Świadectwo pracy jest kluczowym dokumentem podsumowującym przebieg zatrudnienia, niezbędnym do ustalenia uprawnień pracowniczych. Szczególne wątpliwości budzi jednak częściowe świadectwo pracy, którego zasady wydawania zmieniły się w 2017 roku. Zlikwidowano wówczas automatyczny obowiązek jego wystawiania, wprowadzając rozwiązanie oparte na inicjatywie pracownika. Kiedy zatem pracodawca musi wydać świadectwo pracy w trakcie trwania zatrudnienia? Jakie są terminy i konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku? Zrozumienie aktualnych regulacji jest kluczowe dla sprawnego zarządzania dokumentacją i uniknięcia sankcji.
Zmiana paradygmatu – koniec z automatycznym wydawaniem świadectw cząstkowych
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność od wielu lat, z pewnością pamiętają przepisy obowiązujące przed 2017 rokiem, które zobowiązywały ich do wystawiania świadectw pracy po każdych 24 miesiącach zatrudnienia pracownika na podstawie kolejnych umów o pracę na czas określony, nawet jeśli współpraca była płynnie kontynuowana. Obowiązek ten, choć w zamyśle podyktowany chęcią ochrony praw pracowniczych i bieżącego dokumentowania stażu pracy w dobie popularności umów terminowych, w praktyce generował znaczną biurokrację. Działy kadr musiały skrupulatnie pilnować upływu 24-miesięcznych okresów dla każdego pracownika, co przy większej rotacji lub liczbie umów terminowych stawało się uciążliwym zadaniem administracyjnym. Co więcej, rozwiązanie to było często niezrozumiałe dla obu stron stosunku pracy. Pracownik otrzymywał oficjalny dokument, mimo że nie rozstawał się z firmą, co mogło prowadzić do nieporozumień, a nawet wrażenia tymczasowości i braku stabilności zatrudnienia. Posiadanie kilku czy kilkunastu świadectw pracy od tego samego pracodawcy było niepraktyczne i utrudniało weryfikację całościowego przebiegu zatrudnienia, np. podczas ubiegania się o kredyt bankowy, gdzie analityk musiał przeglądać plik dokumentów, aby potwierdzić ciągłość dochodów. Ustawodawca, dostrzegając te mankamenty i dążąc do uproszczenia prawa pracy, zdecydował się na gruntowną reformę. 1 stycznia 2017 roku zniesiono automatyzm w wydawaniu świadectw cząstkowych, przenosząc ciężar inicjatywy w tym zakresie na pracownika. Ta zmiana fundamentalnie przemodelowała obowiązki pracodawcy, czyniąc je bardziej elastycznymi i adekwatnymi do realnych potrzeb rynku. Zamiast narzuconego z góry, sztywnego terminu, wprowadzono mechanizm, w którym to pracownik, kierując się własnym konkretnym interesem, decyduje, czy i kiedy potrzebuje dokumentu potwierdzającego dotychczasowe okresy zatrudnienia u danego pracodawcy.
Aktualne regulacje prawne – częściowe świadectwo pracy wyłącznie na wniosek
Kluczową regulacją, którą każdy przedsiębiorca musi znać i stosować w codziennej praktyce, jest art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy. Zgodnie z jego aktualnym brzmieniem w sytuacji, gdy pracodawca nawiązuje z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego, nie ma już obowiązku wydawania świadectwa pracy z urzędu. Obowiązek ten powstaje wyłącznie na wniosek pracownika. To fundamentalna zasada, która obecnie rządzi procesem wydawania świadectw w przypadku kontynuacji zatrudnienia. Oznacza to, że bierna postawa pracodawcy jest w tym przypadku prawidłowa – nie musi on podejmować żadnych działań, dopóki pracownik sam ich nie zainicjuje. Pracownik, który z jakiegoś powodu potrzebuje udokumentować zakończony etap współpracy (np. w celu przedłożenia w banku przy staraniu się o kredyt, w innej instytucji przy ubieganiu się o dofinansowanie czy po prostu dla własnej dokumentacji i porządku), musi złożyć formalny wniosek. Ustawodawca przewidział dwie dopuszczalne formy takiego wniosku – tradycyjną papierową (złożoną osobiście lub wysłaną pocztą) lub nowoczesną elektroniczną (np. w formie wiadomości e-mail wysłanej ze służbowego lub prywatnego, ale znanego pracodawcy adresu mailowego), co jest ukłonem w stronę cyfryzacji i znacznym ułatwieniem dla obu stron. Co ważne, pracownik może w nim zażądać wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego, właśnie zakończonego okresu zatrudnienia albo – co jest bardzo praktycznym rozwiązaniem – zbiorczego świadectwa obejmującego wszystkie dotychczasowe okresy zatrudnienia, za które nie otrzymał jeszcze takiego dokumentu. Pracodawca powinien przy tym pamiętać o obowiązku potwierdzenia otrzymania wniosku, zwłaszcza w formie elektronicznej, aby uniknąć ewentualnych sporów co do daty jego złożenia.
Przykład 1.
Firma zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 maja 2024 roku do 30 kwietnia 2025 roku. Pracodawca jest zadowolony ze współpracy i postanawia ją kontynuować, zawierając kolejną umowę na czas określony od 1 maja 2025 roku. Ponieważ przerwa między umowami nie przekracza 7 dni (w tym przypadku nie ma jej wcale), nie ma on obowiązku automatycznego wystawiania świadectwa pracy za okres do 30 kwietnia 2025 roku. Dokument ten zostanie wydany tylko i wyłącznie wtedy, gdy pracownik złoży stosowny wniosek. Jeśli tego nie zrobi, okres zatrudnienia z pierwszej umowy zostanie uwzględniony dopiero w końcowym świadectwie pracy, wystawionym po ostatecznym zakończeniu współpracy z firmą.
Przykład 2.
Umowa pracownika kończy się w piątek, 30 sierpnia. Pracodawca od razu proponuje mu nową, która ma obowiązywać od środy, 3 września. Mimo przerwy okres między umowami mieści się w ustawowych 7 dniach. Pracownik, który w międzyczasie stara się o kredyt hipoteczny i musi udokumentować ciągłość zatrudnienia, składa w poniedziałek, 2 września, e-mailem wniosek o wydanie świadectwa za zakończony właśnie okres. W tej sytuacji pracodawca ma obowiązek przygotować i wydać dokument najpóźniej do poniedziałku, 9 września. W sytuacji odwrotnej – jeśli przerwa w zatrudnieniu przekroczyłaby 7 dni (np. nowa umowa zostałaby zawarta 10 września), pracodawca musiałby wydać świadectwo pracy automatycznie, bez wniosku pracownika, w terminie do 7 dni od dnia ustania poprzedniego stosunku pracy, czyli do 6 września.
Terminy i procedura – siedem dni na reakcję i żadnych warunków
Złożenie wniosku przez pracownika uruchamia po stronie pracodawcy konkretny, nieprzekraczalny termin na działanie. Zgodnie z przepisami pracodawca ma siedem dni od dnia złożenia wniosku na wydanie świadectwa pracy. Należy pamiętać, że jest to siedem dni kalendarzowych, a nie roboczych, co oznacza, że wliczamy do nich również weekendy i święta. Jedynie w przypadku gdy ostatni, siódmy dzień terminu przypada na niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin na wydanie dokumentu przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Co niezwykle istotne z perspektywy praktyki i potencjalnych sporów, kp jednoznacznie stanowi, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może wstrzymać wydania dokumentu, argumentując, że pracownik nie zwrócił jeszcze laptopa, telefonu służbowego, nie oddał kluczy do biura czy nie rozliczył się z pobranej zaliczki. Świadectwo pracy jest bezwarunkowym obowiązkiem pracodawcy, a ewentualne roszczenia majątkowe wobec pracownika muszą być dochodzone w odrębnym, niezależnym trybie. Próba „szantażowania” pracownika poprzez wstrzymanie wydania świadectwa jest poważnym naruszeniem jego praw i naraża firmę na dotkliwe konsekwencje. Pracodawca powinien wydać świadectwo osobiście pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Jeśli jest to niemożliwe, najpóźniej ostatniego dnia terminu musi wysłać je za pośrednictwem operatora pocztowego, najlepiej listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód nadania dokumentu w terminie.
Konsekwencje naruszenia przepisów – wysoka grzywna i ryzyko odszkodowania
Ignorowanie obowiązku terminowego wydania świadectwa pracy, również tego na wniosek pracownika, jest traktowane przez ustawodawcę bardzo poważnie i może być dla firmy bardzo kosztowne. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 kp niewydanie pracownikowi w terminie świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. W przypadku kontroli inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może nałożyć na pracodawcę (lub osobę działającą w jego imieniu, np. kierownika kadr) mandat karny lub skierować wniosek o ukaranie do sądu, który może orzec grzywnę w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł. Wysokość grzywny zależy od skali naruszenia i ewentualnej recydywy. To jednak nie wszystko. Pracownik, który nie otrzymał świadectwa w terminie, ma prawo wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego wydania. Co więcej, jeśli z powodu braku świadectwa pracy pracownik poniósł wymierną szkodę, może dochodzić od pracodawcy odszkodowania. Najczęstszym przypadkiem jest sytuacja, gdy pracownik nie mógł podjąć nowego zatrudnienia, ponieważ potencjalny pracodawca wymagał przedstawienia kompletu dokumentów, lub nie mógł zarejestrować się jako bezrobotny i uzyskać prawa do zasiłku. Odszkodowanie to przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. To realne ryzyko finansowe, które w połączeniu z grzywną i kosztami postępowania sądowego może stanowić poważne obciążenie dla budżetu firmy. Należy także pamiętać o szkodzie wizerunkowej – informacja o sporach z pracownikami i karach od PIP może negatywnie wpłynąć na postrzeganie firmy jako rzetelnego pracodawcy.
Zawartość świadectwa na wniosek i jego wpływ na przyszłość
Istotną kwestią, o której trzeba pamiętać, jest to, jak wydanie świadectwa na wniosek wpływa na treść przyszłych dokumentów oraz na obowiązki ewidencyjne pracodawcy. Zasada jest prosta i logiczna – w kolejnym, końcowym świadectwie pracy, wydawanym po ostatecznym ustaniu zatrudnienia, pracodawca nie wykazuje już okresu zatrudnienia, za który pracownik otrzymał świadectwo na swój wniosek. Każde wydane świadectwo „zamyka” pewien okres i eliminuje je z przyszłych rozliczeń dokumentacyjnych. Aby uniknąć błędów, pracodawca musi prowadzić precyzyjną ewidencję wydanych dokumentów. Najlepszą praktyką jest odnotowanie faktu wydania częściowego świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika, w części C, wraz z kopią wniosku pracownika i potwierdzeniem odbioru świadectwa. Dzięki temu unika się dublowania informacji i potencjalnych niejasności, np. przy ustalaniu łącznego stażu pracy u danego pracodawcy przez przyszłe podmioty zatrudniające. Warto podkreślić, że wzór i zawartość częściowego świadectwa pracy są takie same jak świadectwa końcowego. Musi ono zawierać wszystkie wymagane prawem informacje (m.in. o wymiarze czasu pracy, zajmowanych stanowiskach, wykorzystanym urlopie wypoczynkowym, okresach nieskładkowych) – z tą różnicą, że dane te dotyczą wyłącznie tego konkretnego okresu zatrudnienia, którego dotyczył wniosek pracownika. Pracodawca musi zachować szczególną staranność, aby wszystkie dane, takie jak liczba dni wykorzystanego urlopu na żądanie czy urlopu ojcowskiego, odnosiły się precyzyjnie do okresu objętego świadectwem. Błąd w tym zakresie może skutkować roszczeniami pracownika i koniecznością sprostowania dokumentu.
Podsumowanie
Częściowe świadectwo pracy nie jest już obowiązkiem pracodawcy, lecz prawem pracownika. To on decyduje, czy i kiedy taki dokument jest mu potrzebny. Pracodawca, odpowiadając na wniosek, ma 7 dni na wydanie świadectwa i nie może tego uzależniać od innych warunków. Nieterminowość grozi karami i sporami sądowymi. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest zatem przygotowanie odpowiednich procedur, które zapewnią sprawną realizację obowiązku. W praktyce dbałość o prawidłowe wydawanie świadectw pracy to nie tylko wymóg prawny, ale także element budowania pozytywnego wizerunku i zdrowych relacji z pracownikami.
