dane;
- jakie prawa przysługują pracownikowi w związku ze zbieraniem tych danych;
- czas przechowywania zebranych danych lokalizacyjnych, po którego upływie dane będą usuwane.
W przypadku zatrudniania nowych pracowników wymagane jest, aby każdy z nich przed rozpoczęciem pracy został zaznajomiony z kwestiami dotyczącymi prowadzenia przez pracodawcę monitoringu używania samochodu służbowego.
Oznaczenie pojazdu z zainstalowanym lokalizatorem GPS
Montaż lokalizatora GPS w samochodzie służbowym oznacza również konieczność oznaczenia przez pracodawcę pojazdu, który jest przy jego pomocy monitorowany.
Oznaczenie pojazdu, w którym zamontowano lokalizator, musi nastąpić nie później niż na dzień przed uruchomieniem monitoringu. Samochód podlegający monitoringowi za pomocą lokalizatora można oznaczyć za pomocą naklejek.
Określenie celu założenia lokalizatora w aktach prawa wewnątrzzakładowego
Fakultatywnie pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wdraża go w swojej firmie, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Układ zbiorowy pracy zawiera się dla wszystkich pracowników zatrudnionych przez pracodawców objętych jego postanowieniami, chyba że strony w układzie postanowią inaczej. Układ musi określać warunki, jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy oraz wzajemne zobowiązania stron układu, w tym dotyczące stosowania układu i przestrzegania jego postanowień. Poza tym układ zbiorowy pracy może określać inne sprawy poza wskazanymi, które nie są uregulowane w przepisach prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący. Zawarcie układu zbiorowego pracy następuje w drodze rokowań. Podmiot występujący z taką inicjatywą jest zobligowany powiadomić o tym fakcie każdą organizację związkową reprezentującą pracowników, dla których ma być zawarty układ, w celu wspólnego prowadzenia rokowań przez wszystkie organizacje związkowe.
Jakie dane z lokalizatora pozyska pracodawca?
Pracodawca, który w pojazdach służbowych zamontował lokalizatory GPS, może uzyskiwać m.in. następujące dane:
- o stylu jazdy pracownika;
- gdzie pojazd się zatrzymuje;
- gdzie pojazd jest tankowany;
- gdzie pojazd przebywa;
- monitoring pokonywanej trasy w podróży służbowej;
- monitoring paliwa;
- miejsca przerw w podróży służbowej.
Monitorowanie przez pracodawcę pojazdów za pomocą lokalizatorów GPS nie może służyć weryfikacji wydajności pracowników, a jedynie temu, czy pracownicy należycie wykonują swoje obowiązki w czasie pracy.
Dane rejestrowane przez lokalizator zamontowany przez pracodawcę muszą mieścić się w niezbędnym zakresie dla zapewnienia sprawnej organizacji pracy. Zasady pozyskiwania i wykorzystywania danych muszą być jasne oraz dostępne dla pracownika.
Cel przetwarzania danych z lokalizatora
Cel przetwarzania musi być rzeczywiście zgodny z danymi, które pracodawca przetwarza.
Celem monitorowania pracowników może być m.in.:
- zapewnienie sprawnej organizacji czasu pracy;
- ochrona mienia;
- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników.
Czy Jakub Kowalski prowadzący firmę produkcyjną zajmującą się wytwarzaniem produktów spożywczych, który na terenie całej Polski zatrudnia przedstawicieli handlowych, może użyć danych z lokalizatorów zamontowanych w pojazdach do wytyczania najkrótszych i najszybszych przejazdów, gdy pracownicy są poinformowani o stosowaniu w pojazdach lokalizatorów GPS, zaś określił on, że celem gromadzenia danych jest kontrola pracy i ochrona mienia?
Dane gromadzone z lokalizatora Jakub Kowalski chciał wykorzystać do wytyczania jak najkrótszych i najszybszych przejazdów pracowników. Taka praktyka jest niedozwolona, ponieważ cel ten nie jest tożsamy z określonym przez pracodawcę, a więc takie dane nie mogą zostać wykorzystane do wytyczania najkrótszych i najszybszych przejazdów.
Wykorzystanie danych z lokalizatora w świetle orzecznictwa sądów administracyjnych
Warto wskazać również na orzecznictwo sądów administracyjnych w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych pozyskanych przez pracodawcę w sposób niezgodny z przepisami. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie skargi pracownika na przetwarzanie danych osobowych skarżącego przez byłego pracodawcę, które polegało na przetwarzaniu danych osobowych pozyskanych z wykorzystaniem stosowanego w zakładzie pracy monitoringu GPS bez jego wiedzy i zgody, nakazał usunięcie danych osobowych byłego pracownika w zakresie danych o lokalizacji, pozyskanych za pośrednictwem monitoringu GPS. Tak zdobyte informacje stanowiły podstawę do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, jak też wykorzystane zostały w sprawie dotyczącej odwołania pracownika przed sądem pracy. Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 22 lutego 2022 roku, sygn. II SA/Wa 643/21, zapadłym w tym stanie faktycznym na skutek skargi pracodawcy, uchylono zaskarżoną decyzję. W uzasadnieniu tego orzeczenia wskazano, iż w świetle przepisów RODO reguł dotyczących możliwości żądania usunięcie danych nie stosuje się, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Prezes UODO nie uwzględnił w zaskarżonej decyzji, że przetwarzanie ww. danych osobowych pracownika było niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pracodawcy w związku z toczącym się przed sądem pracy sporem zainicjowanym przez byłego pracownika. Dlatego też zaskarżoną decyzję należało usunąć z obrotu prawnego.
Czy lokalizator w samochodzie służbowym narusza prawa człowieka?
Kwestie dotyczące ewentualnego naruszenia prawa do prywatności poprzez montaż w samochodzie służbowym lokalizatora były w ostatnim czasie przedmiotem rozważań Europejskiego Trybunału Praw Człowieka. W wyroku z 13 grudnia 2022 roku wydanym przez Europejski Trybunał Praw Człowieka w sprawie Florindo de Almeida Vasconcelos Gramaxo przeciwko Portugalii (skarga nr 26968/16) trybunał stwierdził, iż lokalizator (GPS) w samochodzie służbowym wprawdzie stanowi ingerencję w prawo do poszanowania prywatności pracownika, jednak jest to ingerencja legalna, proporcjonalna i uzasadniona, co oznacza, że nie narusza ona praw podstawowych przewidzianych w art. 8 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności sporządzonej w Rzymie z 4 listopada 1950 roku. Orzeczenie to zapadło w następującym stanie faktycznym. Skarżący będący przedstawicielem medycznym, który dysponował samochodem służbowym z lokalizatorem założonym za jego wiedzą, został zwolniony z pracy po przeprowadzeniu postępowania dyscyplinarnego, w którym na podstawie danych z lokalizatora GPS stwierdzono, że manipulował on danymi zarejestrowanymi przez to urządzenie, ukrywając użytkowanie auta do celów prywatnych.
Podsumowując, nie można mówić o naruszeniu praw człowiek w przypadku montażu w samochodzie służbowym lokalizatora GPS, o ile jest to legalne, proporcjonalne i uzasadnione.
